[Office 365快速上手系列] Outlook2013幫助工作的好用設定

當我們休假時,如果希望客戶寄信來的話,可以由系統自動回覆一封信,告知客戶目前無法處理,請客戶聯絡代理人,這時就要用到自動回覆(舊版Outlook稱為自動答錄機)這個功能了。而在我們上一篇文章中,有介紹過如何在寄信時使用讀信回條的設定,但我們在收信時其實也可以設定,故意不傳回讀信回條的(假裝不是已讀不回,是沒有讀啦~)。 有使用過Outlook的人都會喜歡用規則來整理收到的信件吧!這在OWA中也可以設定喔~我們也可以在OWA中對資料夾設定保留原則,來讓資料夾內的信件,在經過設定的時間後,就自動刪除或移動到封存資料夾內。本文將介紹有關資料夾的各種設定。 本文章要介紹如何在Outlook中設定自動回覆、回覆讀信回條和規則、保留原則。在OWA中相同的設定,請參考以下兩篇文章:[Office 365快速上手系列] 在OWA設定自動回覆和"不"回覆讀取回條、[Office 365快速上手系列] 在OWA用規則和保留原則整理信件   自動回覆 1.點選左上角檔案。 2.點選自動回覆。   回覆讀信回條 1.點選左上角檔案>選項。 2.在郵件的追蹤裡面,可選擇是否自動傳送讀信回條,或永遠不傳送讀信回條。   規則 1.點選常用>規則>管理規則及通知。   2.點選新增規則。 3.如想要的規則不在範本中,直接點選下一步。 4.選取條件,注意下方可選擇的項目選擇完畢後,就可直接下一步到完成。   保留原則 1.點選欲設定的資料夾後,上方常用>指定原則。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

[Office 365快速上手系列] Outlook設定檔?資料檔?電子郵件帳戶?

當第一次使用Outlook時,一打開就會請我們設定帳號。但使用上常常不是只要設定這個帳號好了,有些使用者會希望同時在Outlook中檢視自己私人信箱的信件,或是換了一個帳號後,要把舊的信件掛載在新的帳號下,甚至有客戶希望雖然都設定在Outlook中,但兩個帳號分開檢視。 在介紹帳戶如何設定前,要先解釋所謂的設定檔、電子郵件和資料檔的差異。所謂的設定檔,其實有點像是Word開啟Word檔,而Outlook則是開啟設定檔這樣的概念,只是我們沒辦法雙點擊設定檔讓Outlook開啟,一開啟Outlook後它就會直接開啟預設的設定檔。而在設定檔中,有電子帳戶和資料檔兩種資料,電子帳戶就如字面上的意思,是連結電子郵件的資料。而資料檔則是信件的資料,又分成PST和OST,OST是和雲端伺服器同步的資料檔,所以使用Office365的使用者,若是使用Exchange Mode連結都會是OST。PST則是複製伺服器上信件資料的資料檔,所以備份在本機的檔案就是PST的格式。 根據上面的解釋,再回頭看使用者的需求。需要同時在Outlook中檢視自己私人信箱的信件,那就新增電子帳號;需要把舊的信件掛載在新的帳號下,那就新增資料檔;需要兩個帳號分開檢視,那就新增設定檔。以下要開始介紹這些設定方法。   新增設定檔 1.進入控制台>使用者帳戶>Mail(或郵件)。 或是用小圖示的方式檢視,直接選擇Mail(或郵件)。 2.點選顯示設定檔。 3.點選新增。在這裡也可以設定如何開啟設定檔,選擇提示的話,每次開啟Outlook就不會直接開啟預設的設定檔了,而是會讓你選擇要開哪一個設定檔,或是也可以更改預設開啟的設定檔。 4.開始新增後,如果使用Exchange Mode(和雲端同步)的話,直接輸入帳號密碼。 5.等待一段時間後便會自動完成設定。 6.但如果想要用其他方式,如IMAP或POP3,則是要選擇手動設定或其他伺服器類型。 7.選擇POP或IMAP。 8.選擇帳戶類型,輸入郵件伺服器名稱,請參考Office365提供的設定,要注意使用者名稱要符合登入時使用的帳號,最後點選其他設定。 此為Office365官方提供的設定。 9.選擇外寄伺服器,勾選需要驗證。 10.選擇進階,依照Office365官方提供的設定輸入Port號和加密連線類型。 11.在點選下一步前,可先測試帳戶設定。   新增電子郵件帳戶 1.點選左上角檔案。 2.選擇帳戶設定>帳戶設定。 3.選擇電子郵件>新增,之後的步驟就和新增設定檔的第4步開始一樣。   新增資料檔 1.和新增電子郵件一樣,點選檔案>帳戶設定>帳戶設定,但之後選擇資料檔>新增。 2.有兩個動作可做,一是直接按確定建立PST檔,二是選擇一個之前存好的PST檔新增進來。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

