Office 365 管理者日誌 (76) Office365 使用Outlook匯入連絡人

在此篇文章中Office 365 管理者日誌 (75) Office365 使用OWA匯入連絡人,介紹了從OWA中匯入連絡人的重點是要修改檔案編碼,但如果想要用Outlook匯入連絡人呢?如果用本來的檔案(ANSI編碼)匯入,果不其然也是亂碼的狀態,那改成Unicode就對了吧?很可惜的是Outlook可能會跳出以下的轉換錯誤警告。 那究竟要怎麼從Outlook匯入連絡人才能成功呢?這篇文章會提供兩種方法來解決。   錯誤原因 無論是Outlook還是Excel在辨識Unicode編碼時的CSV檔都會有問題。 例如下圖就是ANSI編碼的CSV檔用Excel開啟,很正常的分成一格一格的形式。 但如果用Unicode編碼就會如下圖,所有資料全部擠在一格。 理解這點就表示Unicode編碼是行不通的,所以我們還是只能使用ANSI檔來匯入。 但是用ANSI檔匯入會變成亂碼又該怎麼辦呢?只好用比較麻煩一點的方法來解決了。   方法一:對應自訂欄位 1.點選Outlook左上方的檔案。 2.點選開啟和匯出>匯入/匯出。 3.點選從其他程式或檔案匯入。 4.點選從其他程式或檔案匯入。 5.點選逗點分隔值。 6.選擇要匯入的檔案。 7.點選連絡人的資料夾。 8.點選對應自訂欄位。 9.將左邊的欄位,拖曳到右邊欲對應的欄位中。 10.完成後如下圖。 此方法的缺點就是,萬一有很多欄位都重要的話,一個一個拉非常麻煩,所以若是很多欄位都有資料,建議使用方法二會比較快速。   方法二:更改顯示語言 1.點選Outlook左上方的檔案。 2.點選選項。 3.切換到語言的頁面,將語言顯示改成英文為預設值,如果沒有英文這個選項,可以點選下方的"如何從Office.com取得其他顯示和說明語言"下載,或是直接點選這裡下載。 4.系統會請你重開Outlook。 5.重新開啟Outlook後顯示介面變成英文了,點選右上方的File。 6.點選Open&Export>Import/Expore。 7.點選Import from another program or file。 8.點選Comma Separated Values。 9.選取檔案,注意要是ANSI編碼的檔案喔~ 10.點選連絡人的資料夾。 11.確定有勾選。 12.匯入完成後,再一次從File>Options進入選項,點選Language把顯示語言改回Match Microsoft Windows,再重開一次Outlook後就完成囉~   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (75) Office365 使用OWA匯入連絡人

客戶要開始使用Office365,首先遇到的棘手問題就是資料的轉移了,大家都不希望用新系統後,還要重建舊有的資料,可以透過簡單的匯入匯出就能完成資料移轉是最好不過了。 但是在連絡人的移轉上,常常會遇到各種問題,比如說匯入了結果是亂碼,或是根本無法匯入,這些問題要怎麼解決呢?這篇文章就要來教你正確匯入連絡人的方法。   從舊有系統匯出連絡人 在這裡以大家常用的Gmail為例子。 1.點選右上方的Gmail>通訊錄。 2.點選左方功能列中的更多選項>匯出。 3.由於新版的介面還沒有匯入匯出的功能,因此會跳出視窗,點選前往舊版聯絡人。 4.點選上方的更多>匯出。 5.如果不是要匯出所有連絡人,或是匯出群組的連絡人,就要回到上一步驟先選取聯絡人,才能勾選已選取的聯絡人。而匯出格式選擇Google或Outlook都可以,但根據選擇從OWA中匯入時的選擇也會不同喔~   檢查檔案資訊 請開啟下載的檔案檢查兩個部分。 1.欄位的部分是中文還是英文。 2.資料有沒有亂碼。 假如資料是亂碼的話,很可能編碼是UTF-8或其他,要將編碼改成Unicode才能正常顯示。 另外欄位是英文的話,匯入時也會變成亂碼,要將編碼改成Unicode才能正常匯入。 但如果欄位是中文又沒有亂碼,基本上不用進行更改檔案編碼的動作也可以正常匯入,不過還是建議用Unicode比較保險。   更改檔案編碼 1.用記事本開啟檔案。 2.點選另存新檔。 3.存成Unicode。   從OWA匯入 1.點選右上角九宮格>人員。 2.點選上方功能列中的管理>匯入連絡人。 3.這裡要選擇Gmail還是Outlook,是根據"從舊有系統匯出聯絡人"的第5步,是選擇Google還是Outlook而決定的,如果是Google那就是選Gmail,如果是Outlook當然就是選Outlook囉~ 4.瀏覽選擇檔案後,點選上傳。 5.最後在人員介面檢查匯入的連絡人狀態就大功告成了!   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

