[Office 365 快速上手系列] 商務用OneDrive如何與客戶共用檔案

使用OneDrive存放檔案非常方便,只要有網路隨時隨地都可以取得檔案,不需要再連VPN回公司或是用隨身碟來存放檔案,避免了搞不清楚哪個檔案是最新版的問題,也節省許多複製來貼上去的時間。而檔案除了與公司內的人共用外,有時也需要傳給客戶看,甚至是和客戶憶起編輯檔案,這時操作方法和公司內共用就有一點不同喔~ 雖然本部落格在之前已經發過類似的文章,也就是[Office 365 快速上手系列] 商務用OneDrive 使用方式此篇,但由於Office365一直都在改版,介面常常過幾個月後就不同了,圖片的參考性也就大幅降低,因此這篇文章中用最新介面的圖片來重新介紹。   使用Email傳送OneDrive中的檔案 此功能只有OWA(網頁版)和Office2016才有,Office2013以下都沒辦法在附加檔案時,直接選擇OneDrive中的檔案,但如果有在本機電腦中同步OneDrive(可參考[Office 365 快速上手系列] 商務用OneDrive 設定此篇文章),還是可以用像是附加本機檔案中的方式來附加OneDrive中的檔案。 Office2016 1.在新信件中點選插入>附加檔案>瀏覽Web位置>OneDrive。 2.打開的資料夾位置位於網路上。 3.點選附加檔案右邊的箭頭,可以將附件檔型式改為附加為複本(即是普通的附件檔無共用功能),或是變更權限。 OWA 1.點選附加檔案。 2.除了自己OneDrive中的檔案外,也可選擇與我共用中的檔案,或是和群組有關的檔案。(關於群組可參考[Office 365 快速上手系列] 在OWA中處處可見的群組究竟是?此篇文章) 3.選完欲共用的檔案後,會跳出以下兩種選擇。 4.選擇附加為OneDrive檔案的話,對方收到的信會如下圖是一個連結,收件者可以看到最新的變更,也能夠編輯此檔案。要注意的是組織外的人無法開啟。 5.選擇附加為複本時,對方就會收到和平常一樣的附件檔,即使對方編輯了也完全是另一個檔案,無法影響到寄件者原本的檔案。   使用OneDrive共用檔案 那如果想要組織外的人也能參與共同編輯,該怎麼辦呢?雖然可以做到,但目前還無法直接在寄出Email時設定,只能使用OneDrive中的共用功能,相比直接寄信來說,多了要產生連結和複製連結再寄信的幾個步驟。 1.在OneDrive中,對欲共用的檔案點選…>共用。 2.點選取得連結,選擇編輯連結-不需登入,依情況可設定到期日,複製該連結給欲共用的對象。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (35) 設定公司的共用信箱

有時候公司的組織單位中有客服中心或者是統一對外的聯絡窗口,但回信時都是用個人的信箱回覆,這樣往往會讓收到回信的人不知所措,沒有辦法可以第一時間知道到底回信的人是誰或是因為甚麼原因收到這封信。 以往要設定一個共用信箱開啟權限給所有人是一件很複雜麻煩的事情,而Office 365 中有個「共用信箱」的功能,可以快速簡單的開啟共用的信箱。 設定流程 使用Office 365管理員帳號登入Portal網站,並在Office 365 系統管理中心中找到「共用的信箱」。 點擊「+」新增一個共用��箱。 以本次示範為例,我想建立一個客服人員的共用信箱,設定好信箱的名稱,電子郵件地址以及成員後點選「建立」就完成了設定。 之後寄到「Itservie」的信箱只要透過下面的方式就可以開啟。 如果使用者習慣用網頁收發信件,再登入Office 365 Portal頁面後從右上角的「頭像」中選擇「開啟另一個信箱」。 此時會跳出視窗請使用者輸入要開啟的信箱帳號,輸入完成後點選「開啟」 這樣就可以在這個信箱中看到寄給itservice這個客服信箱的郵件。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

[Office 365 快速上手系列] OWA中 人員=連絡人、清單=群組?

