Office 365 管理者日誌 (80) 如何大量匯入聯絡人

最近幫客戶導入Office 365 ,導入的過程中客戶最擔心的就是他們的聯絡人資訊需要重新建立的這件事情。 客戶的人聯絡人也有點多,數量有差不多200人,當然不可能一筆一筆的在Office 365 系統管理中心上面建立。 最快的方式就是透過指令的方式來匯入CSV檔案來建立。 這邊就來說明該如何透過PowerShell來匯入聯絡人資訊。 登入Office 365 PowerShell 1. 請以系統管理身分開啟PowerShell   2. 輸入「$UserCredential = Get-Credential」來登入Office 365 3. 在跳出的驗證視窗中輸入Office 365 的管理員帳號 4. 輸入「$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic –AllowRedirection」的指令來進入Exchange Online管理後台 5. 輸入「Import-PSSession $Session」指令匯入Exchange Online」所使用的指令,結束後即完成登入Office 365 PowerShell動作 準備聯絡人CSV檔案 1. 要匯入的CSV檔案內容請最下方的參考連結,並將聯絡人資訊填入,請注意的是有幾個必要的欄位: ExternalEmailAddress、Name一定要填寫否則匯入會失敗。 2. 將檔案存檔,並將檔案位置記錄下來,例如存放在桌面的話就是 「C:\Users\Eddie Chen\Desktop\ExternalContacts.csv」 以指令方式匯入聯絡人 1. 回到PowerShell並輸入「Import-Csv “C:\Users\Eddie Chen\Desktop\ExternalContacts.csv” |%{New-MailContact -Name $_.Name -DisplayName $_.Name -ExternalEmailAddress} 」 2. 之後可以回到Office 365 的管理中心上確認目前所匯入的聯絡人資料 參考文件 將外部連絡人大量匯入到 Exchange Online == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (78) 讓你的Office 也可以離線安裝

最近有客戶再問該如何離線安裝Office,避免線上安裝時環境的頻寬都被用掉。當然微軟也提供的方式讓使用者下載Office 的安裝檔案。 不過步驟有一點複雜,所以接下來請各位就跟隨我的���明來動作。 設定流程 首先是到Office 2016 Deployment Tool下載佈署工具。   下載並執行檔案後會有一個執行檔與XML檔案,請先都放在同一個資料夾中方便作業 之後用「記事本」開啟Configuration.xml檔案,在檔案的下方有一組的設定檔案,其中有幾個部分需要注意 1. 是下載的位元版本 2. 所下載的產品代碼 3. 下載的語系 4. 是否自動開啟更新 5. 是安裝時是出現安裝視窗或者是背景執行 相關的設定檔說明請參考連結。 1. 隨選即用 configuration.xml 檔案的參考資料 設定好xml檔之後使用「系統管理員」身分開啟「命令提示字元」,並在setup.exe所在的資料夾執行Setup.exe /download configuration.xml. 開始執行指令後就會自動下載安裝檔,完成後大約為1.04GB 之後要安裝的時候一樣是以管理員身分開啟「命令提示字元」並輸入Setup.exe /configure configuration.xml 就會自動地安裝Office   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理員系統 (77) 如何兌換產品金鑰

通常跟我們購買的客戶我們工程師都會協助啟用產品,不過有時候會遇到客戶一次購買兩年或三年的產品。 所以我都會提供產品的金鑰給客戶,請他們保留好以便之後來啟用。 所以這邊就來說明該如何在Office 365啟用產品金鑰。 設定流程 受先是以全域管理員的帳號登入Office 365 Portal,之後開啟下列網頁:https://portal.office.com/commerce/productkeystart.aspx 勾選「我了解,我有權代表我的組織執行此動作。」後點選「開始」 輸入產品金鑰,此時會驗證金鑰的正確性與使用者數量。確認正確後選擇「下一步」。 點選「兌換」後即完成啟用。之後再將授權指派給相關的帳號即完成動作。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (76) Office365 使用Outlook匯入連絡人

