Office 365 管理者日誌 (76) Office365 使用Outlook匯入連絡人

在此篇文章中Office 365 管理者日誌 (75) Office365 使用OWA匯入連絡人,介紹了從OWA中匯入連絡人的重點是要修改檔案編碼,但如果想要用Outlook匯入連絡人呢?如果用本來的檔案(ANSI編碼)匯入,果不其然也是亂碼的狀態,那改成Unicode就對了吧?很可惜的是Outlook可能會跳出以下的轉換錯誤警告。 那究竟要怎麼從Outlook匯入連絡人才能成功呢?這篇文章會提供兩種方法來解決。   錯誤原因 無論是Outlook還是Excel在辨識Unicode編碼時的CSV檔都會有問題。 例如下圖就是ANSI編碼的CSV檔用Excel開啟,很正常的分成一格一格的形式。 但如果用Unicode編碼就會如下圖,所有資料全部擠在一格。 理解這點就表示Unicode編碼是行不通的,所以我們還是只能使用ANSI檔來匯入。 但是用ANSI檔匯入會變成亂碼又該怎麼辦呢?只好用比較麻煩一點的方法來解決了。   方法一:對應自訂欄位 1.點選Outlook左上方的檔案。 2.點選開啟和匯出>匯入/匯出。 3.點選從其他程式或檔案匯入。 4.點選從其他程式或檔案匯入。 5.點選逗點分隔值。 6.選擇要匯入的檔案。 7.點選連絡人的資料夾。 8.點選對應自訂欄位。 9.將左邊的欄位,拖曳到右邊欲對應的欄位中。 10.完成後如下圖。 此方法的缺點就是,萬一有很多欄位都重要的話,一個一個拉非常麻煩,所以若是很多欄位都有資料,建議使用方法二會比較快速。   方法二:更改顯示語言 1.點選Outlook左上方的檔案。 2.點選選項。 3.切換到語言的頁面,將語言顯示改成英文為預設值,如果沒有英文這個選項,可以點選下方的"如何從Office.com取得其他顯示和說明語言"下載,或是直接點選這裡下載。 4.系統會請你重開Outlook。 5.重新開啟Outlook後顯示介面變成英文了,點選右上方的File。 6.點選Open&Export>Import/Expore。 7.點選Import from another program or file。 8.點選Comma Separated Values。 9.選取檔案,注意要是ANSI編碼的檔案喔~ 10.點選連絡人的資料夾。 11.確定有勾選。 12.匯入完成後,再一次從File>Options進入選項,點選Language把顯示語言改回Match Microsoft Windows,再重開一次Outlook後就完成囉~   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (75) Office365 使用OWA匯入連絡人

客戶要開始使用Office365,首先遇到的棘手問題就是資料的轉移了,大家都不希望用新系統後,還要重建舊有的資料,可以透過簡單的匯入匯出就能完成資料移轉是最好不過了。 但是在連絡人的移轉上,常常會遇到各種問題,比如說匯入了結果是亂碼,或是根本無法匯入,這些問題要怎麼解決呢?這篇文章就要來教你正確匯入連絡人的方法。   從舊有系統匯出連絡人 在這裡以大家常用的Gmail為例子。 1.點選右上方的Gmail>通訊錄。 2.點選左方功能列中的更多選項>匯出。 3.由於新版的介面還沒有匯入匯出的功能,因此會跳出視窗,點選前往舊版聯絡人。 4.點選上方的更多>匯出。 5.如果不是要匯出所有連絡人,或是匯出群組的連絡人,就要回到上一步驟先選取聯絡人,才能勾選已選取的聯絡人。而匯出格式選擇Google或Outlook都可以,但根據選擇從OWA中匯入時的選擇也會不同喔~   檢查檔案資訊 請開啟下載的檔案檢查兩個部分。 1.欄位的部分是中文還是英文。 2.資料有沒有亂碼。 假如資料是亂碼的話,很可能編碼是UTF-8或其他,要將編碼改成Unicode才能正常顯示。 另外欄位是英文的話,匯入時也會變成亂碼,要將編碼改成Unicode才能正常匯入。 但如果欄位是中文又沒有亂碼,基本上不用進行更改檔案編碼的動作也可以正常匯入,不過還是建議用Unicode比較保險。   更改檔案編碼 1.用記事本開啟檔案。 2.點選另存新檔。 3.存成Unicode。   從OWA匯入 1.點選右上角九宮格>人員。 2.點選上方功能列中的管理>匯入連絡人。 3.這裡要選擇Gmail還是Outlook,是根據"從舊有系統匯出聯絡人"的第5步,是選擇Google還是Outlook而決定的,如果是Google那就是選Gmail,如果是Outlook當然就是選Outlook囉~ 4.瀏覽選擇檔案後,點選上傳。 5.最後在人員介面檢查匯入的連絡人狀態就大功告成了!   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (74) 設定信件的稽核方式

