[Office 365 快速上手系列] 搶先試用Office365最新功能Planner

Office365 Planner可以讓企業用非常簡易的方式管理各種工作上的計畫,計畫的進度都能用清楚的圖表呈現,它結合Office365群組的功能,讓團隊工作更加順利。關於群組的功能可參考[Office 365 快速上手系列] 在OWA中處處可見的群組究竟是?此篇文章。 Office365 Planner目前還未正式發行,但目前在企業版、教育版、商務基本版、商務進階版都可以搶先試用,未來也有計畫讓更多版本能使用喔!   要如何才能搶先試用Office365 Planner? 1.到Office365管理中心>服務設定>更新中,更改發行設定為初次發行,可以選擇整個組織套用,或是特定人員套用。 2.如果選擇選取人員的話,會請您輸入帳號。 3.企業、非營利組織、政府,可透過以下連結啟用Office365 Planner試用。 https://portal.office.com/commerce/trial.aspx?OfferId=777a9807-eda7-475f-a2b6-d5a49e75ac00&dl=PLANNERSTANDALONE&pc=e7bf2eea-5488-47b1-aa79-54f9fbbed41f 4.指派Office365 Planner的授權給使用者。 5.指派完授權後,該使用者就可以在應用程式選單中看到Planner。   Office365 Planner究竟有什麼樣的功能? 簡單解說Planner的概觀,其實就是計畫裡面有目標,目標裡面有工作,計畫>目標>工作這樣一個階層的概念。不知道大家有沒有用過Trello呢?其實是有點相似的東西喔!Trello中的Board=計畫、List=目標、Card=工作。只是計畫另外結合了群組中,共用行事曆、筆記本、雲端空間的功能。   計畫 1.進到Planner後,可以看到介面並不會很複雜,左邊的功能欄只有計畫和工作的概覽。首先我們就先新增一個計畫吧! 2.輸入計畫的名稱,和這個計畫用的電子郵件地址,由於計畫建立時會同時建立群組,所以這個電子郵件地址其實就是群組用的地址,然後可以選擇是否公開此計畫,也等於是否公開群組的意思。 3.建立完成後域社會用版面的方式呈現。在版面和圖表的右邊,框起來的部分都是群組的功能,而下方則是關於此計畫的一些設定。 4.假如點選交談,就會直接跳到群組的交談頁面,至於連接器則是可連接第三方軟體的功能,目前還未使用過,之後有機會的話會試試看有沒有好用的功能。 5.回到Planner中,點選成員,可以將人員加入此計畫,有加入計畫的成員才能看到計畫的內容,當然該使用者也要有授權才行,如果是沒有授權的使用者,就只看的到群組裡的東西,而沒辦法看到計畫中的東西了。但目前有個狀況不知道是不是BUG,在指派工作時直接指定非計畫中的成員,系統會將此使用者自動加入計畫,但用這種方式增加的成員,不會同步到群組的成員! 6.點選群組依據旁邊的進度,可以切換檢視的方式。 不管是要掌握每個人的狀況… 還是要查看自己個人的進度,都一清二楚。 7.點選圖表,可用圖形化方式檢視整體進度。   目標 1.預設已經建立了一個叫做待辦事項的目標區,可以點選…重新命名或刪除,也可以新增其他的目標區。   工作 1.點選目標區上方的+號,可以新增工作,將滑鼠移到工作上方,會出現打勾的圖案,點選勾勾該工作就會變成已完成。 2.已完成的工作會被收入下方,點選顯示已完成可以看到完成過哪些工作,將滑鼠移到完成的工作上方,會出現復原的圖案,點選復原該工作就會變回未完成囉! 3.點選工作名稱可進行詳細的編輯和檢閱。上方可調整此工作所在的目標區、狀態、開始及到期日或刪除此工作。工作中的項目有描述、附件、檢查清單、註解四個,其中註解從字面上比較不好理解,它是用來留言用的。 4.右方則是可以為工作設定標籤。 5.在上面的圖可以看到,描述和檢查清單可以設為預覽,這是勾選描述。 6.這是勾選檢查清單為預覽的效果,以及設定標籤後的效果。   我的最愛 1.在Planner中心只可看到所有計畫的標題。 2.但加入我的最愛後,就可以看到進度狀況。   個人感想: 和性質相同的Trello(免費版)相比,差在工作(=Card)中沒辦法新增多個檢查清單,一個工作也不能同時指派給多人,而且沒辦法給外部的人一起使用。不過其它該有的功能基本上都有,還整合了其他Office365中的功能,介面上看起來也舒適清楚,目前對於這個新功能滿意度不錯,希望正式上線之後能再改進。   參考資料: https://support.office.com/en-us/article/Office-365-release-options-3b3adfa4-1777-4ff0-b606-fb8732101f47?ui=en-US&rs=en-US&ad=US https://support.office.com/en-us/article/Add-Office-365-Planner-Preview-to-your-account-1843f004-8309-4ecd-9b35-17b77998b420?ui=en-US&rs=en-US&ad=US

Office 365 管理者日誌 (67) 收件者藏在群組中會找不到嗎?