[Office 365快速上手系列] 在Outlook中管理連絡人

在Outlook中,除了從通訊錄尋找管理員設定好的連絡人之外,也可以自己新增連絡人,並將他們用群組整理在一起,同時寄信或是寄送會議邀請給這個群組。在OWA中管理連絡人請參考:[Office 365 快速上手系列] OWA中 人員=連絡人、清單=群組? 1.在Outlook中切換到連絡人後,可以在左上方看到新增連絡人和新增連絡人群組。 2.可以看到Outlook用一個人代表連絡人,群組的話則是有三個人。 若是想編輯連絡人群組,可以雙點擊群組名稱,或是點選群組名稱後按右方的編輯。 3.可以從上方的新增成員或移除成員來編輯群組中的成員。 能從自己新增的連絡人中新增成員,也可以從通訊錄中新增成員。 4.可以透過上方通訊中的兩個選項,同時寄送電子郵件或會議邀請給群組成員。 5.點選連絡人,可將該連絡人的資訊寄給別人。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

[Office 365 快速上手系列] OWA中 人員=連絡人、清單=群組?

在OWA中有些翻譯似乎和大家常用的Outlook不一樣,最明顯的地方就是沒有連絡人這麼基本的東西,原來變成人員了。而在Outlook中,使用者常習慣用自己設定的連絡人群組來同時寄信給很多人,但在OWA中也找不到連絡人群組,該怎麼辦呢?本篇文章要介紹在OWA中整理連絡人的方法,還有關於連絡人的使用方式教學。   整理連絡人 1.點選新增>聯絡人清單。事實上連絡人清單就是Outlook中連絡人群組的概念。 那連絡人清單下的群組,難道不是連絡人群組嗎? 關於此群組請參考這篇文章:[Office 365 快速上手系列] 在OWA中處處可見的群組究竟是? 2.新增成員,可以搜尋到通訊錄內的人員。 3.完成後按傳送電子郵件可以傳送給此群組,寄信時也可從收件者中選擇此群組。 4.點選人員後,點選上方清單,然後選擇欲加入的清單。 打勾代表此人員已在此清單中,再按一下取消打勾,人員就會從清單中被移除。   通訊錄 在Outlook中我們可以開啟通訊錄尋找公司內的使用者帳號,或是管理員在後台建立好的群組和連絡人,那在OWA中要怎麼看這些資料呢?原來目錄下面,就是我們熟悉的通訊錄頁面。   雖然我們可以在人員中開啟通訊錄,但是通常要用到通訊錄,都是要寄信的時候,在寄信的時候要怎麼開啟通訊呢? 1.點選收件者。 2.預設是在自行建立的連絡人頁面,點選左方的>>。 3.就像人員的頁面一樣可以切換成其它通訊錄頁面了。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (19) 從Windows Live Mail移轉至Outlook2007