前陣子出去介紹Office 365的時候發覺到客戶都會詢問到一個問題,就是改用Office 365之後使用者的信件要怎麼做稽核或封存。 以前使用Exchange Server做使用者的信箱封存方便日後稽核的方法很簡單,反正信箱的DB都是管理者在控制,設定好規則Exchange Server會自動地把固定一段時間的信件備份並封存。 而在Office 365 上也當然可以設定固定的時間將使用者的信件做封存,可是每個帳號必須先設定開啟「就地封存」的功能而且這個封存的檔案是在個人信箱中才看的到,管理者想要稽核或檢查的話勢必有一定難度。 設定流程 不過方法是人想出來的,為了讓管理者可以方便的管理與稽核信件,我們想出來的一個設定的流程簡化上述的工作。 首先在這個方法中必須先準備一個Exchange Online Plan 2的訂閱,並設定好一個帳號使用該授權。 需要一個Exchange Online Plan 2訂閱的原因是,只有這個等級以上的訂閱才有「無限制的儲存空間」。以我一個客戶為例:一個月封存的信件將近20GB,所以一般方案的信箱很快就滿了。 接下來是開啟信箱的「就地封存」功能,相關的步驟可以參考Office 365 管理者日誌 (12) 在雲端備份信件 設定與使用線上封存 接下來是登入到Exchange 系統管理中心,在「法務遵循管理」底下的「保留標記」中新增一個規則並「依使用者討用至項目和資料夾(個人)」 舉例來說新規則的條件是保留7天的信件移動至封存信箱中。設定好條件後點「儲存」即完成規則。 之後點選旁邊的「保留原則」同樣也新增一個原則。 到原則的設定畫面後,將剛剛設定的保留標記規則加上去並選擇「儲存」。 設定好之後回到Exchange 系統管理中心進入到「信箱」中找到訂閱為Exchange Online Plan 2的帳號。雙點開啟設定畫面,在「信箱功能」中將保留原則改為上一步所設定的規則後點選「儲存」。 接下來回到「郵件流程」底下的「規則」並新增一個郵件規則。 規則的內容是「只要寄件者是在組織內的成員」將「所發出的信件以密件副本的方式寄一封信件」至設定好保留原則的信箱。設定完成後點選「儲存」完成設定。 設定完成後只要是組織內成員的寄信都會自動的BCC一份至開啟就地封存的信箱,在這個信箱的信件只要過7天就會自動地跑到封存信箱中。 管理者只需要做好這個信箱的管理與稽核就好,使用者端幾乎不用做任何設定。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (69) 設定資訊版權管理 保護SharePoint中的檔案

在Office 365 管理者日誌 (68) 啟動Office365的版權管理 設定自動加密信件中,提過了如何開啟Office365中的版權管理服務,並結合Exchange Online自動加密信件,同樣的RMS也可以結合SharePoint Online來保護裡面的檔案。SharePoint的文件庫或清單通常都已經設定好存取權了,但是檔案被下載下來後,SharePoint不就管不到了嗎?這時版權管理就派上用場了,SharePoint中的IRM,可以設定檔案被下載時自動加密,所以即使檔案離開了SharePoint,也還是保有SharePoint設定的存取權限。   如何讓SharePoint Online可以使用IRM的功能? 和Exchange Online要用PowerShell才能啟動相比起來簡單多了,只要使用圖形介面就可以啟動。 1.進入SharePoint系統管理中心>設定。 2.往下拉找到資訊版權管理,點選使用設定中指定的IRM服務,點選重新整理IRM設定,最後記得按儲存喔!   如何設定單一文件庫或清單的資訊版權管理? 1.進入文件庫或清單的設定頁面,可以從網站內容找到該文件庫點選…>設定。 或是進入文件庫後,點選上方的文件庫>文件庫設定。 2.點選權限與管理下的資訊版權管理。 3.勾選限制在此文件庫下載的權限,設定標題與描述,點選顯示選項。 4.依據需求設定。 5.設定完畢後,可以下載該文件庫中的檔案,來確認看看是否在上方有顯示被權限原則所保護。   SharePoint和IRM的權限對應請參考下圖。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (68) 啟動Office365的版權管理 設定自動加密信件

