Office 365 管理者日誌 (76) Office365 使用Outlook匯入連絡人

在此篇文章中Office 365 管理者日誌 (75) Office365 使用OWA匯入連絡人,介紹了從OWA中匯入連絡人的重點是要修改檔案編碼,但如果想要用Outlook匯入連絡人呢?如果用本來的檔案(ANSI編碼)匯入,果不其然也是亂碼的狀態,那改成Unicode就對了吧?很可惜的是Outlook可能會跳出以下的轉換錯誤警告。 那究竟要怎麼從Outlook匯入連絡人才能成功呢?這篇文章會提供兩種方法來解決。   錯誤原因 無論是Outlook還是Excel在辨識Unicode編碼時的CSV檔都會有問題。 例如下圖就是ANSI編碼的CSV檔用Excel開啟,很正常的分成一格一格的形式。 但如果用Unicode編碼就會如下圖,所有資料全部擠在一格。 理解這點就表示Unicode編碼是行不通的,所以我們還是只能使用ANSI檔來匯入。 但是用ANSI檔匯入會變成亂碼又該怎麼辦呢?只好用比較麻煩一點的方法來解決了。   方法一:對應自訂欄位 1.點選Outlook左上方的檔案。 2.點選開啟和匯出>匯入/匯出。 3.點選從其他程式或檔案匯入。 4.點選從其他程式或檔案匯入。 5.點選逗點分隔值。 6.選擇要匯入的檔案。 7.點選連絡人的資料夾。 8.點選對應自訂欄位。 9.將左邊的欄位,拖曳到右邊欲對應的欄位中。 10.完成後如下圖。 此方法的缺點就是,萬一有很多欄位都重要的話,一個一個拉非常麻煩,所以若是很多欄位都有資料,建議使用方法二會比較快速。   方法二:更改顯示語言 1.點選Outlook左上方的檔案。 2.點選選項。 3.切換到語言的頁面,將語言顯示改成英文為預設值,如果沒有英文這個選項,可以點選下方的"如何從Office.com取得其他顯示和說明語言"下載,或是直接點選這裡下載。 4.系統會請你重開Outlook。 5.重新開啟Outlook後顯示介面變成英文了,點選右上方的File。 6.點選Open&Export>Import/Expore。 7.點選Import from another program or file。 8.點選Comma Separated Values。 9.選取檔案,注意要是ANSI編碼的檔案喔~ 10.點選連絡人的資料夾。 11.確定有勾選。 12.匯入完成後,再一次從File>Options進入選項,點選Language把顯示語言改回Match Microsoft Windows,再重開一次Outlook後就完成囉~   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

[Office 365 快速上手系列] Outlook鮮為人知的功能 記事、資料夾、捷徑

Outlook中大家最常用郵件、行事曆和連絡人,但除了這三個外,在導覽列我們還可以看到工作、記事、資料夾、捷徑等。   工作 此功能最方便的地方是,如有很久以後才要完成的工作,可以有提醒作用。 1.進入工作後點選左上角新增工作。點選工作可以編輯主旨、日期、狀態、完成率、提醒等。 2.點選詳細資料,可設定完成日期、預期和實際的時間等。 3.選擇指定工作,可把此工作指定給別人。 其他詳細資料可參考[Office 365 快速上手系列] 便利貼走開~~Outlook 工作好幫手此篇文章。   記事 記事可和手機同步,在Iphone中為備忘錄。 1.進入記事後,可點選左上角新增記事。 2.從Outlook新增和手機新增會有不同的顏色分別。 3.如轉寄記事給別人,會用附件檔的方式收到,如下圖點選檔名可預覽。 4.雙點擊打開記事後,可點選左上角,另存新檔等。   資料夾 1.進入資料夾後,可在右方看到所有資料夾的列表。 2.關於資料夾的功能常常分散在各處,而點選上方的資料夾,可以看到所有關於資料夾的功能。 3.點選自動封存設定,可幫資料夾個別設定自動封存。   捷徑 捷徑主要是在資料夾很多的時候,使用者有需要時常檢視特定資料夾,可以使用此功能來快速找到需要的資料夾。 1.預設的捷徑內容為Outlook Today和Microsoft Office Online。Outlook Today主要是用一頁的方式,觀看今日在Outlook中所有的行事曆、工作和未讀郵件。 2.使用者可以點選右上方的自訂Outlook Today,設定成更符合自己需求的內容。 3.和行事曆群組很相似,對捷徑群組名稱點選右鍵,可以新增捷徑群組。 4.或是在該捷徑群組下,新增捷徑。 5.選擇需要捷徑的資料夾。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

