Office 365 管理者日誌 (76) Office365 使用Outlook匯入連絡人

在此篇文章中Office 365 管理者日誌 (75) Office365 使用OWA匯入連絡人,介紹了從OWA中匯入連絡人的重點是要修改檔案編碼,但如果想要用Outlook匯入連絡人呢?如果用本來的檔案(ANSI編碼)匯入,果不其然也是亂碼的狀態,那改成Unicode就對了吧?很可惜的是Outlook可能會跳出以下的轉換錯誤警告。 那究竟要怎麼從Outlook匯入連絡人才能成功呢?這篇文章會提供兩種方法來解決。   錯誤原因 無論是Outlook還是Excel在辨識Unicode編碼時的CSV檔都會有問題。 例如下圖就是ANSI編碼的CSV檔用Excel開啟,很正常的分成一格一格的形式。 但如果用Unicode編碼就會如下圖,所有資料全部擠在一格。 理解這點就表示Unicode編碼是行不通的,所以我們還是只能使用ANSI檔來匯入。 但是用ANSI檔匯入會變成亂碼又該怎麼辦呢?只好用比較麻煩一點的方法來解決了。   方法一:對應自訂欄位 1.點選Outlook左上方的檔案。 2.點選開啟和匯出>匯入/匯出。 3.點選從其他程式或檔案匯入。 4.點選從其他程式或檔案匯入。 5.點選逗點分隔值。 6.選擇要匯入的檔案。 7.點選連絡人的資料夾。 8.點選對應自訂欄位。 9.將左邊的欄位,拖曳到右邊欲對應的欄位中。 10.完成後如下圖。 此方法的缺點就是,萬一有很多欄位都重要的話,一個一個拉非常麻煩,所以若是很多欄位都有資料,建議使用方法二會比較快速。   方法二:更改顯示語言 1.點選Outlook左上方的檔案。 2.點選選項。 3.切換到語言的頁面,將語言顯示改成英文為預設值,如果沒有英文這個選項,可以點選下方的"如何從Office.com取得其他顯示和說明語言"下載,或是直接點選這裡下載。 4.系統會請你重開Outlook。 5.重新開啟Outlook後顯示介面變成英文了,點選右上方的File。 6.點選Open&Export>Import/Expore。 7.點選Import from another program or file。 8.點選Comma Separated Values。 9.選取檔案,注意要是ANSI編碼的檔案喔~ 10.點選連絡人的資料夾。 11.確定有勾選。 12.匯入完成後,再一次從File>Options進入選項,點選Language把顯示語言改回Match Microsoft Windows,再重開一次Outlook後就完成囉~   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (75) Office365 使用OWA匯入連絡人

客戶要開始使用Office365,首先遇到的棘手問題就是資料的轉移了,大家都不希望用新系統後,還要重建舊有的資料,可以透過簡單的匯入匯出就能完成資料移轉是最好不過了。 但是在連絡人的移轉上,常常會遇到各種問題,比如說匯入了結果是亂碼,或是根本無法匯入,這些問題要怎麼解決呢?這篇文章就要來教你正確匯入連絡人的方法。   從舊有系統匯出連絡人 在這裡以大家常用的Gmail為例子。 1.點選右上方的Gmail>通訊錄。 2.點選左方功能列中的更多選項>匯出。 3.由於新版的介面還沒有匯入匯出的功能,因此會跳出視窗,點選前往舊版聯絡人。 4.點選上方的更多>匯出。 5.如果不是要匯出所有連絡人,或是匯出群組的連絡人,就要回到上一步驟先選取聯絡人,才能勾選已選取的聯絡人。而匯出格式選擇Google或Outlook都可以,但根據選擇從OWA中匯入時的選擇也會不同喔~   檢查檔案資訊 請開啟下載的檔案檢查兩個部分。 1.欄位的部分是中文還是英文。 2.資料有沒有亂碼。 假如資料是亂碼的話,很可能編碼是UTF-8或其他,要將編碼改成Unicode才能正常顯示。 另外欄位是英文的話,匯入時也會變成亂碼,要將編碼改成Unicode才能正常匯入。 但如果欄位是中文又沒有亂碼,基本上不用進行更改檔案編碼的動作也可以正常匯入,不過還是建議用Unicode比較保險。   更改檔案編碼 1.用記事本開啟檔案。 2.點選另存新檔。 3.存成Unicode。   從OWA匯入 1.點選右上角九宮格>人員。 2.點選上方功能列中的管理>匯入連絡人。 3.這裡要選擇Gmail還是Outlook,是根據"從舊有系統匯出聯絡人"的第5步,是選擇Google還是Outlook而決定的,如果是Google那就是選Gmail,如果是Outlook當然就是選Outlook囉~ 4.瀏覽選擇檔案後,點選上傳。 5.最後在人員介面檢查匯入的連絡人狀態就大功告成了!   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (72) InfoPathDesigner設計清單小技巧之二