在OWA中有些翻譯似乎和大家常用的Outlook不一樣,最明顯的地方就是沒有連絡人這麼基本的東西,原來變成人員了。而在Outlook中,使用者常習慣用自己設定的連絡人群組來同時寄信給很多人,但在OWA中也找不到連絡人群組,該怎麼辦呢?本篇文章要介紹在OWA中整理連絡人的方法,還有關於連絡人的使用方式教學。   整理連絡人 1.點選新增>聯絡人清單。事實上連絡人清單就是Outlook中連絡人群組的概念。 那連絡人清單下的群組,難道不是連絡人群組嗎? 關於此群組請參考這篇文章:[Office 365 快速上手系列] 在OWA中處處可見的群組究竟是? 2.新增成員,可以搜尋到通訊錄內的人員。 3.完成後按傳送電子郵件可以傳送給此群組,寄信時也可從收件者中選擇此群組。 4.點選人員後,點選上方清單,然後選擇欲加入的清單。 打勾代表此人員已在此清單中,再按一下取消打勾,人員就會從清單中被移除。   通訊錄 在Outlook中我們可以開啟通訊錄尋找公司內的使用者帳號,或是管理員在後台建立好的群組和連絡人,那在OWA中要怎麼看這些資料呢?原來目錄下面,就是我們熟悉的通訊錄頁面。   雖然我們可以在人員中開啟通訊錄,但是通常要用到通訊錄,都是要寄信的時候,在寄信的時候要怎麼開啟通訊呢? 1.點選收件者。 2.預設是在自行建立的連絡人頁面,點選左方的>>。 3.就像人員的頁面一樣可以切換成其它通訊錄頁面了。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

[Office 365 快速上手系列] 隨時都可在手機上使用Office365

官方在手機上出了很多App,無論是Iphone還是Android都有,讓您即使不方便使用電腦,也還是可以連線到Office365進行作業。如下圖所示,有收信用的Microsoft Outlook或OWA for Android(or IOS),即時通訊和線上會議用的Skype fo Business,1TB雲端空間OneDrive和Office手機版應有盡有。   Outlook App 1.左上角可列出資料夾,右上角為設定,右下角圓圈為新增郵件,下方從左到右為郵件、行事曆、檔案(附件檔案)和連絡人。 2.點選左上角後,可以點選查看所有資料夾,以列出所有資料夾。   3.這裡教大家一個常用的設定,常用手機收信的人一定都希望收到信後就有通知,但是預設的通知卻只會通知收件匣的信,如果信件有設規則分類到其它資料夾就沒有通知了。要調整這個設定,請點選右上角…>設定。 4.點選通知。 5.將通知設定為All Mail。 6.在下方點選行事曆後,右上方的設定會改變選項,預設是用議程的方式檢視,可以切換為日檢視。   OWA App 1.和Outlook都是收發信件用的App,介面看起來比較像OWA,只能綁訂一個帳號。 左上角一樣是進入資料夾,下方從左到右為郵件、行事曆、連絡人,相比Outlook沒有附件檔案。 2.點選左上角進入資料夾後,可以看到一個齒輪圖案。 3.點選齒輪圖案,可以設定自動回覆和App密碼鎖等是Outlook App沒有的。   OneDrive App 1.一開始登入時請選擇商務用OneDrive。 2.左上角就如同網頁版OneDrive的左方窗格。 3.可以切換檢視別人共用給您的檔案。 4.點選下方的+號,會跳出上傳or建立資料夾。   5.點選上傳,可以從手機中上傳照片。 6.選取檔案後,在上方會出現另外的工具列,從左到右分別是共用、移動、刪除、保持檔案離線、設定。 7.其中共用檔案,可以選擇要在組織內OneDrive中共用,或是用email等方式傳送出去。 8.而設定則是可以更改或檢視檔案的設定。 .   Skype for Business App 1.第一次登入Skype for Business的畫面,如果輸入帳號密碼卻出現錯誤不能登入的話,請點選進階選項。 2.在Autodetect server輸入Sipdir.online.lync.com。 3.要記得輸入完後記得勾選。 4.順利登入後會跳出安全性警告,請勾選永遠信任此憑證後按繼續。 5.一進入後可以看到行事曆中的預定行程和最近即時通訊的紀錄。右上角有會議和連絡人的選項。 6.此為會議的畫面。 7.此為連絡人的畫面,基本上和桌面版Skype for Business完全一樣。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理員日誌 (30) 無法更名的奇怪帳號

