[Office 365快速上手系列] Outlook2013幫助工作的好用設定

當我們休假時,如果希望客戶寄信來的話,可以由系統自動回覆一封信,告知客戶目前無法處理,請客戶聯絡代理人,這時就要用到自動回覆(舊版Outlook稱為自動答錄機)這個功能了。而在我們上一篇文章中,有介紹過如何在寄信時使用讀信回條的設定,但我們在收信時其實也可以設定,故意不傳回讀信回條的(假裝不是已讀不回,是沒有讀啦~)。 有使用過Outlook的人都會喜歡用規則來整理收到的信件吧!這在OWA中也可以設定喔~我們也可以在OWA中對資料夾設定保留原則,來讓資料夾內的信件,在經過設定的時間後,就自動刪除或移動到封存資料夾內。本文將介紹有關資料夾的各種設定。 本文章要介紹如何在Outlook中設定自動回... [More]

[Office 365快速上手系列] Outlook設定檔?資料檔?電子郵件帳戶?

當第一次使用Outlook時,一打開就會請我們設定帳號。但使用上常常不是只要設定這個帳號好了,有些使用者會希望同時在Outlook中檢視自己私人信箱的信件,或是換了一個帳號後,要把舊的信件掛載在新的帳號下,甚至有客戶希望雖然都設定在Outlook中,但兩個帳號分開檢視。 在介紹帳戶如何設定前,要先解釋所謂的設定檔、電子郵件和資料檔的差異。所謂的設定檔,其實有點像是Word開啟Word檔,而Outlook則是開啟設定檔這樣的概念,只是我們沒辦法雙點擊設定檔讓Outlook開啟,一開啟Outlook後它就會直接開啟預設的設定檔。而在設定檔中,有電子帳戶和資料檔兩種資料,電子帳戶就如字面上的意思,是... [More]

[Office 365快速上手系列] 用Outlook2013寄信 全功能解析

有購買Office365進階商務版的客戶,當然就是要下載Outlook來用囉!雖然OWA很方便,但是Outlook中有很多OWA沒有的功能。在看這篇文章前或後,也可以參考[Office 365快速上手系列] 尋找用OWA寄信時的隱藏功能來比對需要的功能。   郵件   通訊錄 除了點選通訊錄外,和OWA一樣點選收件者也可以開啟通訊錄。 在插入群組後點選+號,可以展開群組,看到群組裡包含哪些成員。   附加檔案 相比OWA,2013以前沒辦法選擇OneDrive裡的檔案,但最新的2016可以。   簽名檔 1.點選檔案>選項。 2.點選郵件&g... [More]

[Office 365 快速上手系列] OWA中 人員=連絡人、清單=群組?

在OWA中有些翻譯似乎和大家常用的Outlook不一樣,最明顯的地方就是沒有連絡人這麼基本的東西,原來變成人員了。而在Outlook中,使用者常習慣用自己設定的連絡人群組來同時寄信給很多人,但在OWA中也找不到連絡人群組,該怎麼辦呢?本篇文章要介紹在OWA中整理連絡人的方法,還有關於連絡人的使用方式教學。   整理連絡人 1.點選新增>聯絡人清單。事實上連絡人清單就是Outlook中連絡人群組的概念。 那連絡人清單下的群組,難道不是連絡人群組嗎? 關於此群組請參考這篇文章:[Office 365 快速上手系列] 在OWA中處處可見的群組究竟是? 2.新增成員,可以搜尋... [More]

[Office 365 快速上手系列] 隨時都可在手機上使用Office365

官方在手機上出了很多App,無論是Iphone還是Android都有,讓您即使不方便使用電腦,也還是可以連線到Office365進行作業。如下圖所示,有收信用的Microsoft Outlook或OWA for Android(or IOS),即時通訊和線上會議用的Skype fo Business,1TB雲端空間OneDrive和Office手機版應有盡有。   Outlook App 1.左上角可列出資料夾,右上角為設定,右下角圓圈為新增郵件,下方從左到右為郵件、行事曆、檔案(附件檔案)和連絡人。 2.點選左上角後,可以點選查看所有資料夾,以列出所有資料夾。   ... [More]

Office 365 管理者日誌 (31) 在SharePoint Online實作請假流程

在Office 365 管理者日誌 (27) 使用SharePoint Designer自訂工作流程中,只介紹了基本編輯工作流程的方法,這篇文章要開始挑戰稍難一點的部分了。假定的請假流程如下,每位員工在請假時需要有職務代理人,請假時要先經過職務代理人同意,然後由自己部門的經理同意,最後由老闆同意。但是每位員工的職務代理人和經理都不相同,這時要怎麼做呢?以下就要教各位動態指派核准者的方法。 建立對照表 1.新增自訂清單。 2.進入清單後點選編輯。 3.在標題列右方點選+號,選擇個人或群組,建立職務代理人、經理、申請人三個項目。 但是!能在這裡可以進行更動的部分相當少,竟然連刪除都不行~ 不... [More]

[Office 365 快速上手系列] 手機上的Outlook出現亂碼該怎麼辦

最近客戶看了部落格上的[Office 365 快速上手系列] 手機上的Outlook設定之後發生了信件亂碼的問題。 信件出現亂碼的問題,通常是發信端跟收信端使用的編碼不同,不過理論Office 365使用的萬國碼(Unicode)會自動轉換才對,而且並不是每一封中文信件都會出現這樣的問題,目前大概是一百封裡面會出現一封。 而繁體中文信件在這個APP上出現亂碼的問題從一開始就有,不過一直到目前為止都沒有改善。 所以才有這篇文章的產生,內容是跟各位說明該如何向微軟的團隊反應問題。 只要反應人夠多APP的團隊就會針對問題去做修改。 操作流程 我是以iPhone的流程為例,Android的流程也相近,... [More]

Office 365 管理員日誌 (30) 無法更名的奇怪帳號

這個是前一陣子遇到的奇怪問題,主要是客戶設定帳號時候沒有再三確認。 所以帳號名稱錯誤也同步到了Office 365上,使用一陣子之後才發現名稱錯了,並想要在AD上更改後同步到Office 365上去。 但奇怪的是不管同步幾次,在Office 365上的帳號名稱依舊是錯誤的,Synchronization Service Manager也沒出現任何同步錯誤的資訊。 想說砍掉重來,不過要先替使用者把所有的信件、檔案、Profile都備份,想到我就覺得累。 最後只好找找看有沒有相關的問題可以參考。最後在Microsoft的網站上有看到一篇文章。 參考裡面的做法後排除了這個怪怪的問題。 操作流程 首先... [More]

Office 365 管理者日誌 (28) 設定SharePoint網站權限

在SharePoint網站當中有相當多的設定可以調整,這篇文章要介紹最重要、最實用、最常使用到的權限這個部分。   1.在左上角應用程式中選擇網站。 2.點選右上角齒輪>網站設定。   一般的使用者是沒有網站設定這個選項的,除了Office365的全域管理員外,必須要有SharePoint管理員的身分,或擁有該網站設計以上權限的使用者才有網站設定,但是要能調整網站權限除了管理員,就只有完全控制權限的使用者才有。   指派SharePoint管理員 進入Office365系統管理中心>作用中的使用者,點選使用者後照下圖編輯。   指派完全... [More]