在InfoPath中,如果希望某一格不能由使用者亂填,要直接抓取當前使用者且不能更改要怎麼做呢?在Office 365 管理者日誌 (61) InfoPathDesigner設計清單小技巧介紹過一個方法,是使用userName()抓取登入帳號,再擷取@之前的字。但有時帳號名稱不符合需求,有人希望是抓取該帳號的顯示名稱的話又該如何做呢?   設定資料連線 1.點選上方的資料>資料連線。 2.點選新增。 3.點選建立新連線至>接收資料。 4.點選SOAP Web服務。 5.輸入https://組織名稱.sharepoint.com/_vti_bin/UserProfileService.asmx?WSDL 6.選擇GetUserProfileByName。 7.之後的設定不用變動,一直按下一步到完成。   設定欄位預設值 1.點選要設定的欄位後,點選上方的內容,勾選唯獨,點選預設值。 2.點選fx函式按鈕。 3.點選插入欄位或群組。 4.點選顯示進階檢視。 5.在欄位的下拉式選單中,選擇GetUserProfileByName(次要),點選圖中該位置的Value欄位後,然後點選篩選資料。 6.點選新增。 7.左方選擇Value,右方選擇鍵入文字後,輸入PreferredName。 8.最後一直點選確定就完成囉~   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (69) 設定資訊版權管理 保護SharePoint中的檔案

在Office 365 管理者日誌 (68) 啟動Office365的版權管理 設定自動加密信件中,提過了如何開啟Office365中的版權管理服務,並結合Exchange Online自動加密信件,同樣的RMS也可以結合SharePoint Online來保護裡面的檔案。SharePoint的文件庫或清單通常都已經設定好存取權了,但是檔案被下載下來後,SharePoint不就管不到了嗎?這時版權管理就派上用場了,SharePoint中的IRM,可以設定檔案被下載時自動加密,所以即使檔案離開了SharePoint,也還是保有SharePoint設定的存取權限。   如何讓SharePoint Online可以使用IRM的功能? 和Exchange Online要用PowerShell才能啟動相比起來簡單多了,只要使用圖形介面就可以啟動。 1.進入SharePoint系統管理中心>設定。 2.往下拉找到資訊版權管理,點選使用設定中指定的IRM服務,點選重新整理IRM設定,最後記得按儲存喔!   如何設定單一文件庫或清單的資訊版權管理? 1.進入文件庫或清單的設定頁面,可以從網站內容找到該文件庫點選…>設定。 或是進入文件庫後,點選上方的文件庫>文件庫設定。 2.點選權限與管理下的資訊版權管理。 3.勾選限制在此文件庫下載的權限,設定標題與描述,點選顯示選項。 4.依據需求設定。 5.設定完畢後,可以下載該文件庫中的檔案,來確認看看是否在上方有顯示被權限原則所保護。   SharePoint和IRM的權限對應請參考下圖。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (68) 啟動Office365的版權管理 設定自動加密信件

