Office 365 管理者日誌 (74) 使用工作流程編輯複數清單項目

在Office 365 管理者日誌 (73) SharePoint自訂快速步驟提到,本來想透過自訂按鈕來做每個月的清單重置,但因為工作流程只能套用在一個項目上無法達成目標。經過查詢後,目前網路上都推薦此文章中使用的方法,http://sharepointsolutions.blogspot.tw/2008/05/looping-through-items-in-sharepoint.html,要編輯複數的工作清單項目,要使用不只一個工作流程。我最後要達成的效果是,在要進行每月重置的清單中,點選自訂的按鈕後,每個項目的指定欄位都會變為0。   1.建立一個新的名為Loop的清單。 2.在要執行編輯複數清單項目的清單中,建立一個新的欄位名為Processed,類行為是/否,設定預設值為否。 3.在名為Loop的清單中建立以下工作流程。 插入若目前項目欄位值等於,選擇建立者,點選等於,修改成不是空的。 插入更新清單項目,設定當要執行編輯複數清單項目的清單中欄位Processed=否,將值該為是。 差入核心動作中的暫停期間,設定為2分鐘。 2.在要執行編輯複數清單項目的清單中,建立以下工作流程。 建立新項目在Loop清單。 過了2分鐘後,刪除此項目。 3.在原本的每月重置按鈕,改為以下的工作流程。每月重置的按鈕新增方法請參考Office 365 管理者日誌 (73) SharePoint自訂快速步驟。 建立新項目在Loop清單中。   結果展示 1.按下每月重置的按鈕後,Loop清單會自動建立項目。 2.經過一段時間後,又會自動把項目刪除,只留下最一開始的紀錄。 3.回到要執行編輯的清單中,值已經都被設為0了,但會多出兩個欄位,可以進清單顯示中修改為不顯示。   參考資料:http://sharepointgypsy.blogspot.tw/2011/01/sharepoint-designer-workflows-2.html   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (73) SharePoint自訂快速步驟

什麼是快速步驟?其實就是自訂一個按鈕,點選後會自動幫你做設定好的事情,由於要做什麼事是用工作流程設定的,所以也可以做到很複雜的事。本來是想要每個月把清單內容全部重置用的,最後卻發現快速步驟沒辦法全選項目後啟動,只能單一項目套用,不過把它當成啟動某工作流程的按鈕來用也是不錯的,至於要怎麼把清單中全部的項目都重置,就還要另外再研究了~   1.點選上方清單>自訂清單中的新增快速步驟。 2.點選是或允許的話,就會自動開啟SharePoint Designer。 3.SharePoint Designer開啟後,會跳出新增按鈕的畫面,選擇要設定在此按鈕上工作流程的類型,按鈕的名字和圖案。 4.做好上述設定點選確定後,畫面會自動跳到文自行設計工具,開始編輯工作流程。 5.在這裡示範的設定是,將所有項目的值設為0。設定完成後點選發佈。 6.回到清單中,在上方的項目>快速步驟中,就可以看到剛剛設定的按鈕了。勾選某項目後點選快速步驟,會出現快速步驟的欄位。 7.如果不想要有快速步驟的欄位顯示的話,要到清單>修改檢視中修改。 8.清除該欄位顯示的勾選後點選確定。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (72) InfoPathDesigner設計清單小技巧之二

在InfoPath中,如果希望某一格不能由使用者亂填,要直接抓取當前使用者且不能更改要怎麼做呢?在Office 365 管理者日誌 (61) InfoPathDesigner設計清單小技巧介紹過一個方法,是使用userName()抓取登入帳號,再擷取@之前的字。但有時帳號名稱不符合需求,有人希望是抓取該帳號的顯示名稱的話又該如何做呢?   設定���料連線 1.點選上方的資料>資料連線。 2.點選新增。 3.點選建立新連線至>接收資料。 4.點選SOAP Web服務。 5.輸入https://組織名稱.sharepoint.com/_vti_bin/UserProfileService.asmx?WSDL 6.選擇GetUserProfileByName。 7.之後的設定不用變動,一直按下一步到完成。   設定欄位預設值 1.點選要設定的欄位後,點選上方的內容,勾選唯獨,點選預設值。 2.點選fx函式按鈕。 3.點選插入欄位或群組。 4.點選顯示進階檢視。 5.在欄位的下拉式選單中,選擇GetUserProfileByName(次要),點選圖中該位置的Value欄位後,然後點選篩選資料。 6.點選新增。 7.左方選擇Value,右方選擇鍵入文字後,輸入PreferredName。 8.最後一直點選確定就完成囉~   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (70) OneDrive也可以使用資訊版權管理(IRM)

