Office 365 管理員日誌 (53) 禁止使用者寄出公司機密文件

公司都不希望重要文件,讓員工隨意的使用Email寄出。在Exchange Online中有一個資料外洩防護(Data loss prevention)的功能,也就是大家常聽到的DLP,在Exchange Online Plan 2當中才有,它可以偵測出郵件中特定的內容,例如VISA卡號、身分證字號等,在使用者要寄出這些內容時,就可以禁止寄出或是要回報主管才可寄出。但其實它也可以做到偵查出特定格式的附件檔,例如履歷表、報價單、公司內部使用的特定表格等等。當然使用者若不是使用公司的Email寄出,這個功能就沒有用囉!但對於防止沒有太多資訊知識的使用者還是綽綽有餘(如果需要更加強大的功能來保護機密資訊,也可以使用Azure RMS)。此篇文章要介紹文件指紋的相關設定。   1.進入Exchange系統管理中心>法務遵循管理>資料外洩防護,點選管理文件指紋。 2.點選+圖示新增。 3.上傳欲禁止表格範本,Word檔、Excel檔等都可以。 4.可以建立多個原則,原則裡面也可以包括多種文件範本。 5.建立完畢後點選+圖示>新增自訂DLP原則。 6.輸入名稱後,確定原則狀態為已啟用,模式選擇使用原則提示(如要禁止寄出可選擇強制)。 7.對新增的自訂DLP原則點選編輯,選擇欲套用的。 8.點選左方規則,點選+號後選擇,使用者寄出包含禁止內容的郵件時,是要完全封鎖、給予提醒還是回報後可寄出等等。 9.新增規則後,系統會自動設定好大部分的內容,只要設定敏感資訊類型和接受報告的使用者即可。 10.點選選取敏感資訊類型後,點選+號圖示。 11.先點選發行者,讓自己組織發行的機密資訊類型排序至最上面(或最下面)。點選剛剛新增的機密資訊類型後,點選新增和確定。 12.系統跳出警告,使用者寄信可能會被拒絕,點選確定。 13.測試附件與機密資訊具有相同格式的檔案,會跳出原則提示(Edge瀏覽器不支援此功能)。 14.若使用者寄出該郵件,在規則中設定的收件者也會收到報告。   參考資料: https://technet.microsoft.com/en-us/library/dn635175(v=exchg.150).aspx   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

[Office 365快速上手系列] Outlook2013幫助工作的好用設定

當我們休假時,如果希望客戶寄信來的話,可以由系統自動回覆一封信,告知客戶目前無法處理,請客戶聯絡代理人,這時就要用到自動回覆(舊版Outlook稱為自動答錄機)這個功能了。而在我們上一篇文章中,有介紹過如何在寄信時使用讀信回條的設定,但我們在收信時其實也可以設定,故意不傳回讀信回條的(假裝不是已讀不回,是沒有讀啦~)。 有使用過Outlook的人都會喜歡用規則來整理收到的信件吧!這在OWA中也可以設定喔~我們也可以在OWA中對資料夾設定保留原則,來讓資料夾內的信件,在經過設定的時間後,就自動刪除或移動到封存資料夾內。本文將介紹有關資料夾的各種設定。 本文章要介紹如何在Outlook中設定自動回覆、回覆讀信回條和規則、保留原則。在OWA中相同的設定,請參考以下兩篇文章:[Office 365快速上手系列] 在OWA設定自動回覆和"不"回覆讀取回條、[Office 365快速上手系列] 在OWA用規則和保留原則整理信件   自動回覆 1.點選左上角檔案。 2.點選自動回覆。   回覆讀信回條 1.點選左上角檔案>選項。 2.在郵件的追蹤裡面,可選擇是否自動傳送讀信回條,或永遠不傳送讀信回條。   規則 1.點選常用>規則>管理規則及通知。   2.點選新增規則。 3.如想要的規則不在範本中,直接點選下一步。 4.選取條件,注意下方可選擇的項目選擇完畢後,就可直接下一步到完成。   保留原則 1.點選欲設定的資料夾後,上方常用>指定原則。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

[Office 365 快速上手系列] 那些Outlook中OWA沒有的功能

本文將介紹Outlook中關於郵件的功能,Outlook比起OWA多的功能是哪些呢? 關於OWA中的郵件功能,請參考: http://office365.miniasp.com/post/Office-365快速上手系列-OWA電子郵件-寄信功能 http://office365.miniasp.com/post/Office365快速入門-OWA電子郵件-設定自動回覆信件與讀取回條   使用信箋寄信 1.選擇新項目>電子郵件訊息使用>其他信箋。 2.可以看到加入了背景。   清理交談 1.在上方常用>清理>清理交談or資料夾。 2.清理的方式可在選項中設定。   快速步驟 可設定某項動作的快速鍵。   傳送至OneNote 將郵件直接傳送至OneNote中,省下複製貼上的麻煩。   篩選電子郵件 使用更多種的分類來搜尋電子郵件。   校閱   選項設定 1.點選檔案>選項 2.可以設定回覆及轉寄時的預設動作。 3.或是設定關於讀信回條的選項,和其他更多設定。   下載離線通訊錄 點選檔案後,帳戶設定>下載通訊錄。   自動回覆、信箱清理、規則及通知 點選檔案後,在右方可以設定。   封存 點選信箱清理>封存,可備份資料在本機中。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==