什麼是版權管理(Rights Management Services)?它是一種加密檔案的服務,在加密檔案時,擁有者可以指定能夠開啟檔案的使用者,檔案被加密後,若對方無法通過Azure RMS的驗證,就無法開啟檔案,除了完全無法開啟檔案外,還可以指定特別的權限,例如只能看不能編輯,或是能夠編輯但不能列印等等。在多奇的Azure部落格裡曾經介紹過AzureRMS,可參考此篇文章使用Azure RMS加密重要文件,防止機密被直接複製竊取。Azure RMS除了加密本機的檔案外,也可以加密雲端的上的檔案,RMS結合Office365中的Exchange Online、SharePoint Online或是OneDrive來做資訊版權管理(IRM)。在此篇文章中,要介紹ExchangeOnline的IRM,例如透過規則設定某人、某部門的人寄出的信件,或是信件內容包含什麼的時候,就加密此信件。所以也可以配合Office 365 管理員日誌 (53) 禁止使用者寄出公司機密文件此篇文章,加密包含機密文件的信件。兩方的搭配下即使不小心寄錯人了,對方也沒有權限看信件的內容,真是太安全了!   如何在Office365啟動RMS? 1.在Office365系統管理中心>服務設定>版權管理。 2.點選管理。 3.點選啟動。   如何讓Exchange Online可以使用IRM的功能? 使用Windows PowerShell輸入以下指令 1.Set-ExecutionPolicy RemoteSigned 設定ExecutionPolicy為RemoteSigned,才可以使用接下來的指令。 2.$Cred = Get-Credential 輸入Office365全域管理員帳號密碼。 3.$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://ps.outlook.com/powershell/ -Credential $Cred -Authentication Basic –AllowRedirection 連線到Exchange Online。 4.Import-PSSession $Session 載入Exchange相關指令。 5.Set-IRMConfiguration -RMSOnlineKeySharingLocation https://sp-rms.ap.aadrm.com/TenantManagement/ServicePartner.svc 指定 Azure RMS 租用戶金鑰的位置,此行為亞洲用,其他地區請參考文件說明。 6.Import-RMSTrustedPublishingDomain -RMSOnline -name "RMS Online" 將設定資料從 Azure RMS 匯入到 Exchange Online。 7.Set-IRMConfiguration -InternalLicensingEnabled $true 啟用IRM功能。 8.Remove-PSSession $Session 中斷連線。 9.假如在AzureRMS中更新了範本,都要再用PowerShell連線到Exchange Online(2~3步驟),然後執行下列命令,才能更新Exchange Online中的範本設定。 Import-RMSTrustedPublishingDomain -Name "RMS Online - 1" -RefreshTemplates –RMSOnline 參考文件:https://technet.microsoft.com/en-us/library/jj585031.aspx   如何用Exchange Online規則設定自動加密信件? 1.在Exchange系統管理中心>郵件流程>規則,執行動作選擇修改郵件安全性...>套用權利保護。 2.可以選取設定好的範本。(如何設定範本?請參考使用Azure RMS加密重要文件,防止機密被直接複製竊取)   如何在寄信時自行使用加密? 不透過管理員的狀況下,使用者也能在寄信時自己用IRM進行加密。 1.用Outlook示範,在新增信件時,點選選項>權限,選擇範本。 2.用OWA示範,在新增信件時,點選…>設定權限,選擇範本。   收到加密的信如何呈現? 1.無論在Outlook和OWA中,加密的信件都無法使用讀取窗格觀看。 2.當收件人連檢視的權限都沒有時,Outlook會跳出警告視窗要求收件人更換有權限的帳號來檢視。(OWA不行) OWA還是會讓使用者打開信件,但只能看到信件原始檔,而無法觀看其中的內容。 3.如果收件人有權限檢視信件,點開信件以後,可以在信件中的範本名稱上再點選檢視授權,查看詳細的權限狀態。(OWA不行) 4.權限設定收件人沒有轉寄的權限的話,轉寄的按鈕會變得沒辦法點選。 5.如果沒有回覆或全部回覆的權限,雖然還是可以點選回覆,但原始信件內容會用附加原始郵件的方式存在。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

