[Office 365 快速上手系列] 商務用OneDrive如何與客戶共用檔案

使用OneDrive存放檔案非常方便,只要有網路隨時隨地都可以取得檔案,不需要再連VPN回公司或是用隨身碟來存放檔案,避免了搞不清楚哪個檔案是最新版的問題,也節省許多複製來貼上去的時間。而檔案除了與公司內的人共用外,有時也需要傳給客戶看,甚至是和客戶憶起編輯檔案,這時操作方法和公司內共用就有一點不同喔~ 雖然本部落格在之前已經發過類似的文章,也就是[Office 365 快速上手系列] 商務用OneDrive 使用方式此篇,但由於Office365一直都在改版,介面常常過幾個月後就不同了,圖片的參考性也就大幅降低,因此這篇文章中用最新介面的圖片來重新介紹。   使用Email傳送OneDrive中的檔案 此功能只有OWA(網頁版)和Office2016才有,Office2013以下都沒辦法在附加檔案時,直接選擇OneDrive中的檔案,但如果有在本機電腦中同步OneDrive(可參考[Office 365 快速上手系列] 商務用OneDrive 設定此篇文章),還是可以用像是附加本機檔案中的方式來附加OneDrive中的檔案。 Office2016 1.在新信件中點選插入>附加檔案>瀏覽Web位置>OneDrive。 2.打開的資料夾位置位於網路上。 3.點選附加檔案右邊的箭頭,可以將附件檔型式改為附加為複本(即是普通的附件檔無共用功能),或是變更權限。 OWA 1.點選附加檔案。 2.除了自己OneDrive中的檔案外,也可選擇與我共用中的檔案,或是和群組有關的檔案。(關於群組可參考[Office 365 快速上手系列] 在OWA中處處可見的群組究竟是?此篇文章) 3.選完欲共用的檔案後,會跳出以下兩種選擇。 4.選擇附加為OneDrive檔案的話,對方收到的信會如下圖是一個連結,收件者可以看到最新的變更,也能夠編輯此檔案。要注意的是組織外的人無法開啟。 5.選擇附加為複本時,對方就會收到和平常一樣的附件檔,即使對方編輯了也完全是另一個檔案,無法影響到寄件者原本的檔案。   使用OneDrive共用檔案 那如果想要組織外的人也能參與共同編輯,該怎麼辦呢?雖然可以做到,但目前還無法直接在寄出Email時設定,只能使用OneDrive中的共用功能,相比直接寄信來說,多了要產生連結和複製連結再寄信的幾個步驟。 1.在OneDrive中,對欲共用的檔案點選…>共用。 2.點選取得連結,選擇編輯連結-不需登入,依情況可設定到期日,複製該連結給欲共用的對象。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (44) 員工離職了Office365該如何處理?

雖然不是天天都有員工離職,但若是使用Office365持續1、2年,要處理員工離職這件事是難免的。 如果是單純員工離職,依照需求備份資料後,將授權移除即可。 備份資料可能需要直接登入使用者的帳號,可參考Office 365 管理者日誌 (40) 讓管理者重設你的密碼此篇文章更改密碼後登入。 移除授權可參考Office 365 管理者日誌 (22) 購買Office365後如何啟動序號並套用授權此篇文章,在套用授權時不勾選任何授權即可。 另外一個狀況是員工離職後,有新員工進來補,這又產生兩種狀況。 一是幫新員工創立新的帳號,二是讓新員工使用舊員工的帳號。   如果是建立一個新的帳號,首先要記得給新帳號套用授權,然後依需求匯入舊員工的資料。 而如果是二,帳號名稱卻還是舊員工的名字,這樣可能不太人性。 可以參考以下的方法,更改登入帳號名稱。 1.進入Office365系統管理中心,點選使用者>作用中的使用者,勾選欲更改名稱的使用者,點選右方窗格中的編輯。 2.更改使用者名稱,當然也可以順便將其他資料也一起更改為新員工的資料。   但不論是哪一種,可能還是會有人寄信給舊員工,這時就要設定轉寄或別名。 設定轉寄可參考Office 365 管理者日誌 (9) 郵件規則設定此篇文章。 在選擇收件者時,檢查名稱可輸入非作用中的帳號,按Enter鍵後便會進入新增欄位中。 設定別名請參考以下步驟。 1.進入Office365系統管理中心,點選使用者>作用中的使用者,勾選欲更改名稱的使用者,點選右方窗格中主要電子郵件旁的編輯。 2.點選新增。 3.輸入別名。(沒辦法輸入其他有在作用中的Email名稱)   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