Office365中有許多搜尋郵件的功能,讓我們能搜尋特定收件者或寄件者的信,但有時候信是寄給群組的,那假如使用者A在群組B中,搜尋收件者為A的信時,能夠搜尋到寄給群組B的信嗎!? 其實答案會因為使用的搜尋方式不同也不同喔!那在Office365中有什麼樣的搜尋方式呢? 使用者最常使用到的搜尋功能,就是OWA或Outlook中的搜尋了,而管理者則是會用到郵件追蹤或eDiscovery。關於郵件流程可參考Office 365 管理者日誌 (7) 郵件流程追蹤,eDiscovery可參考Office 365 管理者日誌 (14) eDiscover設定。   1.OWA或Outlook中的搜尋 很遺憾,這功能是沒辦法在搜尋使用者時,也同時搜尋到所屬的群組。   2.郵件追蹤 很棒,這功能可以搜尋的到,雖然收件者顯示為使用者帳號,但其實這封信是寄給群組的。 比較美中不足的就是,沒辦法從紀錄上看出它是一封寄給群組的信。   3.eDiscvoer 非常棒,這功能可以在搜尋寄給收件人的信時,同時搜尋到寄給收件人所在群組的信。 由於這個功能本來就能搜尋到信件的完整內容,所以也能很清楚看到該封信是寄給群組的。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Exchange Server 2013的第四步 信箱有這麼多種!?

收件者相關的物件: User mailboxes使用者信箱 Mail contacts郵件連絡人 Mail users郵件使用者 Resource mailboxes資源信箱 Shared mailboxes共用信箱 Mail-enabled security and distribution groups有郵件功能的安全與通訊群組 Dynamic distribution groups動態通訊群組 Linked mailboxes連結信箱:別的樹系帳號的mailbox Remote mailboxes遠端信箱:在hybrid環境下online的mailbox Site mailboxes站台信箱:儲存sharepoint的mailbox 這些都可以在此頁面中管理。   信箱 使用者信箱 建立 配置 一般 使用者名稱和自訂屬性 信箱使用量 上次登入資訊 連絡人資訊 地址、電話等資訊 組織 部門、公司、經理等資訊 電子郵件地址 信箱別名、預設回覆地址 信箱功能 套用原則、開關電子郵件連線功能、郵件大小與傳遞限制 成員隸屬 隸屬的群組 郵件提示 將此帳號加入收件者時的提示訊息 信箱委派 傳送、傳送代理者、完整存取的權限 停用 保存AD中的帳號,單停用信箱。 刪除 會連AD中的帳號一起刪除。   郵件提示 1.選擇使用者編輯郵件提示。 2.在Outlook中輸入使用者名稱後,便會在上方顯現郵件提示。   信箱委派 1.選擇使用者>編輯>郵件委派>+(新增) 2.擁有完整存取權的人可直接開啟他人的信箱,在OWA中右上方點選開啟另一個信箱。 3.輸入欲開啟的信箱帳號。 4.試著寄信出去後,收件者收到的信顯示寄件者為該信箱的擁有者。 5.沒有完整存取權的使用者,只能在寄信時透過改變寄件者的方式寄信,在OWA中。 6.移除目前的寄件者,輸入新的寄件者。 7.試著寄信出去後,收件者收到的信顯示寄件者為 代理傳送。   連結的信箱 位於信任樹系中的使用者存取的信箱,需要有信任的樹系才能建立。   群組 進入Exchange系統管理中心,點選收件者>群組>+,選擇群組類型。 通訊群組 僅有收信、寄信功能。 安全性群組 除收信、寄信外,還可用來指派檔案與資料夾的權限。 