[Office 365快速上手系列] 用Outlook2013寄信 全功能解析

有購買Office365進階商務版的客戶,當然就是要下載Outlook來用囉!雖然OWA很方便,但是Outlook中有很多OWA沒有的功能。在看這篇文章前或後,也可以參考[Office 365快速上手系列] 尋找用OWA寄信時的隱藏功能來比對需要的功能。   郵件   通訊錄 除了點選通訊錄外,和OWA一樣點選收件者也可以開啟通訊錄。 在插入群組後點選+號,可以展開群組,看到群組裡包含哪些成員。   附加檔案 相比OWA,2013以前沒辦法選擇OneDrive裡的檔案,但最新的2016可以。   簽名檔 1.點選檔案>選項。 2.點選郵件>簽名。 3.可以新增多個簽名檔,選擇預設使用哪一個,在新增的信件中點選簽名可以選擇其他的簽名檔使用。   指定原則&設定重要性 指定保留原則和設定重要性。   顯示比例 Outlook和OWA不同沒辦法直接用滑鼠滾輪放大,但可以藉由調整比例的方式來放大。   選項   權限 設定此封信的權限。   使用投票按鈕 1.選擇投票選項,或是自訂投票選項。 2.收件者收到後點選藍條投票。 3.會跳出立即傳送或先編輯再傳送的對話框。   儲存寄件備份到 選擇儲存寄件備份的資料夾。   延遲傳送&直接回覆 可以設定寄信的時間和預設回覆收件者。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

[Office 365 快速上手系列] OWA中 人員=連絡人、清單=群組?

在OWA中有些翻譯似乎和大家常用的Outlook不一樣,最明顯的地方就是沒有連絡人這麼基本的東西,原來變成人員了。而在Outlook中,使用者常習慣用自己設定的連絡人群組來同時寄信給很多人,但在OWA中也找不到連絡人群組,該怎麼辦呢?本篇文章要介紹在OWA中整理連絡人的方法,還有關於連絡人的使用方式教學。   整理連絡人 1.點選新增>聯絡人清單。事實上連絡人清單就是Outlook中連絡人群組的概念。 那連絡人清單下的群組,難道不是連絡人群組嗎? 關於此群組請參考這篇文章:[Office 365 快速上手系列] 在OWA中處處可見的群組究竟是? 2.新增成員,可以搜尋到通訊錄內的人員。 3.完成後按傳送電子郵件可以傳送給此群組,寄信時也可從收件者中選擇此群組。 4.點選人員後,點選上方清單,然後選擇欲加入的清單。 打勾代表此人員已在此清單中,再按一下取消打勾,人員就會從清單中被移除。   通訊錄 在Outlook中我們可以開啟通訊錄尋找公司內的使用者帳號,或是管理員在後台建立好的群組和連絡人,那在OWA中要怎麼看這些資料呢?原來目錄下面,就是我們熟悉的通訊錄頁面。   雖然我們可以在人員中開啟通訊錄,但是通常要用到通訊錄,都是要寄信的時候,在寄信的時候要怎麼開啟通訊呢? 1.點選收件者。 2.預設是在自行建立的連絡人頁面,點選左方的>>。 3.就像人員的頁面一樣可以切換成其它通訊錄頁面了。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

[Office 365 快速上手系列] 隨時都可在手機上使用Office365

官方在手機上出了很多App,無論是Iphone還是Android都有,讓您即使不方便使用電腦,也還是可以連線到Office365進行作業。如下圖所示,有收信用的Microsoft Outlook或OWA for Android(or IOS),即時通訊和線上會議用的Skype fo Business,1TB雲端空間OneDrive和Office手機版應有盡有。   Outlook App 1.左上角可列出資料夾,右上角為設定,右下角圓圈為新增郵件,下方從左到右為郵件、行事曆、檔案(附件檔案)和連絡人。 2.點選左上角後,可以點選查看所有資料夾,以列出所有資料夾。   3.這裡教大家一個常用的設定,常用手機收信的人一定都希望收到信後就有通知,但是預設的通知卻只會通知收件匣的信,如果信件有設規則分類到其它資料夾就沒有通知了。要調整這個設定,請點選右上角…>設定。 4.點選通知。 5.將通知設定為All Mail。 6.在下方點選行事曆後,右上方的設定會改變選項,預設是用議程的方式檢視,可以切換為日檢視。   OWA App 1.和Outlook都是收發信件用的App,介面看起來比較像OWA,只能綁訂一個帳號。 左上角一樣是進入資料夾,下方從左到右為郵件、行事曆、連絡人,相比Outlook沒有附件檔案。 2.點選左上角進入資料夾後,可以看到一個齒輪圖案。 3.點選齒輪圖案,可以設定自動回覆和App密碼鎖等是Outlook App沒有的。   OneDrive App 1.一開始登入時請選擇商務用OneDrive。 2.左上角就如同網頁版OneDrive的左方窗格。 3.可以切換檢視別人共用給您的檔案。 4.點選下方的+號,會跳出上傳or建立資料夾。   5.點選上傳,可以從手機中上傳照片。 6.選取檔案後,在上方會出現另外的工具列,從左到右分別是共用、移動、刪除、保持檔案離線、設定。 7.其中共用檔案,可以選擇要在組織內OneDrive中共用,或是用email等方式傳送出去。 8.而設定則是可以更改或檢視檔案的設定。 .   Skype for Business App 1.第一次登入Skype for Business的畫面,如果輸入帳號密碼卻出現錯誤不能登入的話,請點選進階選項。 2.在Autodetect server輸入Sipdir.online.lync.com。 3.要記得輸入完後記得勾選。 4.順利登入後會跳出安全性警告,請勾選永遠信任此憑證後按繼續。 5.一進入後可以看到行事曆中的預定行程和最近即時通訊的紀錄。右上角有會議和連絡人的選項。 6.此為會議的畫面。 7.此為連絡人的畫面,基本上和桌面版Skype for Business完全一樣。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