[Office 365快速上手系列] 在Outlook中管理連絡人

在Outlook中,除了從通訊錄尋找管理員設定好的連絡人之外,也可以自己新增連絡人,並將他們用群組整理在一起,同時寄信或是寄送會議邀請給這個群組。在OWA中管理連絡人請參考:[Office 365 快速上手系列] OWA中 人員=連絡人、清單=群組? 1.在Outlook中切換到連絡人後,可以在左上方看到新增連絡人和新增連絡人群組。 2.可以看到Outlook用一個人代表連絡人,群組的話則是有三個人。 若是想編輯連絡人群組,可以雙點擊群組名稱,或是點選群組名稱後按右方的編輯。 3.可以從上方的新增成員或移除成員來編輯群組中的成員。 能從自己新增的連絡人中新增成員,也可以從通訊錄中新增成員。 4.可以透過上方通訊中的兩個選項,同時寄送電子郵件或會議邀請給群組成員。 5.點選連絡人,可將該連絡人的資訊寄給別人。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

[Office 365快速上手系列] 設定Outlook行事曆的檢視方式與通知

在Outlook中,可以用很多方法檢視行事曆,當開啟多個行事曆時,也能選擇要分開檢視,或將多個行事曆合在一起檢視。另外還能調整行事曆選項中的設定,透過這些設定可以讓行事曆變得更符合您的需求。   檢視行事曆 在上方的工具列可選擇天、工作週、週、月和排程檢視等。   檢視多個行事曆 1.開啟他人行事曆後,預設會是兩個分開的行事曆,如果點選左上角的箭頭。 2.就能結合兩個行事曆一起檢視。   提醒 點選事件後,上方會出現行事曆工具。可以調整當別人檢視此事件時顯示的狀態,要在多久前跳出提醒,或是將該事件設定為週期性發生。   週期性 週期性事件可以設定循環時間,如選擇每天,也可只在工作日循環。   行事曆選項 1.要設定工作日,必須先到檔案>選項>行事曆中,設定工作時間。另外提醒預設為15分鐘前,也可在此調整預設值。 2.最後可設定自動接受或拒絕會議邀請,要勾選第一個,才能勾選第二、第三。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

[Office 365快速上手系列] Outlook2013幫助工作的好用設定

當我們休假時,如果希望客戶寄信來的話,可以由系統自動回覆一封信,告知客戶目前無法處理,請客戶聯絡代理人,這時就要用到自動回覆(舊版Outlook稱為自動答錄機)這個功能了。而在我們上一篇文章中,有介紹過如何在寄信時使用讀信回條的設定,但我們在收信時其實也可以設定,故意不傳回讀信回條的(假裝不是已讀不回,是沒有讀啦~)。 有使用過Outlook的人都會喜歡用規則來整理收到的信件吧!這在OWA中也可以設定喔~我們也可以在OWA中對資料夾設定保留原則,來讓資料夾內的信件,在經過設定的時間後,就自動刪除或移動到封存資料夾內。本文將介紹有關資料夾的各種設定。 本文章要介紹如何在Outlook中設定自動回覆、回覆讀信回條和規則、保留原則。在OWA中相同的設定,請參考以下兩篇文章:[Office 365快速上手系列] 在OWA設定自動回覆和"不"回覆讀取回條、[Office 365快速上手系列] 在OWA用規則和保留原則整理信件   自動回覆 1.點選左上角檔案。 2.點選自動回覆。   回覆讀信回條 1.點選左上角檔案>選項。 2.在郵件的追蹤裡面,可選擇是否自動傳送讀信回條,或永遠不傳送讀信回條。   規則 1.點選常用>規則>管理規則及通知。   2.點選新增規則。 3.如想要的規則不在範本中,直接點選下一步。 4.選取條件,注意下方可選擇的項目選擇完畢後,就可直接下一步到完成。   保留原則 1.點選欲設定的資料夾後,上方常用>指定原則。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