動態通訊群組 和通訊群組一樣的功能,但每次在使用時會依設定判斷成員有誰。 群組命名原則 1.進入Exchange系統管理中心,點選收件者>群組>...>配置群組命名原則。 2.在字尾加上該使用者的部門。 3.點選權限>使用者角色,選取預設的原則>編輯。 4.勾選MyDistributionGroups。 5.登入OWA後點選右上角齒輪>移到[選項]。 6.選擇群組>+。 7.新增群組後,顯示名稱會依據群組命名原則自動加上部門名稱。   資源 資源信箱 1.指派一個使用者接受或拒絕預定,如不指派資源會依先到後來自動接受或拒絕預定。 2.編輯預定選項 是否允許重複或循環的會議 是否只能安排會議在工作時間 提前多早預定 會議的長度 預定成功時傳送的訊息內容   連絡人 郵件連絡人 連絡人包含組織外部人員的外部電子郵件地址和其他資訊。 連絡人會出現在通訊錄的名單中,也可以加進通訊群組。 郵件使用者 和郵件連絡人相似,但擁有登入AD和存取網路資源的權限。   共用 共用信箱 1.點選收件者>共用>+。 2.輸入基本資訊和加入成員。   公用資料夾 1.首先要建立公用資料夾用的信箱,進入Exchange系統管理中心>公用資料夾>公用資料夾信箱>+。 2.再建立公用資料夾,使用EAC建立的公用資料夾都會在主要階層的公用資料夾信箱裡(也就是第一個建立的公用資料夾信箱)。 3.如果要建立子資料夾,要點入資料夾後再建立。 4.點選資料夾後,右方可啟動信箱功能。 5.點選管理,可以編輯資料夾的存取權,並選擇是否套用至子資料夾。   通訊清單 1.進入組織>通訊清單>+。 2.點選通訊清單包含 3.加入成員。 4.回到通訊清單頁面,更新剛新增的通訊清單。 5.在Outlook的通訊錄裡找到新增的通訊清單。   通訊原則 通訊原則中必須包含 一個Galbal Address List 一個Offline Adress Book 一個Room-Address List 一個或多個其他Address Lists   1.進入Exchange系統管理中心>組織>通訊清單,先建立AllDepartments和其子資料夾Salse。 2.在EMS用指令先建立Sales用的Galbal Address List和Offline Adress Book。 New-GlobalAddressList -Name SalesGAL -RecipientFilter {(Department -eq "Sales")}New-OfflineAddressBook -Name "SalesOAB" -AddressLists "SalesGAL" 3.建立Sales用的通訊原則,Room-Address List使用原本有的,並套用至OU Sales下的使用者。New-AddressBookPolicy -Name SalesABP -AddressLists \AllDepartments\Sales -OfflineAddressBook SalesOAB -GlobalAddressList SalesGAL -RoomList "\All Rooms"Get-Mailbox -OrganizationalUnit Sales | Set-Mailbox -AddressBookPolicy SalesABP   參考資料: Microsoft 20341B Core Solutions of Microsoft Exchange Sever 2013 Exchange Server 2013 架設、管理與維護 羅英嘉 老師 2015年6月之講義 實戰Exchange Server 2013 企業現場 梁銘鼎 著