Windows Live Mail是微軟推出的免費產品,功能沒有付費產品Outlook完善,和Office365的相容性當然也是Outlook較優(Outlook可以使用Exchange Mode同步)。 從Windows Live Mail移轉到Outlook主要分成三個部分,電子郵件、行事曆和連絡人。   從Windows Live Mail匯出電子郵件 1.先開啟Outlook207並設定好Office365的帳號。 2.在Windows Live Mail中,點選左上角按鈕>匯出電子郵件>電子郵件。 3.選擇Microsoft Exchange。 4.選擇剛剛設定好的設定檔。 5.選擇所有資料夾。 6.匯入Outlook的郵件會是一個資料夾,保留巢狀結構,可將資料夾手動移至收件匣中,如有需要也可將寄件備份或草稿內的信件手動移至新的資料夾中。   從Windows Live Mail匯出行事曆 1.登入Windows Live,如果沒有就用Office365帳號註冊一個。 2. 連入http://calendar.live.com/,選擇Share行事曆。 3.點選Get a link>Show event details下的Create。 4.複製ICS連結。 5.將此連結做成捷徑檔。 6.在設定好Outlook後點選此捷徑。   從Windows Live Mail匯出連絡人 1.點選連絡人。 2.點選匯出>CSV。 3.Outlook2007似乎不能匯入連絡人的CSV檔,但可以從Office365的OWA中匯入,方法請參考下列網址中將連絡人匯入Office365的項目。 http://office365.miniasp.com/post/Office-365-管理者系列-Google-Apps移轉至Office365-行事曆與連絡人篇   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (18) 從Gmail移轉至Office365 行事曆&連絡人篇

由於使用者可能也有使用GoogleApps中日曆和連絡人的功能,因此將Email從GoogleApps移轉至Office365後,也需要依照使用者的狀況移轉行事曆和連絡人,基本上GoogleApps和個人Gmail是一樣的系統,因此只要參考個人Gmail的作法匯出即可。   從GoogleApps匯出日曆 1.點選右上角齒輪>設定。 2.點選左上角日曆>匯出日曆。   將行事曆匯入Office365 使用者不一定有使用Outlook,所以統一用OWA匯入較方便。 開啟OWA的行事曆後,點選剛剛匯出ZIP檔案中的ICS連結。   從GoogleApps匯出連絡人 1.點選右上角Gmail>通訊錄。 2.更多>匯出。 3.選Outlook CSV格式。   將連絡人匯入Office365 1.將剛剛下載的CSV檔用記事本開啟。 2.另存新檔時選擇Unicode編碼,不然匯入後會是亂碼。 3.使用者不一定有使用Outlook,所以統一用OWA匯入較方便。開啟OWA後,在左上角應用程式中選擇人員。 4.點選管理>匯入連絡人。 5.點選Outlook2010、2013或2016。 6.選擇剛剛的CSV檔後,點選上傳。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Exchange Server 2013的第四步 信箱有這麼多種!?