[Office 365快速上手系列] Outlook設定檔?資料檔?電子郵件帳戶?

當第一次使用Outlook時,一打開就會請我們設定帳號。但使用上常常不是只要設定這個帳號好了,有些使用者會希望同時在Outlook中檢視自己私人信箱的信件,或是換了一個帳號後,要把舊的信件掛載在新的帳號下,甚至有客戶希望雖然都設定在Outlook中,但兩個帳號分開檢視。 在介紹帳戶如何設定前,要先解釋所謂的設定檔、電子郵件和資料檔的差異。所謂的設定檔,其實有點像是Word開啟Word檔,而Outlook則是開啟設定檔這樣的概念,只是我們沒辦法雙點擊設定檔讓Outlook開啟,一開啟Outlook後它就會直接開啟預設的設定檔。而在設定檔中,有電子帳戶和資料檔兩種資料,電子帳戶就如字面上的意思,是連結電子郵件的資料。而資料檔則是信件的資料,又分成PST和OST,OST是和雲端伺服器同步的資料檔,所以使用Office365的使用者,若是使用Exchange Mode連結都會是OST。PST則是複製伺服器上信件資料的資料檔,所以備份在本機的檔案就是PST的格式。 根據上面的解釋,再回頭看使用者的需求。需要同時在Outlook中檢視自己私人信箱的信件,那就新增電子帳號;需要把舊的信件掛載在新的帳號下,那就新增資料檔;需要兩個帳號分開檢視,那就新增設定檔。以下要開始介紹這些設定方法。   新增設定檔 1.進入控制台>使用者帳戶>Mail(或郵件)。 或是用小圖示的方式檢視,直接選擇Mail(或郵件)。 2.點選顯示設定檔。 3.點選新增。在這裡也可以設定如何開啟設定檔,選擇提示的話,每次開啟Outlook就不會直接開啟預設的設定檔了,而是會讓你選擇要開哪一個設定檔,或是也可以更改預設開啟的設定檔。 4.開始新增後,如果使用Exchange Mode(和雲端同步)的話,直接輸入帳號密碼。 5.等待一段時間後便會自動完成設定。 6.但如果想要用其他方式,如IMAP或POP3,則是要選擇手動設定或其他伺服器類型。 7.選擇POP或IMAP。 8.選擇帳戶類型,輸入郵件伺服器名稱,請參考Office365提供的設定,要注意使用者名稱要符合登入時使用的帳號,最後點選其他設定。 此為Office365官方提供的設定。 9.選擇外寄伺服器,勾選需要驗證。 10.選擇進階,依照Office365官方提供的設定輸入Port號和加密連線類型。 11.在點選下一步前,可先測試帳戶設定。   新增電子郵件帳戶 1.點選左上角檔案。 2.選擇帳戶設定>帳戶設定。 3.選擇電子郵件>新增,之後的步驟就和新增設定檔的第4步開始一樣。   新增資料檔 1.和新增電子郵件一樣,點選檔案>帳戶設定>帳戶設定,但之後選擇資料檔>新增。 2.有兩個動作可做,一是直接按確定建立PST檔,二是選擇一個之前存好的PST檔新增進來。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