這個是前一陣子遇到的奇怪問題,主要是客戶設定帳號時候沒有再三確認。 所以帳號名稱錯誤也同步到了Office 365上,使用一陣子之後才發現名稱錯了,並想要在AD上更改後同步到Office 365上去。 但奇怪的是不管同步幾次,在Office 365上的帳號名稱依舊是錯誤的,Synchronization Service Manager也沒出現任何同步錯誤的資訊。 想說砍掉重來,不過要先替使用者把所有的信件、檔案、Profile都備份,想到我就覺得累。 最後只好找找看有沒有相關的問題可以參考。最後在Microsoft的網站上有看到一篇文章。 參考裡面的做法後排除了這個怪怪的問題。 操作流程 首先先到Azure AD的網站去下載Azure AD PowerShell並安裝,完成之後以工作管理員的身分啟動 輸入Connect-MsolService,會跳出驗證視窗以Office 365 管理員身分登入。 輸入Set-MsolUserPrincipialName –UserPrincipialName 錯誤的信箱帳號 –NewUserPrincipalName 正確的信箱帳號 後執行即可。 希望上面的方式可以幫助到大家! 參考文章 Changes aren't synced by the Azure Active Directory Sync tool after you change the UPN of a user account to use a different federated domain Set-MsolUserPrincipalName

Office 365 管理者日誌 (16) 從Gmail移轉至Office365 Email篇

移轉前設定 1.在Office365新增使用者並要套用信箱功能的授權。 先新增使用者的話,在新增網域時可以直接套用在全部使用者上。 2.進入Offfice365系統管理中心>網域>新增網域,依照指示驗證網域,先不需要完成第三步驟。 3.建立要移轉的Gmail信箱清單。 移轉檔案格式為CSV檔,欄位如下。 EmailAddress UserName Password Office365的電子郵件地址 Gmail信箱的登入名稱 Gmail信箱的密碼 最多可包含50000個信箱、最大10MB。 由於需要知道密碼,建議使用管理員權限重設密碼。   GoogleApps設定 GoogleApps若啟動雙重驗證,或是不允許安全性較低的應用程式,移轉皆會失敗。 請取消雙重驗證,並確認每個使用者允許安全性較低的應用程式。 1.點選右上角圓形>我的帳戶。 2.點選已連結的網站與應用程式。 3.開關在右方為允許。   開始移轉 1.進入Exchange系統管理中心>收件者>移轉>…(更多)>移轉端點。 2.點選+(新增)>IMAP,在IMAP伺服器輸入imap.gmail.com,其餘設定不變,最後設定移轉端點名稱。 3.+(新增)>移轉至Exchange Online。 4.選擇IMAP移轉>選擇先前建立好的移轉檔案>選擇移轉端點>移轉設定接受預設>設定移轉批次名稱和排除資料夾>自動啟動批次>新增。 5.點選批次移轉後,在右方窗格點選檢視詳細資料。 6.如有狀態為失敗的項目,可以在右方窗格中看到失敗的原因。 7.確認狀態為已同步處理。   8.修改DNS上MX紀錄的TTL為3600秒或以下,以減少電子郵件延遲狀況(可省略)。 9.回到Office365管理中心>網域>修正問題>更改DNS的MX紀錄。 10.至少執行72小時批次轉移後刪除批次轉移。   移轉結果 Gmail中的標籤系統是無法移轉過來的,全部的信都會在收件匣中。 另外可以看到一個名為Gmail的資料夾,請點圖中紅框的部分展開它。 Gmail時期的寄件備份能在這裡能找到。 之前在Gmail中被封存的郵件,則會在全部郵件的資料夾中。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==