Office 365 管理者日誌 (76) Office365 使用Outlook匯入連絡人

在此篇文章中Office 365 管理者日誌 (75) Office365 使用OWA匯入連絡人,介紹了從OWA中匯入連絡人的重點是要修改檔案編碼,但如果想要用Outlook匯入連絡人呢?如果用本來的檔案(ANSI編碼)匯入,果不其然也是亂碼的狀態,那改成Unicode就對了吧?很可惜的是Outlook可能會跳出以下的轉換錯誤警告。 那究竟要怎麼從Outlook匯入連絡人才能成功呢?這篇文章會提供兩種方法來解決。   錯誤原因 無論是Outlook還是Excel在辨識Unicode編碼時的CSV檔都會有問題。 例如下圖就是ANSI編碼的CSV檔用Excel開啟,很正常的分成一格一格的形式。 但如果用Unicode編碼就會如下圖,所有資料全部擠在一格。 理解這點就表示Unicode編碼是行不通的,所以我們還是只能使用ANSI檔來匯入。 但是用ANSI檔匯入會變成亂碼又該怎麼辦呢?只好用比較麻煩一點的方法來解決了。   方法一:對應自訂欄位 1.點選Outlook左上方的檔案。 2.點選開啟和匯出>匯入/匯出。 3.點選從其他程式或檔案匯入。 4.點選從其他程式或檔案匯入。 5.點選逗點分隔值。 6.選擇要匯入的檔案。 7.點選連絡人的資料夾。 8.點選對應自訂欄位。 9.將左邊的欄位,拖曳到右邊欲對應的欄位中。 10.完成後如下圖。 此方法的缺點就是,萬一有很多欄位都重要的話,一個一個拉非常麻煩,所以若是很多欄位都有資料,建議使用方法二會比較快速。   方法二:更改顯示語言 1.點選Outlook左上方的檔案。 2.點選選項。 3.切換到語言的頁面,將語言顯示改成英文為預設值,如果沒有英文這個選項,可以點選下方的"如何從Office.com取得其他顯示和說明語言"下載,或是直接點選這裡下載。 4.系統會請你重開Outlook。 5.重新開啟Outlook後顯示介面變成英文了,點選右上方的File。 6.點選Open&Export>Import/Expore。 7.點選Import from another program or file。 8.點選Comma Separated Values。 9.選取檔案,注意要是ANSI編碼的檔案喔~ 10.點選連絡人的資料夾。 11.確定有勾選。 12.匯入完成後,再一次從File>Options進入選項,點選Language把顯示語言改回Match Microsoft Windows,再重開一次Outlook後就完成囉~   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (75) Office365 使用OWA匯入連絡人

客戶要開始使用Office365,首先遇到的棘手問題就是資料的轉移了,大家都不希望用新系統後,還要重建舊有的資料,可以透過簡單的匯入匯出就能完成資料移轉是最好不過了。 但是在連絡人的移轉上,常常會遇到各種問題,比如說匯入了結果是亂碼,或是根本無法匯入,這些問題要怎麼解決呢?這篇文章就要來教你正確匯入連絡人的方法。   從舊有系統匯出連絡人 在這裡以大家常用的Gmail為例子。 1.點選右上方的Gmail>通訊錄。 2.點選左方功能列中的更多選項>匯出。 3.由於新版的介面還沒有匯入匯出的功能,因此會跳出視窗,點選前往舊版聯絡人。 4.點選上方的更多>匯出。 5.如果不是要匯出所有連絡人,或是匯出群組的連絡人,就要回到上一步驟先選取聯絡人,才能勾選已選取的聯絡人。而匯出格式選擇Google或Outlook都可以,但根據選擇從OWA中匯入時的選擇也會不同喔~   檢查檔案資訊 請開啟下載的檔案檢查兩個部分。 1.欄位的部分是中文還是英文。 2.資料有沒有亂碼。 假如資料是亂碼的話,很可能編碼是UTF-8或其他,要將編碼改成Unicode才能正常顯示。 另外欄位是英文的話,匯入時也會變成亂碼,要將編碼改成Unicode才能正常匯入。 但如果欄位是中文又沒有亂碼,基本上不用進行更改檔案編碼的動作也可以正常匯入,不過還是建議用Unicode比較保險。   更改檔案編碼 1.用記事本開啟檔案。 2.點選另存新檔。 3.存成Unicode。   從OWA匯入 1.點選右上角九宮格>人員。 2.點選上方功能列中的管理>匯入連絡人。 3.這裡要選擇Gmail還是Outlook,是根據"從舊有系統匯出聯絡人"的第5步,是選擇Google還是Outlook而決定的,如果是Google那就是選Gmail,如果是Outlook當然就是選Outlook囉~ 4.瀏覽選擇檔案後,點選上傳。 5.最後在人員介面檢查匯入的連絡人狀態就大功告成了!   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (59) SharePoint清單���Access資料庫間的匯入匯出