在Office 365 管理者日誌 (69) 設定資訊版權管理 保護SharePoint中的檔案介紹過如何啟動SharePoint Online的資訊版權管理(IRM),由於OneDrive也是SharePoint Online架構下的服務,所以只要SharePoint Online有啟動IRM,OneDrive當然也是能使用的。此篇文章要介紹在哪裡設定OneDrvie的IRM,還有管理員如何幫使用者設定OneDrive的IRM。   如何設定OneDrive的IRM? 1.進入OneDrive後,點選右上角的齒輪圖案>網站設定。 2.進入網站設定後,再點選右上角的齒輪圖案>網站內容。 3.點選名為文件的文件庫…>設定。 4.點選資訊版權管理。 5.勾選限制在此OneDrive下載的權限,設定標題與描述,點選顯示選項,編輯IRM的設定。 6.無論有沒有編輯的權限,都無法在瀏覽器中編輯,只能選擇直接從Word中開啟或是下載該檔案(差異就是編輯檔案後,會不會同步到OneDrive上),如果在OneDrive更動了共用權限,下載下來的檔案也會同步喔! 7.沒有編輯權限的人,雖然可以編輯共用,但要求還是會傳給擁有者同意。(此範例檔案擁有者為Ann,共用檔案給Eddie有檢視權,Eddie編輯共用邀請Stevie後,Ann便會收到此封通知信)   管理員如何幫使用者設定OneDrive的IRM? 如果組織中的使用者很少,可以考慮用Office 365 管理者日誌 (8) 備份組織中所有OneDrive檔案中的更改OneDrive存取權限,讓管理員在不登入使用者的帳號下,擁有使用者的OneDrive的完整存取權後,幫使用者設定OneDrive的IRM。 但如果組織中的使用者很多,總不可能一個一個設定了吧?還好微軟有提供寫好的PowerShell檔,只要根據指示更改PowerShell指令其中的幾個項目就可以使用。 1.下載SharePoint Online Client Components SDK和SharePoint Online Management Shell。 2.自動匯出所有使用者OneDrive的URL。 請參考https://technet.microsoft.com/en-us/library/jj585031.aspx#BKMK_SharePointOnline此篇文章中的SharePoint Online and OneDrive for Business: IRM Configuration>Configuring IRM for OneDrive for Business>Additional script to output all OneDrive for Business URLs to a .CSV file,複製官方提供的PowerShell指令,改掉其中的SharePoint系統管理中心網址和全域管理員帳號。 3.注意執行的時候要用系統管理員的身分,不然載入模組會失敗,我使用的方法是先以系統管理員身分執行Windows PowerShell ISE,用ISE開啟PowerShell檔後執行。 4.請參考同篇文章中的Configuration for administrators,一樣複製內容後更改其中的SharePoint系統管理中心網址、全域管理員帳號、OneDrive的URL(用尋找取代編輯剛剛匯出csv檔就可使用了),還要把文件庫名稱改成中文的文件。 5.找到檔案中以下的部分,是設定資訊版權管理的地方,依據需求設定。 下圖為自製的指令和設定的對照表。 更改完檔案後,一樣記得要以系統管理員身分執行PowerShell檔案,不然會因為模組無法載入而執行失敗。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (69) 設定資訊版權管理 保護SharePoint中的檔案

在Office 365 管理者日誌 (68) 啟動Office365的版權管理 設定自動加密信件中,提過了如何開啟Office365中的版權管理服務,並結合Exchange Online自動加密信件,同樣的RMS也可以結合SharePoint Online來保護裡面的檔案。SharePoint的文件庫或清單通常都已經設定好存取權了,但是檔案被下載下來後,SharePoint不就管不到了嗎?這時版權管理就派上用場了,SharePoint中的IRM,可以設定檔案被下載時自動加密,所以即使檔案離開了SharePoint,也還是保有SharePoint設定的存取權限。   如何讓SharePoint Online可以使用IRM的功能? 和Exchange Online要用PowerShell才能啟動相比起來簡單多了,只要使用圖形介面就可以啟動。 1.進入SharePoint系統管理中心>設定。 2.往下拉找到資訊版權管理,點選使用設定中指定的IRM服務,點選重新整理IRM設定,最後記得按儲存喔!   如何設定單一文件庫或清單的資訊版權管理? 1.進入文件庫或清單的設定頁面,可以從網站內容找到該文件庫點選…>設定。 或是進入文件庫後,點選上方的文件庫>文件庫設定。 2.點選權限與管理下的資訊版權管理。 3.勾選限制在此文件庫下載的權限,設定標題與描述,點選顯示選項。 4.依據需求設定。 5.設定完畢後,可以下載該文件庫中的檔案,來確認看看是否在上方有顯示被權限原則所保護。   SharePoint和IRM的權限對應請參考下圖。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (62) SharePoint自訂工作流程 運用更新清單項目