[Office 365快速上手系列] 用Outlook2013寄信 全功能解析

有購買Office365進階商務版的客戶,當然就是要下載Outlook來用囉!雖然OWA很方便,但是Outlook中有很多OWA沒有的功能。在看這篇文章前或後,也可以參考[Office 365快速上手系列] 尋找用OWA寄信時的隱藏功能來比對需要的功能。   郵件   通訊錄 除了點選通訊錄外,和OWA一樣點選收件者也可以開啟通訊錄。 在插入群組後點選+號,可以展開群組,看到群組裡包含哪些成員。   附加檔案 相比OWA,2013以前沒辦法選擇OneDrive裡的檔案,但最新的2016可以。   簽名檔 1.點選檔案>選項。 2.點選郵件>簽名。 3.可以新增多個簽名檔,選擇預設使用哪一個,在新增的信件中點選簽名可以選擇其他的簽名檔使用。   指定原則&設定重要性 指定保留原則和設定重要性。   顯示比例 Outlook和OWA不同沒辦法直接用滑鼠滾輪放大,但可以藉由調整比例的方式來放大。   選項   權限 設定此封信的權限。   使用投票按鈕 1.選擇投票選項,或是自訂投票選項。 2.收件者收到後點選藍條投票。 3.會跳出立即傳送或先編輯再傳送的對話框。   儲存寄件備份到 選擇儲存寄件備份的資料夾。   延遲傳送&直接回覆 可以設定寄信的時間和預設回覆收件者。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (16) 從Gmail移轉至Office365 Email篇

移轉前設定 1.在Office365新增使用者並要套用信箱功能的授權。 先新增使用者的話,在新增網域時可以直接套用在全部使用者上。 2.進入Offfice365系統管理中心>網域>新增網域,依照指示驗證網域,先不需要完成第三步驟。 3.建立要移轉的Gmail信箱清單。 移轉檔案格式為CSV檔,欄位如下。 EmailAddress UserName Password Office365的電子郵件地址 Gmail信箱的登入名稱 Gmail信箱的密碼 最多可包含50000個信箱、最大10MB。 由於需要知道密碼,建議使用管理員權限重設密碼。   GoogleApps設定 GoogleApps若啟動雙重驗證,或是不允許安全性較低的應用程式,移轉皆會失敗。 請取消雙重驗證,並確認每個使用者允許安全性較低的應用程式。 1.點選右上角圓形>我的帳戶。 2.點選已連結的網站與應用程式。 3.開關在右方為允許。   開始移轉 1.進入Exchange系統管理中心>收件者>移轉>…(更多)>移轉端點。 2.點選+(新增)>IMAP,在IMAP伺服器輸入imap.gmail.com,其餘設定不變,最後設定移轉端點名稱。 3.+(新增)>移轉至Exchange Online。 4.選擇IMAP移轉>選擇先前建立好的移轉檔案>選擇移轉端點>移轉設定接受預設>設定移轉批次名稱和排除資料夾>自動啟動批次>新增。 5.點選批次移轉後,在右方窗格點選檢視詳細資料。 6.如有狀態為失敗的項目,可以在右方窗格中看到失敗的原因。 7.確認狀態為已同步處理。   8.修改DNS上MX紀錄的TTL為3600秒或以下,以減少電子郵件延遲狀況(可省略)。 9.回到Office365管理中心>網域>修正問題>更改DNS的MX紀錄。 10.至少執行72小時批次轉移後刪除批次轉移。   移轉結果 Gmail中的標籤系統是無法移轉過來的,全部的信都會在收件匣中。 另外可以看到一個名為Gmail的資料夾,請點圖中紅框的部分展開它。 Gmail時期的寄件備份能在這裡能找到。 之前在Gmail中被封存的郵件,則會在全部郵件的資料夾中。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==