什麼是版權管理(Rights Management Services)?它是一種加密檔案的服務,在加密檔案時,擁有者可以指定能夠開啟檔案的使用者,檔案被加密後,若對方無法通過Azure RMS的驗證,就無法開啟檔案,除了完全無法開啟檔案外,還可以指定特別的權限,例如只能看不能編輯,或是能夠編輯但不能列印等等。在多奇的Azure部落格裡曾經介紹過AzureRMS,可參考此篇文章使用Azure RMS加密重要文件,防止機密被直接複製竊取。Azure RMS除了加密本機的檔案外,也可以加密雲端的上的檔案,RMS結合Office365中的Exchange Online、SharePoint Online或是OneDrive來做資訊版權管理(IRM)。在此篇文章中,要介紹ExchangeOnline的IRM,例如透過規則設定某人、某部門的人寄出的信件,或是信件內容包含什麼的時候,就加密此信件。所以也可以配合Office 365 管理員日誌 (53) 禁止使用者寄出公司機密文件此篇文章,加密包含機密文件的信件。兩方的搭配下即使不小心寄錯人了,對方也沒有權限看信件的內容,真是太安全了!   如何在Office365啟動RMS? 1.在Office365系統管理中心>服務設定>版權管理。 2.點選管理。 3.點選啟動。   如何讓Exchange Online可以使用IRM的功能? 使用Windows PowerShell輸入以下指令 1.Set-ExecutionPolicy RemoteSigned 設定ExecutionPolicy為RemoteSigned,才可以使用接下來的指令。 2.$Cred = Get-Credential 輸入Office365全域管理員帳號密碼。 3.$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://ps.outlook.com/powershell/ -Credential $Cred -Authentication Basic –AllowRedirection 連線到Exchange Online。 4.Import-PSSession $Session 載入Exchange相關指令。 5.Set-IRMConfiguration -RMSOnlineKeySharingLocation https://sp-rms.ap.aadrm.com/TenantManagement/ServicePartner.svc 指定 Azure RMS 租用戶金鑰的位置,此行為亞洲用,其他地區請參考文件說明。 6.Import-RMSTrustedPublishingDomain -RMSOnline -name "RMS Online" 將設定資料從 Azure RMS 匯入到 Exchange Online。 7.Set-IRMConfiguration -InternalLicensingEnabled $true 啟用IRM功能。 8.Remove-PSSession $Session 中斷連線。 9.假如在AzureRMS中更新了範本,都要再用PowerShell連線到Exchange Online(2~3步驟),然後執行下列命令,才能更新Exchange Online中的範本設定。 Import-RMSTrustedPublishingDomain -Name "RMS Online - 1" -RefreshTemplates –RMSOnline 參考文件:https://technet.microsoft.com/en-us/library/jj585031.aspx   如何用Exchange Online規則設定自動加密信件? 1.在Exchange系統管理中心>郵件流程>規則,執行動作選擇修改郵件安全性...>套用權利保護。 2.可以選取設定好的範本。(如何設定範本?請參考使用Azure RMS加密重要文件,防止機密被直接複製竊取)   如何在寄信時自行使用加密? 不透過管理員的狀況下,使用者也能在寄信時自己用IRM進行加密。 1.用Outlook示範,在新增信件時,點選選項>權限,選擇範本。 2.用OWA示範,在新增信件時,點選…>設定權限,選擇範本。   收到加密的信如何呈現? 1.無論在Outlook和OWA中,加密的信件都無法使用讀取窗格觀看。 2.當收件人連檢視的權限都沒有時,Outlook會跳出警告視窗要求收件人更換有權限的帳號來檢視。(OWA不行) OWA還是會讓使用者打開信件,但只能看到信件原始檔,而無法觀看其中的內容。 3.如果收件人有權限檢視信件,點開信件以後,可以在信件中的範本名稱上再點選檢視授權,查看詳細的權限狀態。(OWA不行) 4.權限設定收件人沒有轉寄的權限的話,轉寄的按鈕會變得沒辦法點選。 5.如果沒有回覆或全部回覆的權限,雖然還是可以點選回覆,但原始信件內容會用附加原始郵件的方式存在。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (67) 收件者藏在群組中會找不到嗎?

