Office 365 管理者日誌 (61) InfoPathDesigner設計清單小技巧

在之前的兩篇文章裡,有稍微提過一些InfoPathDesigner的使用方法。 Office 365 管理者日誌 (25) 使用SharePoint實作單一核准者的電子簽呈 Office 365 管理者日誌 (31) 在SharePoint Online實作請假流程 而這次為了客戶的需求設計的清單,在這之中用到幾個之前沒提過的小技巧,在這篇文章中也分享給大家。 需求如下。 1.申請人姓名希望不能由使用者亂填,要直接抓取當前使用者且不能更改。 2.講師姓名的控制項是一個下拉式選單,且選項要從另一個清單中的欄位抓取。 3.標題的部分和申請人姓名一樣,要設定為唯讀,內容為申請人姓名+申請老師+講師... [More]

Office 365 管理者日誌 (59) SharePoint清單與Access資料庫間的匯入匯出

之前在Office 365 管理者日誌 (55) 將資料從Excel匯入Sharepoint Online清單中,介紹過SharePoint清單與Excel間的轉換,但Excel只有單向同步,而這篇文章中要教的Access,和SharePoint間可以雙向同步。對於資料存在Excel的客戶,卻有需要雙向同步的話,將資料在Access和Excel間轉換其實很快速,對於資料本來就在Access的客戶當然是更加有利啦~ 這篇文章要介紹以下三種方法,將資料在SharePoint清單與Access間做轉換。 1.使用Access,將Access的資料匯出至SharePoint清單(沒有同步)2.使用Ac... [More]

Office 365 管理者日誌 (55) 將資料從Excel匯入Sharepoint Online清單

使用自訂工作流程控制清單中的資料,可以做非常多好用的功能,但萬一資料很多,難道要一筆一筆輸入嗎!?其實如果舊有資料能轉成Excel的格式,那就能使用Excel直接匯入SharePoint Online中喔!而且還能達到同步線上清單與Excel的效果(雖然只有單向啦~只能更改SharePoint後同步至Excel)。   1.首先當然要有一個Excel資料表,然後選取要匯入的範圍,點選插入>表格。 2.確定有勾選有標題的表格。 3.點選表格中隨便一格,會出現資料表工具,點選設計>匯出>匯出表格至SharePoint清單。 4.輸入SharePoint網址,如果要... [More]

Office 365 管理員日誌 (53) 禁止使用者寄出公司機密文件

公司都不希望重要文件,讓員工隨意的使用Email寄出。在Exchange Online中有一個資料外洩防護(Data loss prevention)的功能,也就是大家常聽到的DLP,在Exchange Online Plan 2當中才有,它可以偵測出郵件中特定的內容,例如VISA卡號、身分證字號等,在使用者要寄出這些內容時,就可以禁���寄出或是要回報主管才可寄出。但其實它也可以做到偵查出特定格式的附件檔,例如履歷表、報價單、公司內部使用的特定表格等等。當然使用者若不是使用公司的Email寄出,這個功能就沒有用囉!但對於防止沒有太多資訊知識的使用者還是綽綽有餘(如果需要更加強大的功能來保護機密資... [More]

[Office 365 快速上手系列] 用Office Online開啟本機檔案

Office Online是個很方便的服務,就算電腦上沒有安裝Office 的應用程式也能透過網頁瀏覽器的方式使用Word、Excel、PowerPoint跟OneOnte。但有一個小遺憾,我們無法用Office Online直接開啟本機的檔案,只能將檔案上傳至OneDrive後才能編輯。不過其實Chrome有一個好用的外掛,可以讓我們使用Office Online直接開啟本機檔案。   這個外掛就叫做Office Online。 https://chrome.google.com/webstore/detail/office-online/ndjpnladcallmjemlbaeb... [More]

[Office 365 快速上手系列] OneNote好用功能介紹 整合功能和歷程記錄

習慣使用OneNote筆記後,發現除了筆記的基本功能外,還有整合其他Office365的服務,讓寫好的筆記可以方便分享,另外也有歷程記錄方便共同作業。 例如直接按電子郵件頁面,就能透過Outlook寄信出去。   結合行事曆 可以插入在行事曆中的會議資訊。 1.點選常用>會議詳細資料,可以立即點選今天的會議。 2.或是選擇另一天的會議 3.插入後如下圖。   結合工作 1.點選常用>Outlook工作,可選擇預設時間或自訂時間。。 2.設定主旨、日期、提醒等後,按儲存並關閉。 3.在OneNote中會有工作的圖示。 4.點選一下後,會變成勾勾,表示... [More]