[Office 365 快速上手系列] 手機上的Outlook出現亂碼該怎麼辦

最近客戶看了部落格上的[Office 365 快速上手系列] 手機上的Outlook設定之後發生了信件亂碼的問題。 信件出現亂碼的問題,通常是發信端跟收信端使用的編碼不同,不過理論Office 365使用的萬國碼(Unicode)會自動轉換才對,而且並不是每一封中文信件都會出現這樣的問題,目前大概是一百封裡面會出現一封。 而繁體中文信件在這個APP上出現亂碼的問題從一開始就有,不過一直到目前為止都沒有改善。 所以才有這篇文章的產生,內容是跟各位說明該如何向微軟的團隊反應問題。 只要反應人夠多APP的團隊就會針對問題去做修改。 操作流程 我是以iPhone的流程為例,Android的流程也相近,要注意的是目前手機App的問題只能夠透過App的回報機制來反應問題,在Office 365的管理中心的服務要求並沒有回報手機App的機制。 首先開啟手機上的Outlook App,找到你出現亂碼的信件,並截圖存檔在手機中等一下用得到之後選擇右下角的「設定」 點選「說明與意見反應」。 點選第一個「聯絡支援人員」。 這個畫面就可以敘述問題,建議最好是用英文來敘述問題,並用「照相機」中新增剛剛所存檔的圖片,輸入完成後點選「傳送」。 這樣微軟的Outlook App團隊收到問題後,就會回覆相關的處理方式,目前回報問題後大多數是請使用者更新到最新的版本,但是更新到最新的版本並沒有辦法處裡亂碼的問題。 上面是回報了問題給微軟,但實際上卻沒有解決客戶的問題,所以我在App Store上有找到另一個也是微軟出的App「OWA For iPhone」。 安裝後發現原本在手機Outlook會出現的亂碼問題,這個「OWA For iPhone」都沒有出現。 安裝設定也很簡單,從App Store下載後並開啟,輸入Office 365的帳號密碼後完成。 這邊可以看到剛剛出現亂碼的信件都可以正常顯示了。 不過這個App的缺點是功能比較陽春一點,而且只能設定一個帳號。 參考文章 iPad 版 OWA 和 iPhone 版 OWA OWA for iPhone By Microsoft Corporation == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

[Office 365 快速上手系列] 那些Outlook中OWA沒有的功能

本文將介紹Outlook中關於郵件的功能,Outlook比起OWA多的功能是哪些呢? 關於OWA中的郵件功能,請參考: http://office365.miniasp.com/post/Office-365快速上手系列-OWA電子郵件-寄信功能 http://office365.miniasp.com/post/Office365快速入門-OWA電子郵件-設定自動回覆信件與讀取回條   使用信箋寄信 1.選擇新項目>電子郵件訊息使用>其他信箋。 2.可以看到加入了背景。   清理交談 1.在上方常用>清理>清理交談or資料夾。 2.清理的方式可在選項中設定。   快速步驟 可設定某項動作的快速鍵。   傳送至OneNote 將郵件直接傳送至OneNote中,省下複製貼上的麻煩。   篩選電子郵件 使用更多種的分類來搜尋電子郵件。   校閱   選項設定 1.點選檔案>選項 2.可以設定回覆及轉寄時的預設動作。 3.或是設定關於讀信回條的選項,和其他更多設定。   下載離線通訊錄 點選檔案後,帳戶設定>下載通訊錄。   自動回覆、信箱清理、規則及通知 點選檔案後,在右方可以設定。   封存 點選信箱清理>封存,可備份資料在本機中。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

[Office 365 快速上手系列] Delve自動搜尋與您有關的內容

Office365在最近一、兩年內,才出的新功能之三Delve。 Delve主打不是你找檔案,而是檔案找你。   1.在左上角應用程式中選擇Delve。 2.進入Delve後,先點選我。 3.在活動的地方可以看到最近使用過的檔案,搜尋的範圍包含OneDrive、電子郵件附件、Video與Yammer。 4.在設定檔的地方可以編輯個人檔案(和編輯網站中的個人基本資訊是一樣的頁面)。 5.而在人員的地方,會顯示最相關的人,點進去後可以看到該人員與自己分享過的檔案。 按名字下方的訊息選項,可以直接開啟Skype for Business傳送即時訊息。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==