由於有客戶希望,在SharePoint中建立一份講師清單,裡面紀錄老師的一些資訊,以及能統計每位老師上課時數的欄位,上課時數的資料來源,是在申請該老師來上課確定後自動加總上去。 首先我用Excel建立了講師清單的表格,然後匯入SharePoint清單中。方法請參考Office 365 管理者日誌 (55) 將資料從Excel匯入Sharepoint Online清單。 再來利用InfoPath Designer設計申請講師的清單。方法請參考Office 365 管理者日誌 (61) InfoPathDesigner設計清單小技巧。 我們的目的就是把申請講師的清單中,相同老師並且已被核准的上課時數,加總到講師清單中的上課時數裡。   下圖是這次設計的工作流程,核准的過程是用之前教過的動態指派核准者。方法請參考Office 365 管理者日誌 (31) 在SharePoint Online實作請假流程。 在最終的主管核准後紅框的部分,就是此篇文章的重點。   1.需要用到清單動作中的更新清單項目,以及核心動作中的執行計算。    2.執行計算時,要將目前項目的上課時數(=申請講師所填寫的上課時數)。 3.加上講師清單中的之前累積的上課時數,條件是申請講師時的講師姓名(設計清單時用下拉式選單模式所以是回傳識別碼)=講師清單中的識別碼。 4.最後輸出至變數,可以選擇系統自動建立的變數計算,也可以使用自己建立的新變數。 5.在更新清單項目中,尋找清單項目條件與上面一樣,點選新增。 6.設定上課時數=工作流程變數與參數中剛剛的變數。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (61) InfoPathDesigner設計清單小技巧

在之前的兩篇文章裡,有稍微提過一些InfoPathDesigner的使用方法。 Office 365 管理者日誌 (25) 使用SharePoint實作單一核准者的電子簽呈 Office 365 管理者日誌 (31) 在SharePoint Online實作請假流程 而這次為了客戶的需求設計的清單,在這之中用到幾個之前沒提過的小技巧,在這篇文章中也分享給大家。 需求如下。 1.申請人姓名希望不能由使用者亂填,要直接抓取當前使用者且不能更改。 2.講師姓名的控制項是一個下拉式選單,且選項要從另一個清單中的欄位抓取。 3.標題的部分和申請人姓名一樣,要設定為唯讀,內容為申請人姓名+申請老師+講師姓名。   申請人姓名希望不能由使用者亂填,要直接抓取當前使用者且不能更改。 1.選取該控制項後,點選內容,勾選唯讀,使用者就不能更改其內容了,然後點選預設值。 2.點選fx圖式。 3.點選插入函數,設定預設值為substring-before(substring-after(userName(), "i:0#.f|membership|"), "@")。 4.在選取函數時可以看到函數的功能說明。 因為使用userName()抓出來的當前使用者,會顯示i:0#.f|membership|admin@網域名... 所以用substring-after(),把i:0#.f|membership|去掉,再使用substring-before()把@後面去掉。   講師姓名的控制項是一個下拉式選單,且選項要從另一個清單中的欄位抓取。 1.在常用>控制項中,點選下拉式清單方塊。 2.點選從SharePoint清單查詢選項,選擇資料來源的清單和欲抓取資料的欄位。   標題的部分和申請人姓名一樣,要設定為唯讀,內容為申請人姓名+申請老師+講師姓名。 其中講師姓名的部分,由於是從別的清單中抓取資料,單純抓取此清單中的講師姓名欄位,只會顯示辨識碼。 為了要顯示老師的姓名,要用進階的設定方式,如果沒有進行過上面第二項的設定,是抓取不到資料的喔~ 1.點選插入欄位或群組。 2.點選顯示進階檢視。 3.上方的清單預設顯示當前的清單(=主要資料),請更換為講師清單(=次要資料),點選講師清單中的姓名欄位,然後再點選篩選資料。 4.點選新增。 5.左方選擇講師清單中的識別碼,右方選擇選取欄位或群組。 6.將上方的清單更換為主要資料,點選其中的講師姓名欄位。   其他 上課時數是文字方塊並設定資料格式為數字。 上課主題是單純的文字方塊。 課內容的控制項,使用的是RTF文字方塊,才能輸入多行文字。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (59) SharePoint清單與Access資料庫間的匯入匯出