[Office 365 快速上手系列] 商務用OneDrive如何與客戶共用檔案

使用OneDrive存放檔案非常方便,只要有網路隨時隨地都可以取得檔案,不需要再連VPN回公司或是用隨身碟來存放檔案,避免了搞不清楚哪個檔案是最新版的問題,也節省許多複製來貼上去的時間。而檔案除了與公司內的人共用外,有時也需要傳給客戶看,甚至是和客戶憶起編輯檔案,這時操作方法和公司內共用就有一點不同喔~ 雖然本部落格在之前已經發過類似的文章,也就是[Office 365 快速上手系列] 商務用OneDrive 使用方式此篇,但由於Office365一直都在改版,介面常常過幾個月後就不同了,圖片的參考性也就大幅降低,因此這篇文章中用最新介面的圖片來重新介紹。   使用Email傳送On... [More]

[Office 365 快速上手系列] 桌面版Excel 禁止他人編輯特定儲存格

在Office365中使用Office系列,對使用者來說共同編輯這個功能是最吸引人的。關於共同編輯可參考[Office 365 快速上手系列] Office 365 文件共用與共同編輯此篇文章。在共同編輯時,尤其是在填Excel表格時,有時只希望其他使用者編輯特定的儲存格,有些儲存格完全不能讓其他人變動內容,這時要怎麼做呢?本篇文章要教各位如何使用Excel中保護工作表這個功能。   1.點選上方功能列中的校閱>允許使用者編輯範圍。 2.點選新範圍。 3.取一個易辨識的名稱,點選參照儲存格中右方的按鈕,用拉選的方式選擇儲存格。如果是允許任何人編輯的儲存格,不要設定密碼。如果... [More]

Office 365 管理者日誌 (46) 商務版的網站403 FORBIDDEN

有使用商務版的客戶,可能會遇到一個奇怪的情況,那就是在點選九宮格中的網站後,出現403 FORBIDDEN。 其實如果知道商務版中的內容,就會發現商務版本來就沒有包含SharePoint(=網站),開不起來也是理所當然的。 但按鍵卻出現在九宮格中,這是否是微軟的疏失呢? 既然按鍵都出現在九宮格中了,使用者就有可能會按到,按了又不能用,很奇怪啊~ 因此在這篇文章中,要教管理員如何讓這個預設應用程式消失。   1.進入Office365系統管理中心。點選系統管理員>SharePoint。 2.進入SharePoint系統管理中心後,點選設定。在設定中的第一個選項,顯示或隱藏選項... [More]

Office 365 管理者日誌 (45) 變更SharePoint Designer核准程序Email內容

在自訂工作流程時使用開始核准程序,都會自動有如下圖的內容,寄給被指派核准工作的人。 雖然這樣就不用再寄信通知使用者去核准,但信件內容卻不一定符合我們的需求。 例如此封信件中,就不能直接連到點選核准的頁面,對使用者來說很不方便。 本篇文章將介紹,如何自訂這封email的內容,以及如合讓使用者直接連到核准頁面。   1.點選該核准程序的名稱。 2.進入該程序後,點選變更單一工作的行為。 3.點選第一項以電子郵件傳送工作通知給目前工作:指定給。 4.將主旨和內文改成自己想要的樣子。反白欲加入超連結的字後,點選插入超連結,點選網址欄中的...瀏覽。 5.資料來源選擇目前工作:職務代... [More]

[Office 365 快速上手系列] Outlook鮮為人知的功能 記事、資料夾、捷徑

Outlook中大家最常用郵件、行事曆和連絡人,但除了這三個外,在導覽列我們還可以看到工作、記事、資料夾、捷徑等。   工作 此功能最方便的地方是,如有很久以後才要完成的工作,可以有提醒作用。 1.進入工作後點選左上角新增工作。點選工作可以編輯主旨、日期、狀態、完成率、提醒等。 2.點選詳細資料,可設定完成日期、預期和實際的時間等。 3.選擇指定工作,可把此工作指定給別人。 其他詳細資料可參考[Office 365 快速上手系列] 便利貼走開~~Outlook 工作好幫手此篇文章。   記事 記事可和手機同步,在Iphone中為備忘錄。 1.進入記事後,可點選左上角... [More]

Office 365 管理者日誌 (44) 員工離職了Office365該如何處理?

雖然不是天天都有員工離職,但若是使用Office365持續1、2年,要處理員工離職這件事是難免的。 如果是單純員工離職,依照需求備份資料後,將授權移除即可。 備份資料可能需要直接登入使用者的帳號,可參考Office 365 管理者日誌 (40) 讓管理者重設你的密碼此篇文章更改密碼後登入。 移除授權可參考Office 365 管理者日誌 (22) 購買Office365後如何啟動序號並套用授權此篇文章,在套用授權時不勾選任何授權即可。 另外一個狀況是員工離職後,有新員工進來補,這又產生兩種狀況。 一是幫新員工創立新的帳號,二是讓新員工使用舊員工的帳號。   如果是建立一個新的帳號,首... [More]