[Office 365 快速上手系列] 搶先試用Office365最新功能Planner

Office365 Planner可以讓企業用非常簡易的方式管理各種工作上的計畫,計畫的進度都能用清楚的圖表呈現,它結合Office365群組的功能,讓團隊工作更加順利。關於群組的功能可參考[Office 365 快速上手系列] 在OWA中處處可見的群組究竟是?此篇文章。 Office365 Planner目前還未正式發行,但目前在企業版、教育版、商務基本版、商務進階版都可以搶先試用,未來也有計畫讓更多版本能使用喔!   要如何才能搶先試用Office365 Planner? 1.到Office365管理中心>服務設定>更新中,更改發行設定為初次發行,可以選擇整個組織套用,或是特定人員套用。 2.如果選擇選取人員的話,會請您輸入帳號。 3.企業、非營利組織、政府,可透過以下連結啟用Office365 Planner試用。 https://portal.office.com/commerce/trial.aspx?OfferId=777a9807-eda7-475f-a2b6-d5a49e75ac00&dl=PLANNERSTANDALONE&pc=e7bf2eea-5488-47b1-aa79-54f9fbbed41f 4.指派Office365 Planner的授權給使用者。 5.指派完授權後,該使用者就可以在應用程式選單中看到Planner。   Office365 Planner究竟有什麼樣的功能? 簡單解說Planner的概觀,其實就是計畫裡面有目標,目標裡面有工作,計畫>目標>工作這樣一個階層的概念。不知道大家有沒有用過Trello呢?其實是有點相似的東西喔!Trello中的Board=計畫、List=目標、Card=工作。只是計畫另外結合了群組中,共用行事曆、筆記本、雲端空間的功能。   計畫 1.進到Planner後,可以看到介面並不會很複雜,左邊的功能欄只有計畫和工作的概覽。首先我們就先新增一個計畫吧! 2.輸入計畫的名稱,和這個計畫用的電子郵件地址,由於計畫建立時會同時建立群組,所以這個電子郵件地址其實就是群組用的地址,然後可以選擇是否公開此計畫,也等於是否公開群組的意思。 3.建立完成後域社會用版面的方式呈現。在版面和圖表的右邊,框起來的部分都是群組的功能,而下方則是關於此計畫的一些設定。 4.假如點選交談,就會直接跳到群組的交談頁面,至於連接器則是可連接第三方軟體的功能,目前還未使用過,之後有機會的話會試試看有沒有好用的功能。 5.回到Planner中,點選成員,可以將人員加入此計畫,有加入計畫的成員才能看到計畫的內容,當然該使用者也要有授權才行,如果是沒有授權的使用者,就只看的到群組裡的東西,而沒辦法看到計畫中的東西了。但目前有個狀況不知道是不是BUG,在指派工作時直接指定非計畫中的成員,系統會將此使用者自動加入計畫,但用這種方式增加的成員,不會同步到群組的成員! 6.點選群組依據旁邊的進度,可以切換檢視的方式。 不管是要掌握每個人的狀況… 還是要查看自己個人的進度,都一清二楚。 7.點選圖表,可用圖形化方式檢視整體進度。   目標 1.預設已經建立了一個叫做待辦事項的目標區,可以點選…重新命名或刪除,也可以新增其他的目標區。   工作 1.點選目標區上方的+號,可以新增工作,將滑鼠移到工作上方,會出現打勾的圖案,點選勾勾該工作就會變成已完成。 2.已完成的工作會被收入下方,點選顯示已完成可以看到完成過哪些工作,將滑鼠移到完成的工作上方,會出現復原的圖案,點選復原該工作就會變回未完成囉! 3.點選工作名稱可進行詳細的編輯和檢閱。上方可調整此工作所在的目標區、狀態、開始及到期日或刪除此工作。工作中的項目有描述、附件、檢查清單、註解四個,其中註解從字面上比較不好理解,它是用來留言用的。 4.右方則是可以為工作設定標籤。 5.在上面的圖可以看到,描述和檢查清單可以設為預覽,這是勾選描述。 6.這是勾選檢查清單為預覽的效果,以及設定標籤後的效果。   我的最愛 1.在Planner中心只可看到所有計畫的標題。 2.但加入我的最愛後,就可以看到進度狀況。   個人感想: 和性質相同的Trello(免費版)相比,差在工作(=Card)中沒辦法新增多個檢查清單,一個工作也不能同時指派給多人,而且沒辦法給外部的人一起使用。不過其它該有的功能基本上都有,還整合了其他Office365中的功能,介面上看起來也舒適清楚,目前對於這個新功能滿意度不錯,希望正式上線之後能再改進。   參考資料: https://support.office.com/en-us/article/Office-365-release-options-3b3adfa4-1777-4ff0-b606-fb8732101f47?ui=en-US&rs=en-US&ad=US https://support.office.com/en-us/article/Add-Office-365-Planner-Preview-to-your-account-1843f004-8309-4ecd-9b35-17b77998b420?ui=en-US&rs=en-US&ad=US

Office 365 管理者日誌 (67) 收件者藏在群組中會找不到嗎?

Office365中有許多搜尋郵件的功能,讓我們能搜尋特定收件者或寄件者的信,但有時候信是寄給群組的,那假如使用者A在群組B中,搜尋收件者為A的信時,能夠搜尋到寄給群組B的信嗎!? 其實答案會因為使用的搜尋方式不同也不同喔!那在Office365中有什麼樣的搜尋方式呢? 使用者最常使用到的搜尋功能,就是OWA或Outlook中的搜尋了,而管理者則是會用到郵件追蹤或eDiscovery。關於郵件流程可參考Office 365 管理者日誌 (7) 郵件流程追蹤,eDiscovery可參考Office 365 管理者日誌 (14) eDiscover設定。   1.OWA或Outlook中的搜尋 很遺憾,這功能是沒辦法在搜尋使用者時,也同時搜尋到所屬的群組。   2.郵件追蹤 很棒,這功能可以搜尋的到,雖然收件者顯示為使用者帳號,但其實這封信是寄給群組的。 比較美中不足的就是,沒辦法從紀錄上看出它是一封寄給群組的信。   3.eDiscvoer 非常棒,這功能可以在搜尋寄給收件人的信時,同時搜尋到寄給收件人所在群組的信。 由於這個功能本來就能搜尋到信件的完整內容,所以也能很清楚看到該封信是寄給群組的。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==