[Office 365 快速上手系列] 透過Microsoft Froms 建立你的表單

最近Office 365 又推出了一個新功能,可以透過網頁、商務用OneDrive、Excel Online跟OneNote Online來建立表單 雖然以前Office 365也可以建立表單,但流程卻比較麻煩,透過 Froms 就可以快速的建立表單 現在可以透過 https://forms.office.com/ 網頁來使用相關的功能,點選「新增表單」就可以開始建立 在網頁上點選「未命名的表單」可以開始建立表單的主旨 例如現在建立一個員工活動的調查,輸入主旨後還可以在下方再加上這個主旨的說明 點選「建立問題」就可以開始設定表單中的問卷,問題的類型分為 : 選項、問字、評分以及日期 以建立一個選項的問題為例,設定好問題後可以在下方「新增選項」並輸入答案,或者是建立一個「其他選項」的答案。並可以選擇是否複選或者必答。 設定好表單的問題後,可以透過右上角的「預覽」來檢查表單的顯示狀態 在「預覽」中除了可以看網頁版本以外,還可以看到以「行動裝置」顯示的方式 確認表單的顯示方式後,可以在「佈景主題」上設定表單的背景主題,除了預設的顏色跟圖樣以外還可以自行上傳其他的圖片作為背景。 確認好背景後,就可以從「共用」中設定分享表單的方式,例如這份表單是只能由組織內的人來回應或者是只要有相關連結的人可以回覆。 決定好誰可以回應表單後,就可以設定表單共用的方式,目前有4種的方式來將表單分享出去,有超連結、QR Code、內嵌式語法,Email 接下來就可以將表單提供給其他人來做調查,而建立表單的人可以在表單的網頁上的「回應」來看到這個表單的回覆狀況,可以看到回覆的人數,對於問題的回答等資訊。 最後還可以透過 Excel 來看到這份表單的統計資料   參考資料 : 1. 建立具有 Microsoft 表單的表單   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 == 

[Office 365 快速上手系列] 在Outlook 2016上設定Gmail信箱

今天公司有客戶問了一個怎麼在Outlook 設定Gmail帳號的問題,原本想說這個是小問題啦,開啟IMAP五分鐘我就幫你搞定,結果沒想到搞了快半小時才處理掉這個問題。 最大的問題點是Google改了一下信任度的設定,不像以前只需要啟動IMAP,Outlook上設定IMAP伺服器後就好。 設定流程 第一次設定的時候,跳出了一個視窗並提供了一個網頁,說明了設定失敗可能的原因。看了半天最有可能的是Outlook 不符合Google的安全性標準 所以登入了Google之後從「功能列表」中選擇「我的帳戶」。 從「我的帳戶」之中選擇「登入和安全性」。 在網頁的下方會有一個「允許安全性較低的應用程式」設定為「啟用」。 之後進入到Gmail中從齒輪中選擇「設定」。 接下來開啟IMAP的功能。 上述的設定就是在Google上面要開啟的設定,接下來是設定Outlook,開啟Outlook之後選擇「檔案」。 並選擇「新增帳戶」。 選擇「手動設定或其他伺服器類型」後點擊「下一步」。 勾選「POP或IMAP(P)」後選擇「下一步」。 輸入Gmail的帳號資訊,並在下方的帳戶類型選擇「IMAP」,內送郵件伺服器輸入:imap.gmail.com,外寄郵件伺服器輸入:smtp.gmail.com,並確認帳號密碼資訊都輸入正確後,點擊「其他設定」。 在「網際網路郵件設定」中選擇「外寄伺服器」的頁面,先勾選「我的外寄伺服器(SMTP)需要驗證」之後點選「使用下列登入」並在下方欄位中輸入使用者的Gmail帳號與密碼。 選擇「進階」的頁面內送與外寄伺服器都啟用「SSL」驗證,內送伺服器的連接埠為「993」,外寄伺服器的連接埠為「465」,都設定好之後點選「確定」。 回到「新增帳戶」後點擊「下一步」。 此時outlook會進行信件的內送與外寄的驗證,如果都完成正確後選擇「關閉」。 選擇「完成」後即可。   參考文件 無法登入我使用的電子郵件應用程式 透過 Outlook、Apple Mail 或其他郵件用戶端設定 Gmail == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