在此篇文章中Office 365 管理者日誌 (75) Office365 使用OWA匯入連絡人,介紹了從OWA中匯入連絡人的重點是要修改檔案編碼,但如果想要用Outlook匯入連絡人呢?如果用本來的檔案(ANSI編碼)匯入,果不其然也是亂碼的狀態,那改成Unicode就對了吧?很可惜的是Outlook可能會跳出以下的轉換錯誤警告。 那究竟要怎麼從Outlook匯入連絡人才能成功呢?這篇文章會提供兩種方法來解決。   錯誤原因 無論是Outlook還是Excel在辨識Unicode編碼時的CSV檔都會有問題。 例如下圖就是ANSI編碼的CSV檔用Excel開啟,很正常的分成一格一格的形式。 但如果用Unicode編碼就會如下圖,所有資料全部擠在一格。 理解這點就表示Unicode編碼是行不通的,所以我們還是只能使用ANSI檔來匯入。 但是用ANSI檔匯入會變成亂碼又該怎麼辦呢?只好用比較麻煩一點的方法來解決了。   方法一:對應自訂欄位 1.點選Outlook左上方的檔案。 2.點選開啟和匯出>匯入/匯出。 3.點選從其他程式或檔案匯入。 4.點選從其他程式或檔案匯入。 5.點選逗點分隔值。 6.選擇要匯入的檔案。 7.點選連絡人的資料夾。 8.點選對應自訂欄位。 9.將左邊的欄位,拖曳到右邊欲對應的欄位中。 10.完成後如下圖。 此方法的缺點就是,萬一有很多欄位都重要的話,一個一個拉非常麻煩,所以若是很多欄位都有資料,建議使用方法二會比較快速。   方法二:更改顯示語言 1.點選Outlook左上方的檔案。 2.點選選項。 3.切換到語言的頁面,將語言顯示改成英文為預設值,如果沒有英文這個選項,可以點選下方的"如何從Office.com取得其他顯示和說明語言"下載,或是直接點選這裡下載。 4.系統會請你重開Outlook。 5.重新開啟Outlook後顯示介面變成英文了,點選右上方的File。 6.點選Open&Export>Import/Expore。 7.點選Import from another program or file。 8.點選Comma Separated Values。 9.選取檔案,注意要是ANSI編碼的檔案喔~ 10.點選連絡人的資料夾。 11.確定有勾選。 12.匯入完成後,再一次從File>Options進入選項,點選Language把顯示語言改回Match Microsoft Windows,再重開一次Outlook後就完成囉~   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (75) Office365 使用OWA匯入連絡人

客戶要開始使用Office365,首先遇到的棘手問題就是資料的轉移了,大家都不希望用新系統後,還要重建舊有的資料,可以透過簡單的匯入匯出就能完成資料移轉是最好不過了。 但是在連絡人的移轉上,常常會遇到各種問題,比如說匯入了結果是亂碼,或是根本無法匯入,這些問題要怎麼解決呢?這篇文章就要來教你正確匯入連絡人的方法。   從舊有系統匯出連絡人 在這裡以大家常用的Gmail為例子。 1.點選右上方的Gmail>通訊錄。 2.點選左方功能列中的更多選項>匯出。 3.由於新版的介面還沒有匯入匯出的功能,因此會跳出視窗,點選前往舊版聯絡人。 4.點選上方的更多>匯出。 5.如果不是要匯出所有連絡人,或是匯出群組的連絡人,就要回到上一步驟先選取聯絡人,才能勾選已選取的聯絡人。而匯出格式選擇Google或Outlook都可以,但根據選擇從OWA中匯入時的選擇也會不同喔~   檢查檔案資訊 請開啟下載的檔案檢查兩個部分。 1.欄位的部分是中文還是英文。 2.資料有沒有亂碼。 假如資料是亂碼的話,很可能編碼是UTF-8或其他,要將編碼改成Unicode才能正常顯示。 另外欄位是英文的話,匯入時也會變成亂碼,要將編碼改成Unicode才能正常匯入。 但如果欄位是中文又沒有亂碼,基本上不用進行更改檔案編碼的動作也可以正常匯入,不過還是建議用Unicode比較保險。   更改檔案編碼 1.用記事本開啟檔案。 2.點選另存新檔。 3.存成Unicode。   從OWA匯入 1.點選右上角九宮格>人員。 2.點選上方功能列中的管理>匯入連絡人。 3.這裡要選擇Gmail還是Outlook,是根據"從舊有系統匯出聯絡人"的第5步,是選擇Google還是Outlook而決定的,如果是Google那就是選Gmail,如果是Outlook當然就是選Outlook囉~ 4.瀏覽選擇檔案後,點選上傳。 5.最後在人員介面檢查匯入的連絡人狀態就大功告成了!   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (74) 使用工作流程編輯複數清單項目