之前在Office 365 管理者日誌 (55) 將資料從Excel匯入Sharepoint Online清單中,介紹過SharePoint清單與Excel間的轉換,但Excel只有單向同步,而這篇文章中要教的Access,和SharePoint間可以雙向同步。對於資料存在Excel的客戶,卻有需要雙向同步的話,將資料在Access和Excel間轉換其實很快速,對於資料本來就在Access的客戶當然是更加有利啦~ 這篇文章要介紹以下三種方法,將資料在SharePoint清單與Access間做轉換。 1.使用Access,將Access的資料匯出至SharePoint清單(沒有同步)2.使用Access,將SharePoint清單匯入至Access(雙向同步)3.使用SharePoint,將SharePoint清單匯出至Access(雙向同步) 無論是哪一種方法,只要有相關聯欄位的清單,都會一併做匯入匯出的動作。 資料在Access的客戶,請先做1再做2 or 3。資料已在SharePoint清單的客戶,可以做2 or 3,變成用Access管理。   使用Access,將Access的資料匯出至SharePoint清單(沒有同步) 1.對資料表點選匯出>SharePoint清單。 2.在指定SharePoint網站點選網站,或是自行輸入網址,然後輸入要建立的清單名稱(無法匯出至已存在的清單)。 3.在這裡可以勾選儲存匯出步驟,甚至可以和Outlook結合,建立週期性的工作。 4.儲存匯出後,在外部資料>儲存的匯出中可以看到此工作。 5.但要注意再次執行這項工作的話,由於無法匯出至已存在的清單,所以結果會是再新增另一個清單庫。   使用Access,將SharePoint清單匯入至Access(雙向同步) 1.在Access點選建立>SharePoint清單>現有SharePoint清單。 2.在指定SharePoint網站點選網站,或是自行輸入網址,點選"以建立連結資料表的方式,連結至資料來源"。 3.勾選欲匯入的清單名稱。   使用SharePoint,將SharePoint清單匯出至Access(雙向同步) 1.在SharePoint清單中,點選上方的清單>在Access中開啟。 2.指定舊的資料庫檔案,或是新的資料庫檔案欲儲存的位置,勾選連結至SharePoint網站上的資料。 3.完成後,雖然我們只在一個清單上做匯出,但可以看到有相關聯的清單也一併匯出了。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (55) 將資料從Excel匯入Sharepoint Online清單

使用自訂工作流程控制清單中的資料,可以做非常多好用的功能,但萬一資料很多,難道要一筆一筆輸入嗎!?其實如果舊有資料能轉成Excel的格式,那就能使用Excel直接匯入SharePoint Online中喔!而且還能達到同步線上清單與Excel的效果(雖然只有單向啦~只能更改SharePoint後同步至Excel)。   1.首先當然要有一個Excel資料表,然後選取要匯入的範圍,點選插入>表格。 2.確定有勾選有標題的表格。 3.點選表格中隨便一格,會出現資料表工具,點選設計>匯出>匯出表格至SharePoint清單。 4.輸入SharePoint網址,如果要同步SharePoint清單中的內容至Excel,就要勾選建立唯獨連線至新SharePoint清單,在名稱中輸入欲建立的清單庫名稱(不能和現有的重複)。 5.確認資料類型無誤。 6.完成後,可以直接到該網站檢視。 7.或是在設計的外部表格資料中點選以瀏覽器開啟,也可以直接到該線上清單。 8.一進入清單中,狀態會在編輯中,如沒有要編輯,記得點選停止。 9.在SharePoint中更改資料後,要按重新整理才能將資料同步下來。 10.或是點選內容。 11.點選連線內容。 12.視情況勾選啟用幕後執行更新作業和開啟時自動更新。 13.如不想在同步資料,點選取消連結即可。   而反過來要從SharePoint清單匯出至Excel更容易唷! 1.在SharePoint清單中點選上方的清單>匯出至Excel。 2.開啟iqy檔。 3.對Excel跳出的警告點選啟用。 開啟的表格就已經是單向同步的檔案了。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==