[Office 365 快速上手系列] 雷鳥郵件轉換成Outlook

在工作場所收發Email肯定是一件很重要的事情,所以使用的工具也就有不少,一般而言最多人使用的就是微軟的Outlook。 但是也有些公司因為政策的關係不使用Outlook,而改為使用免費的軟體,例如:Windows Live Mail、雷鳥郵件等等。 最近就有客戶想要將公司政策改變,規定公司的同仁都使用Outlook作為收發信件的工具,可是問題來了原本在雷鳥上的信件該怎麼轉到Outlook上呢?? 設定流程 首先先搜尋並下在「Adds some tools to import and export folders and messages」這一個雷鳥郵件的附加元件,它的功能是將郵件匯出成「EML格式」 下載好之後開啟雷鳥郵件,在「工具」中開啟「附加元件」啟動附加元件管理員 從附加元件管理員中的下拉式選單裡選擇「從檔案安裝附加元件」並選擇剛剛下載的檔案。 點選「安裝」即可。 接下來重新啟動雷鳥郵件,在收件夾上方使用滑鼠右鍵會出現「以Mbox/eml格式導入/導出」,選擇「導出信件夾內的所有郵件」並以「EML格式」匯出。 接下來請搜尋Windows 程式集下載,這是由微軟所提供的免費軟體其中有包括等一下要使用的工具「Windows Live Mail」,安裝時請點「選擇您要安裝的程式」。 勾選「Mail 郵件軟體」後選擇安裝。 安裝後在「檔案」底下的「選項」中的「電子郵件帳戶」裡面來新增帳號。 再新增的帳號上面使用滑鼠右鍵,選擇「新資料夾」。 新增資料夾之後用拖曳的方式將剛剛下載的「EML格式」信件放進資料夾中。 之後開啟Outlook應用程式讓等一下的匯出動作可以自動將信件匯入Outlook中,在Windows Live Mail的「檔案」選擇「匯出電子郵件」點擊「電子郵件」。 選擇「Microsoft Exchange 」後點「下一步」。 跳出「匯出郵件」視窗後選擇「確定」 勾選「選取的資料夾」並選擇剛剛放置EML信件的資料夾後選擇「確定」。 點擊「完成」即完成匯入到Outlook 2016的動作。 最後可以在Outlook 上看到剛剛匯入的資料夾 希望上面的方式可以幫助到想要從雷鳥郵件轉換到Outlook的使用者。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