之前在Office 365 管理者日誌 (55) 將資料從Excel匯入Sharepoint Online清單中,介紹過SharePoint清單與Excel間的轉換,但Excel只有單向同步,而這篇文章中要教的Access,和SharePoint間可以雙向同步。對於資料存在Excel的客戶,卻有需要雙向同步的話,將資料在Access和Excel間轉換其實很快速,對於資料本來就在Access的客戶當然是更加有利啦~ 這篇文章要介紹以下三種方法,將資料在SharePoint清單與Access間做轉換。 1.使用Access,將Access的資料匯出至SharePoint清單(沒有同步)2.使用Access,將SharePoint清單匯入至Access(雙向同步)3.使用SharePoint,將SharePoint清單匯出至Access(雙向同步) 無論是哪一種方法,只要有相關聯欄位的清單,都會一併做匯入匯出的動作。 資料在Access的客戶,請先做1再做2 or 3。資料已在SharePoint清單的客戶,可以做2 or 3,變成用Access管理。   使用Access,將Access的資料匯出至SharePoint清單(沒有同步) 1.對資料表點選匯出>SharePoint清單。 2.在指定SharePoint網站點選網站,或是自行輸入網址,然後輸入要建立的清單名稱(無法匯出至已存在的清單)。 3.在這裡可以勾選儲存匯出步驟,甚至可以和Outlook結合,建立週期性的工作。 4.儲存匯出後,在外部資料>儲存的匯出中可以看到此工作。 5.但要注意再次執行這項工作的話,由於無法匯出至已存在的清單,所以結果會是再新增另一個清單庫。   使用Access,將SharePoint清單匯入至Access(雙向同步) 1.在Access點選建立>SharePoint清單>現有SharePoint清單。 2.在指定SharePoint網站點選網站,或是自行輸入網址,點選"以建立連結資料表的方式,連結至資料來源"。 3.勾選欲匯入的清單名稱。   使用SharePoint,將SharePoint清單匯出至Access(雙向同步) 1.在SharePoint清單中,點選上方的清單>在Access中開啟。 2.指定舊的資料庫檔案,或是新的資料庫檔案欲儲存的位置,勾選連結至SharePoint網站上的資料。 3.完成後,雖然我們只在一個清單上做匯出,但可以看到有相關聯的清單也一併匯出了。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (55) 將資料從Excel匯入Sharepoint Online清單

使用自訂工作流程控制清單中的資料,可以做非常多好用的功能,但萬一資料很多,難道要一筆一筆輸入嗎!?其實如果舊有資料能轉成Excel的格式,那就能使用Excel直接匯入SharePoint Online中喔!而且還能達到同步線上清單與Excel的效果(雖然只有單向啦~只能更改SharePoint後同步至Excel)。   1.首先當然要有一個Excel資料表,然後選取要匯入的範圍,點選插入>表格。 2.確定有勾選有標題的表格。 3.點選表格中隨便一格,會出現資料表工具,點選設計>匯出>匯出表格至SharePoint清單。 4.輸入SharePoint網址,如果要同步SharePoint清單中的內容至Excel,就要勾選建立唯獨連線至新SharePoint清單,在名稱中輸入欲建立的清單庫名稱(不能和現有的重複)。 5.確認資料類型無誤。 6.完成後,可以直接到該網站檢視。 7.或是在設計的外部表格資料中點選以瀏覽器開啟,也可以直接到該線上清單。 8.一進入清單中,狀態會在編輯中,如沒有要編輯,記得點選停止。 9.在SharePoint中更改資料後,要按重新整理才能將資料同步下來。 10.或是點選內容。 11.點選連線內容。 12.視情況勾選啟用幕後執行更新作業和開啟時自動更新。 13.如不想在同步資料,點選取消連結即可。   而反過來要從SharePoint清單匯出至Excel更容易唷! 1.在SharePoint清單中點選上方的清單>匯出至Excel。 2.開啟iqy檔。 3.對Excel跳出的警告點選啟用。 開啟的表格就已經是單向同步的檔案了。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==