收件者相關的物件: User mailboxes使用者信箱 Mail contacts郵件連絡人 Mail users郵件使用者 Resource mailboxes資源信箱 Shared mailboxes共用信箱 Mail-enabled security and distribution groups有郵件功能的安全與通訊群組 Dynamic distribution groups動態通訊群組 Linked mailboxes連結信箱:別的樹系帳號的mailbox Remote mailboxes遠端信箱:在hybrid環境下online的mailbox Site mailboxes站台信箱:儲存sharepoint的mailbox 這些都可以在此頁面中管理。   信箱 使用者信箱 建立 配置 一般 使用者名稱和自訂屬性 信箱使用量 上次登入資訊 連絡人資訊 地址、電話等資訊 組織 部門、公司、經理等資訊 電子郵件地址 信箱別名、預設回覆地址 信箱功能 套用原則、開關電子郵件連線功能、郵件大小與傳遞限制 成員隸屬 隸屬的群組 郵件提示 將此帳號加入收件者時的提示訊息 信箱委派 傳送、傳送代理者、完整存取的權限 停用 保存AD中的帳號,單停用信箱。 刪除 會連AD中的帳號一起刪除。   郵件提示 1.選擇使用者編輯郵件提示。 2.在Outlook中輸入使用者名稱後,便會在上方顯現郵件提示。   信箱委派 1.選擇使用者>編輯>郵件委派>+(新增) 2.擁有完整存取權的人可直接開啟他人的信箱,在OWA中右上方點選開啟另一個信箱。 3.輸入欲開啟的信箱帳號。 4.試著寄信出去後,收件者收到的信顯示寄件者為該信箱的擁有者。 5.沒有完整存取權的使用者,只能在寄信時透過改變寄件者的方式寄信,在OWA中。 6.移除目前的寄件者,輸入新的寄件者。 7.試著寄信出去後,收件者收到的信顯示寄件者為 代理傳送。   連結的信箱 位於信任樹系中的使用者存取的信箱,需要有信任的樹系才能建立。   群組 進入Exchange系統管理中心,點選收件者>群組>+,選擇群組類型。 通訊群組 僅有收信、寄信功能。 安全性群組 除收信、寄信外,還可用來指派檔案與資料夾的權限。 動態通訊群組 和通訊群組一樣的功能,但每次在使用時會依設定判斷成員有誰。 群組命名原則 1.進入Exchange系統管理中心,點選收件者>群組>...>配置群組命名原則。 2.在字尾加上該使用者的部門。 3.點選權限>使用者角色,選取預設的原則>編輯。 4.勾選MyDistributionGroups。 5.登入OWA後點選右上角齒輪>移到[選項]。 6.選擇群組>+。 7.新增群組後,顯示名稱會依據群組命名原則自動加上部門名稱。   資源 資源信箱 1.指派一個使用者接受或拒絕預定,如不指派資源會依先到後來自動接受或拒絕預定。 2.編輯預定選項 是否允許重複或循環的會議 是否只能安排會議在工作時間 提前多早預定 會議的長度 預定成功時傳送的訊息內容   連絡人 郵件連絡人 連絡人包含組織外部人員的外部電子郵件地址和其他資訊。 連絡人會出現在通訊錄的名單中,也可以加進通訊群組。 郵件使用者 和郵件連絡人相似,但擁有登入AD和存取網路資源的權限。   共用 共用信箱 1.點選收件者>共用>+。 2.輸入基本資訊和加入成員。   公用資料夾 1.首先要建立公用資料夾用的信箱,進入Exchange系統管理中心>公用資料夾>公用資料夾信箱>+。 2.再建立公用資料夾,使用EAC建立的公用資料夾都會在主要階層的公用資料夾信箱裡(也就是第一個建立的公用資料夾信箱)。 3.如果要建立子資料夾,要點入資料夾後再建立。 4.點選資料夾後,右方可啟動信箱功能。 5.點選管理,可以編輯資料夾的存取權,並選擇是否套用至子資料夾。   通訊清單 1.進入組織>通訊清單>+。 2.點選通訊清單包含 3.加入成員。 4.回到通訊清單頁面,更新剛新增的通訊清單。 5.在Outlook的通訊錄裡找到新增的通訊清單。   通訊原則 通訊原則中必須包含 一個Galbal Address List 一個Offline Adress Book 一個Room-Address List 一個或多個其他Address Lists   1.進入Exchange系統管理中心>組織>通訊清單,先建立AllDepartments和其子資料夾Salse。 2.在EMS用指令先建立Sales用的Galbal Address List和Offline Adress Book。 New-GlobalAddressList -Name SalesGAL -RecipientFilter {(Department -eq "Sales")}New-OfflineAddressBook -Name "SalesOAB" -AddressLists "SalesGAL" 3.建立Sales用的通訊原則,Room-Address List使用原本有的,並套用至OU Sales下的使用者。New-AddressBookPolicy -Name SalesABP -AddressLists \AllDepartments\Sales -OfflineAddressBook SalesOAB -GlobalAddressList SalesGAL -RoomList "\All Rooms"Get-Mailbox -OrganizationalUnit Sales | Set-Mailbox -AddressBookPolicy SalesABP   參考資料: Microsoft 20341B Core Solutions of Microsoft Exchange Sever 2013 Exchange Server 2013 架設、管理與維護 羅英嘉 老師 2015年6月之講義 實戰Exchange Server 2013 企業現場 梁銘鼎 著