[Office 365 快速上手系列] 搶先試用Office365最新功能Planner

Office365 Planner可以讓企業用非常簡易的方式管理各種工作上的計畫,計畫的進度都能用清楚的圖表呈現,它結合Office365群組的功能,讓團隊工作更加順利。關於群組的功能可參考[Office 365 快速上手系列] 在OWA中處處可見的群組究竟是?此篇文章。 Office365 Planner目前還未正式發行,但目前在企業版、教育版、商務基本版、商務進階版都可以搶先試用,未來也有計畫讓更多版本能使用喔!   要如何才能搶先試用Office365 Planner? 1.到Office365管理中心>服務設定>更新中,更改發行設定為初次發行,可以選擇整個組織套用,或是特定人員套用。 2.如果選擇選取人員的話,會請您輸入帳號。 3.企業、非營利組織、政府,可透過以下連結啟用Office365 Planner試用。 https://portal.office.com/commerce/trial.aspx?OfferId=777a9807-eda7-475f-a2b6-d5a49e75ac00&dl=PLANNERSTANDALONE&pc=e7bf2eea-5488-47b1-aa79-54f9fbbed41f 4.指派Office365 Planner的授權給使用者。 5.指派完授權後,該使用者就可以在應用程式選單中看到Planner。   Office365 Planner究竟有什麼樣的功能? 簡單解說Planner的概觀,其實就是計畫裡面有目標,目標裡面有工作,計畫>目標>工作這樣一個階層的概念。不知道大家有沒有用過Trello呢?其實是有點相似的東西喔!Trello中的Board=計畫、List=目標、Card=工作。只是計畫另外結合了群組中,共用行事曆、筆記本、雲端空間的功能。   計畫 1.進到Planner後,可以看到介面並不會很複雜,左邊的功能欄只有計畫和工作的概覽。首先我們就先新增一個計畫吧! 2.輸入計畫的名稱,和這個計畫用的電子郵件地址,由於計畫建立時會同時建立群組,所以這個電子郵件地址其實就是群組用的地址,然後可以選擇是否公開此計畫,也等於是否公開群組的意思。 3.建立完成後域社會用版面的方式呈現。在版面和圖表的右邊,框起來的部分都是群組的功能,而下方則是關於此計畫的一些設定。 4.假如點選交談,就會直接跳到群組的交談頁面,至於連接器則是可連接第三方軟體的功能,目前還未使用過,之後有機會的話會試試看有沒有好用的功能。 5.回到Planner中,點選成員,可以將人員加入此計畫,有加入計畫的成員才能看到計畫的內容,當然該使用者也要有授權才行,如果是沒有授權的使用者,就只看的到群組裡的東西,而沒辦法看到計畫中的東西了。但目前有個狀況不知道是不是BUG,在指派工作時直接指定非計畫中的成員,系統會將此使用者自動加入計畫,但用這種方式增加的成員,不會同步到群組的成員! 6.點選群組依據旁邊的進度,可以切換檢視的方式。 不管是要掌握每個人的狀況… 還是要查看自己個人的進度,都一清二楚。 7.點選圖表,可用圖形化方式檢視整體進度。   目標 1.預設已經建立了一個叫做待辦事項的目標區,可以點選…重新命名或刪除,也可以新增其他的目標區。   工作 1.點選目標區上方的+號,可以新增工作,將滑鼠移到工作上方,會出現打勾的圖案,點選勾勾該工作就會變成已完成。 2.已完成的工作會被收入下方,點選顯示已完成可以看到完成過哪些工作,將滑鼠移到完成的工作上方,會出現復原的圖案,點選復原該工作就會變回未完成囉! 3.點選工作名稱可進行詳細的編輯和檢閱。上方可調整此工作所在的目標區、狀態、開始及到期日或刪除此工作。工作中的項目有描述、附件、檢查清單、註解四個,其中註解從字面上比較不好理解,它是用來留言用的。 4.右方則是可以為工作設定標籤。 5.在上面的圖可以看到,描述和檢查清單可以設為預覽,這是勾選描述。 6.這是勾選檢查清單為預覽的效果,以及設定標籤後的效果。   我的最愛 1.在Planner中心只可看到所有計畫的標題。 2.但加入我的最愛後,就可以看到進度狀況。   個人感想: 和性質相同的Trello(免費版)相比,差在工作(=Card)中沒辦法新增多個檢查清單,一個工作也不能同時指派給多人,而且沒辦法給外部的人一起使用。不過其它該有的功能基本上都有,還整合了其他Office365中的功能,介面上看起來也舒適清楚,目前對於這個新功能滿意度不錯,希望正式上線之後能再改進。   參考資料: https://support.office.com/en-us/article/Office-365-release-options-3b3adfa4-1777-4ff0-b606-fb8732101f47?ui=en-US&rs=en-US&ad=US https://support.office.com/en-us/article/Add-Office-365-Planner-Preview-to-your-account-1843f004-8309-4ecd-9b35-17b77998b420?ui=en-US&rs=en-US&ad=US

[Office 365 快速上手系列] 設定自己的登入功能畫面

前陣子在客戶端的時候被問到,為什麼Office 365網頁版本登入的時候不能聰明點,只是要看個信而已還要從功能表上選郵件,實在太不智慧了。 其實是因為Office 365的功能實在太多了,為了讓使用者可以選擇自己的功能所以預設都是在Portal 的首頁。 不過還可以設定登入時直接開啟特定的功能網頁,以我為例登入Portal網頁時都是直接「郵件」。 設定流程 首先是在Portal 網頁的右上方選擇「齒輪」並點擊「Office 365設定」。 進入到Office 365的設定畫面後,從設定頁面中點選「開始頁面」來變更。 例如選擇「郵件」是登入的首頁,從下拉式的選單中選擇「郵件」。 完成後選擇「儲存」即可。之後只要重新登入後就會自動開啟「郵件」的畫面。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

[Office 365 快速上手系列] 用Office Online開啟本機檔案

Office Online是個很方便的服務,就算電腦上沒有安裝Office 的應用程式也能透過網頁瀏覽器的方式使用Word、Excel、PowerPoint跟OneOnte。但有一個小遺憾,我們無法用Office Online直接開啟本機的檔案,只能將檔案上傳至OneDrive後才能編輯。不過其實Chrome有一個好用的外掛,可以讓我們使用Office Online直接開啟本機檔案。   這個外掛就叫做Office Online。 https://chrome.google.com/webstore/detail/office-online/ndjpnladcallmjemlbaebfadecfhkepb 主要功能是讓使用者快速登入OneDrive,並且可以直接開啟最近在OneDrive開啟過的檔案。 (OneDrive和OneDrive for Business都可用) New:可以直接在OneDrive中新增檔案。 Open:可以開啟OneDrive和本機中的檔案。 Account:切換帳號。 Settings:是否要給Feedback。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==