Office 365 管理者日誌 (45) 變更SharePoint Designer核准程序Email內容

在自訂工作流程時使用開始核准程序,都會自動有如下圖的內容,寄給被指派核准工作的人。 雖然這樣就不用再寄信通知使用者去核准,但信件內容卻不一定符合我們的需求。 例如此封信件中,就不能直接連到點選核准的頁面,對使用者來說很不方便。 本篇文章將介紹,如何自訂這封email的內容,以及如合讓使用者直接連到核准頁面。   1.點選該核准程序的名稱。 2.進入該程序後,點選變更單一工作的行為。 3.點選第一項以電子郵件傳送工作通知給目前工作:指定給。 4.將主旨和內文改成自己想要的樣子。反白欲加入超連結的字後,點選插入超連結,點選網址欄中的...瀏覽。 5.資料來源選擇目前工作:職務代理人核准,來源的欄位選擇Form_URN。 6.完成後,被指派工作的人收到的信件就變成如下圖,點選此頁面的超連結後,直接就可以點選核准或拒絕了。 7.另外在此核准程序中的信件通知,也都可以依照上述方式更改。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (31) 在SharePoint Online實作請假流程

在Office 365 管理者日誌 (27) 使用SharePoint Designer自訂工作流程中,只介紹了基本編輯工作流程的方法,這篇文章要開始挑戰稍難一點的部分了。假定的請假流程如下,每位員工在請假時需要有職務代理人,請假時要先經過職務代理人同意,然後由自己部門的經理同意,最後由老闆同意。但是每位員工的職務代理人和經理都不相同,這時要怎麼做呢?以下就要教各位動態指派核准者的方法。 建立對照表 1.新增自訂清單。 2.進入清單後點選編輯。 3.在標題列右方點選+號,選擇個人或群組,建立職務代理人、經理、申請人三個項目。 但是!能在這裡可以進行更動的部分相當少,竟然連刪除都不行~ 不過這裡的介面比較方便,新增後能直接看到最後成果。 如果想要更動比較細部的部分(或是跟我一樣...只是想刪除不小心新增錯的),請參考第四步驟。 4.在網站內容的頁面,對應用程式點選…>設定。 5.進入設定中,可以編輯欄順序。 6.點選欄位名稱,可以編輯此欄位是否必填,也能刪除手動新增的欄位(預設欄位無法刪除)。 7.編輯好欄位後,在此清單中新增幾筆資料。   編輯表單 新增表單庫,開啟InfoPath Designer設計表單。 請參考Office 365 管理者日誌 (25) 使用SharePoint實作單一核准者的電子簽呈。 下圖是我設計的請假表單提供大家參考。 加碼教學InfoPath中的計算值使用方式。 如上圖中我想要自動加總請假時數顯示在下方的欄位中,這時就需要用到計算值了。 1.點選控制項中的計算值。 2.點選該控制項右鍵>計算值內容。 3.點選函式符號,如圖插入欄位後輸入+。 (一開始我以為要用函式中的sum搞了好久,結果原來是我自己想得太複雜了,只要+就好啦~)   編輯工作流程 開啟SharePointDesigner編輯工作流程。 請參考Office 365 管理者日誌 (27) 使用SharePoint Designer自訂工作流程。 這次的工作流程圖如下。 和上一次的差別只在選擇核准程序的負責人時,不是指定特定人士。 而是選使用者的工作流程查閱,要求系統向剛剛建立的對照清單查詢。 此工作流程的邏輯如下。 當使用者A在表單庫新增表單後,該表單的修改者也會是A。 當A=對照表中的申請人,工作流程變會擷取和申請人同列的職務代理人為負責人。 另外在指派電子郵件收件者時,也是用一樣的方法。 但是在選擇欄位回傳的格式時,要選擇電子郵件地址。 如此一來便能做出動態指派核准負責人的工作流程了。 可能有些人會覺得奇怪,為什麼是修改者不是建立者?為什麼是顯示名稱不是使用者識別號碼?因為我測試的結果就是新增表單後,建立者的欄位是空的,修改者欄位才有資料。使用者識別號碼不成功,顯示名稱才成功啊~所以我也不知道為什麼,這方面還要再繼續研究!   參考資料: https://www.youtube.com/watch?v=Vhwz_OJkP8g   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (27) 使用SharePoint Designer自訂工作流程

在上一篇簡易的多層簽核設定中,雖然我們能做到多層簽核了,但應該會發現有點不方便的地方是,只能設定在開始和結束時寄信通知。為了使工作流程更加便利好用,我開始研究自訂工作流程的方法,進而發現到用SharePoint Designer編輯工作流程,除了寄信通知外還可以達到其他非常複雜的要求,但這篇文章只先暫時解釋基本的編輯方法,後續要如何寫出更符合客戶要求的工作流程,還有待努力測試與研究。   自訂工作流程 1.請至微軟官方下載中心下載SharePoint Designer,並更新至SP1。 假如未更新至SP1,會導致開Office365網站時跳出沒有權限的錯誤。 https://www.microsoft.com/zh-tw/download/details.aspx?id=42015 2.打開SharePoint Desinger,開啟Office365的網站。 3.在左方導覽中點選清單組件庫,點選上方SharePoint清單或文件庫新增應用程式,或直接點兩下現有應用程式的名稱。 4.進入編輯該應用程式的頁面後,可以看到工作流程這個項目,點選新增。 5.在新增時平台類型要選擇SharePoint2010工作流程,不然無法直接使用核准流程的選項。 6.進入編輯工作流程的階段,最常使用到的就是上方插入區塊的選項。 7.在本篇文章的範例,在動作中,我使用到設定工作流程狀態、傳送電子郵件和開始核准程序。   8.在條件中,我使用到任何值等於任何值。 9.以下是我編輯的工作流程範例,共有三個步驟。 步驟1: 插入動作設定工作流程狀態,手動輸入未開始三個字。 插入動作開始核准程序,編輯程序名稱,指定兩位核准負責人。 注意此地方不用再特意以電子郵件通知,因為核准程序中已經包含電子郵件通知的工作。 步驟2: 插入條件若任何值等於值,點選任何值,在資料來源選擇工作流程變數與參數,來源的欄位選擇變數:IsItemApproved。 插入動作設定工作流程狀態,手動輸入核准中三個字。 插入動作開始核准程序,編輯程序名稱,指定一位核准負責人。 插入Else-If分支。 插入動作設定工作流程狀態,選擇已拒絕。 插入動作傳送電子郵件,選擇使用者的工作流程查閱...,來源的欄位選擇修改者。 步驟3: 插入條件若任何值等於值,點選任何值,在資料來源選擇工作流程變數與參數,來源的欄位選擇變數:IsItemApproved1。 插入動作設定工作流程狀態,選擇已核准。 插入動作傳送電子郵件,選擇使用者的工作流程查閱...,來源的欄位選擇修改者。 插入Else-If分支。 插入動作設定工作流程狀態,選擇已拒絕。 插入動作傳送電子郵件,選擇使用者的工作流程查閱...,來源的欄位選擇修改者。 10.在編輯的過程中,可以對條件或動作按右鍵,選擇上下移動或複製貼上。 11.最後案右上角的發佈。 12.此工作流程大致上和簡易設定中的相同,只是多了寄信通知的程序,若要知道操作程序可參考上一篇。 http://office365.miniasp.com/post/Office-365-管理者日誌-使用SharePoint實作簡易的多層簽核   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==