Office365中有許多搜尋郵件的功能,讓我們能搜尋特定收件者或寄件者的信,但有時候信是寄給群組的,那假如使用者A在群組B中,搜尋收件者為A的信時,能夠搜尋到寄給群組B的信嗎!? 其實答案會因為使用的搜尋方式不同也不同喔!那在Office365中有什麼樣的搜尋方式呢? 使用者最常使用到的搜尋功能,就是OWA或Outlook中的搜尋了,而管理者則是會用到郵件追蹤或eDiscovery。關於郵件流程可參考Office 365 管理者日誌 (7) 郵件流程追蹤,eDiscovery可參考Office 365 管理者日誌 (14) eDiscover設定。   1.OWA或Outlook中的搜尋 很遺憾,這功能是沒辦法在搜尋使用者時,也同時搜尋到所屬的群組。   2.郵件追蹤 很棒,這功能可以搜尋的到,雖然收件者顯示為使用者帳號,但其實這封信是寄給群組的。 比較美中不足的就是,沒辦法從紀錄上看出它是一封寄給群組的信。   3.eDiscvoer 非常棒,這功能可以在搜尋寄給收件人的信時,同時搜尋到寄給收件人所在群組的信。 由於這個功能本來就能搜尋到信件的完整內容,所以也能很清楚看到該封信是寄給群組的。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理員日誌 (53) 禁止使用者寄出公司機密文件

公司都不希望重要文件,讓員工隨意的使用Email寄出。在Exchange Online中有一個資料外洩防護(Data loss prevention)的功能,也就是大家常聽到的DLP,在Exchange Online Plan 2當中才有,它可以偵測出郵件中特定的內容,例如VISA卡號、身分證字號等,在使用者要寄出這些內容時,就可以禁止寄出或是要回報主管才可寄出。但其實它也可以做到偵查出特定格式的附件檔,例如履歷表、報價單、公司內部使用的特定表格等等。當然使用者若不是使用公司的Email寄出,這個功能就沒有用囉!但對於防止沒有太多資訊知識的使用者還是綽綽有餘(如果需要更加強大的功能來保護機密資訊,也可以使用Azure RMS)。此篇文章要介紹文件指紋的相關設定。   1.進入Exchange系統管理中心>法務遵循管理>資料外洩防護,點選管理文件指紋。 2.點選+圖示新增。 3.上傳欲禁止表格範本,Word檔、Excel檔等都可以。 4.可以建立多個原則,原則裡面也可以包括多種文件範本。 5.建立完畢後點選+圖示>新增自訂DLP原則。 6.輸入名稱後,確定原則狀態為已啟用,模式選擇使用原則提示(如要禁止寄出可選擇強制)。 7.對新增的自訂DLP原則點選編輯,選擇欲套用的。 8.點選左方規則,點選+號後選擇,使用者寄出包含禁止內容的郵件時,是要完全封鎖、給予提醒還是回報後可寄出等等。 9.新增規則後,系統會自動設定好大部分的內容,只要設定敏感資訊類型和接受報告的使用者即可。 10.點選選取敏感資訊類型後,點選+號圖示。 11.先點選發行者,讓自己組織發行的機密資訊類型排序至最上面(或最下面)。點選剛剛新增的機密資訊類型後,點選新增和確定。 12.系統跳出警告,使用者寄信可能會被拒絕,點選確定。 13.測試附件與機密資訊具有相同格式的檔案,會跳出原則提示(Edge瀏覽器不支援此功能)。 14.若使用者寄出該郵件,在規則中設定的收件者也會收到報告。   參考資料: https://technet.microsoft.com/en-us/library/dn635175(v=exchg.150).aspx   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

[Office 365 快速上手系列] OneNote好用功能介紹 整合功能和歷程記錄

習慣使用OneNote筆記後,發現除了筆記的基本功能外,還有整合其他Office365的服務,讓寫好的筆記可以方便分享,另外也有歷程記錄方便共同作業。 例如直接按電子郵件頁面,就能透過Outlook寄信出去。   結合行事曆 可以插入在行事曆中的會議資訊。 1.點選常用>會議詳細資料,可以立即點選今天的會議。 2.或是選擇另一天的會議 3.插入後如下圖。   結合工作 1.點選常用>Outlook工作,可選擇預設時間或自訂時間。。 2.設定主旨、日期、提醒等後,按儲存並關閉。 3.在OneNote中會有工作的圖示。 4.點選一下後,會變成勾勾,表示已完成。 5.或是點選右鍵可編輯或刪除。   歷程記錄 1.在歷程記錄中,點選下一個未讀取,可觀看別人新增的內容。 2.點選歷程記錄>頁面版本>頁面版本。 3.在頁面的地方可看到該頁面之前的版本。 4.點選歷程記錄>筆記本資源回收桶>筆記本資源回收桶。 5.可看到被刪除的頁面都集中在一個節,也有被刪掉的節,點選圖中的箭頭可回到原來的筆記本。 6.點選歷史記錄>隱藏作者。 7.本來會標示作者會被隱藏。 8.點選歷史記錄>依作者尋找。 9.可看到該作者編輯的所有記錄。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==