[Office 365快速上手系列] 用Outlook2013寄信 全功能解析

有購買Office365進階商務版的客戶,當然就是要下載Outlook來用囉!雖然OWA很方便,但是Outlook中有很多OWA沒有的功能。在看這篇文章前或後,也可以參考[Office 365快速上手系列] 尋找用OWA寄信時的隱藏功能來比對需要的功能。   郵件   通訊錄 除了點選通訊錄外,和OWA一樣點選收件者也可以開啟通訊錄。 在插入群組後點選+號,可以展開群組,看到群組裡包含哪些成員。   附加檔案 相比OWA,2013以前沒辦法選擇OneDrive裡的檔案,但最新的2016可以。   簽名檔 1.點選檔案>選項。 2.點選郵件>簽名。 3.可以新增多個簽名檔,選擇預設使用哪一個,在新增的信件中點選簽名可以選擇其他的簽名檔使用。   指定原則&設定重要性 指定保留原則和設定重要性。   顯示比例 Outlook和OWA不同沒辦法直接用滑鼠滾輪放大,但可以藉由調整比例的方式來放大。   選項   權限 設定此封信的權限。   使用投票按鈕 1.選擇投票選項,或是自訂投票選項。 2.收件者收到後點選藍條投票。 3.會跳出立即傳送或先編輯再傳送的對話框。   儲存寄件備份到 選擇儲存寄件備份的資料夾。   延遲傳送&直接回覆 可以設定寄信的時間和預設回覆收件者。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

[Office 365 快速上手系列] 隨時都可在手機上使用Office365

官方在手機上出了很多App,無論是Iphone還是Android都有,讓您即使不方便使用電腦,也還是可以連線到Office365進行作業。如下圖所示,有收信用的Microsoft Outlook或OWA for Android(or IOS),即時通訊和線上會議用的Skype fo Business,1TB雲端空間OneDrive和Office手機版應有盡有。   Outlook App 1.左上角可列出資料夾,右上角為設定,右下角圓圈為新增郵件,下方從左到右為郵件、行事曆、檔案(附件檔案)和連絡人。 2.點選左上角後,可以點選查看所有資料夾,以列出所有資料夾。   3.這裡教大家一個常用的設定,常用手機收信的人一定都希望收到信後就有通知,但是預設的通知卻只會通知收件匣的信,如果信件有設規則分類到其它資料夾就沒有通知了。要調整這個設定,請點選右上角…>設定。 4.點選通知。 5.將通知設定為All Mail。 6.在下方點選行事曆後,右上方的設定會改變選項,預設是用議程的方式檢視,可以切換為日檢視。   OWA App 1.和Outlook都是收發信件用的App,介面看起來比較像OWA,只能綁訂一個帳號。 左上角一樣是進入資料夾,下方從左到右為郵件、行事曆、連絡人,相比Outlook沒有附件檔案。 2.點選左上角進入資料夾後,可以看到一個齒輪圖案。 3.點選齒輪圖案,可以設定自動回覆和App密碼鎖等是Outlook App沒有的。   OneDrive App 1.一開始登入時請選擇商務用OneDrive。 2.左上角就如同網頁版OneDrive的左方窗格。 3.可以切換檢視別人共用給您的檔案。 4.點選下方的+號,會跳出上傳or建立資料夾。   5.點選上傳,可以從手機中上傳照片。 6.選取檔案後,在上方會出現另外的工具列,從左到右分別是共用、移動、刪除、保持檔案離線、設定。 7.其中共用檔案,可以選擇要在組織內OneDrive中共用,或是用email等方式傳送出去。 8.而設定則是可以更改或檢視檔案的設定。 .   Skype for Business App 1.第一次登入Skype for Business的畫面,如果輸入帳號密碼卻出現錯誤不能登入的話,請點選進階選項。 2.在Autodetect server輸入Sipdir.online.lync.com。 3.要記得輸入完後記得勾選。 4.順利登入後會跳出安全性警告,請勾選永遠信任此憑證後按繼續。 5.一進入後可以看到行事曆中的預定行程和最近即時通訊的紀錄。右上角有會議和連絡人的選項。 6.此為會議的畫面。 7.此為連絡人的畫面,基本上和桌面版Skype for Business完全一樣。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==