在Office 365 管理者日誌 (73) SharePoint自訂快速步驟提到,本來想透過自訂按鈕來做每個月的清單重置,但因為工作流程只能套用在一個項目上無法達成目標。經過查詢後,目前網路上都推薦此文章中使用的方法,http://sharepointsolutions.blogspot.tw/2008/05/looping-through-items-in-sharepoint.html,要編輯複數的工作清單項目,要使用不只一個工作流程。我最後要達成的效果是,在要進行每月重置的清單中,點選自訂的按鈕後,每個項目的指定欄位都會變為0。   1.建立一個新的名為Loop的清單。 2.在要執行編輯複數清單項目的清單中,建立一個新的欄位名為Processed,類行為是/否,設定預設值為否。 3.在名為Loop的清單中建立以下工作流程。 插入若目前項目欄位值等於,選擇建立者,點選等於,修改成不是空的。 插入更新清單項目,設定當要執行編輯複數清單項目的清單中欄位Processed=否,將值該為是。 差入核心動作中的暫停期間,設定為2分鐘。 2.在要執行編輯複數清單項目的清單中,建立以下工作流程。 建立新項目在Loop清單。 過了2分鐘後,刪除此項目。 3.在原本的每月重置按鈕,改為以下的工作流程。每月重置的按鈕新增方法請參考Office 365 管理者日誌 (73) SharePoint自訂快速步驟。 建立新項目在Loop清單中。   結果展示 1.按下每月重置的按鈕後,Loop清單會自動建立項目。 2.經過一段時間後,又會自動把項目刪除,只留下最一開始的紀錄。 3.回到要執行編輯的清單中,值已經都被設為0了,但會多出兩個欄位,可以進清單顯示中修改為不顯示。   參考資料:http://sharepointgypsy.blogspot.tw/2011/01/sharepoint-designer-workflows-2.html   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (74) 設定信件的稽核方式

前陣子出去介紹Office 365的時候發覺到客戶都會詢問到一個問題,就是改用Office 365之後使用者的信件要怎麼做稽核或封存。 以前使用Exchange Server做使用者的信箱封存方便日後稽核的方法很簡單,反正信箱的DB都是管理者在控制,設定好規則Exchange Server會自動地把固定一段時間的信件備份並封存。 而在Office 365 上也當然可以設定固定的時間將使用者的信件做封存,可是每個帳號必須先設定開啟「就地封存」的功能而且這個封存的檔案是在個人信箱中才看的到,管理者想要稽核或檢查的話勢必有一定難度。 設定流程 不過方法是人想出來的,為了讓管理者可以方便的管理與稽核信件,我們想出來的一個設定的流程簡化上述的工作。 首先在這個方法中必須先準備一個Exchange Online Plan 2的訂閱,並設定好一個帳號使用該授權。 需要一個Exchange Online Plan 2訂閱的原因是,只有這個等級以上的訂閱才有「無限制的儲存空間」。以我一個客戶為例:一個月封存的信件將近20GB,所以一般方案的信箱很快就滿了。 接下來是開啟信箱的「就地封存」功能,相關的步驟可以參考Office 365 管理者日誌 (12) 在雲端備份信件 設定與使用線上封存 接下來是登入到Exchange 系統管理中心,在「法務遵循管理」底下的「保留標記」中新增一個規則並「依使用者討用至項目和資料夾(個人)」 舉例來說新規則的條件是保留7天的信件移動至封存信箱中。設定好條件後點「儲存」即完成規則。 之後點選旁邊的「保留原則」同樣也新增一個原則。 到原則的設定畫面後,將剛剛設定的保留標記規則加上去並選擇「儲存」�� 設定好之後回到Exchange 系統管理中心進入到「信箱」中找到訂閱為Exchange Online Plan 2的帳號。雙點開啟設定畫面,在「信箱功能」中將保留原則改為上一步所設定的規則後點選「儲存」。 接下來回到「郵件流程」底下的「規則」並新增一個郵件規則。 規則的內容是「只要寄件者是在組織內的成員」將「所發出的信件以密件副本的方式寄一封信件」至設定好保留原則的信箱。設定完成後點選「儲存」完成設定。 設定完成後只要是組織內成員的寄信都會自動的BCC一份至開啟就地封存的信箱,在這個信箱的信件只要過7天就會自動地跑到封存信箱中。 管理者只需要做好這個信箱的管理與稽核就好,使用者端幾乎不用做任何設定。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (73) SharePoint自訂快速步驟

什麼是快速步驟?其實就是自訂一個按鈕,點選後會自動幫你做設定好的事情,由於要做什麼事是用工作流程設定的,所以也可以做到很複雜的事。本來是想要每個月把清單內容全部重置用的,最後卻發現快速步驟沒辦法全選項目後啟動,只能單一項目套用,不過把它當成啟動某工作流程的按鈕來用也是不錯的,至於要怎麼把清單中全部的項目都重置,就還要另外再研究了~   1.點選上方清單>自訂清單中的新增快速步驟。 2.點選是或允許的話,就會自動開啟SharePoint Designer。 3.SharePoint Designer開啟後,會跳出新增按鈕的畫面,選擇要設定在此按鈕上工作流程的類型,按鈕的名字和圖案。 4.做好上述設定點選確定後,畫面會自動跳到文自行設計工具,開始編輯工作流程。 5.在這裡示範的設定是,將所有項目的值設為0。設定完成後點選發佈。 6.回到清單中,在上方的項目>快速步驟中,就可以看到剛剛設定的按鈕了。勾選某項目後點選快速步驟,會出現快速步驟的欄位。 7.如果不想要有快速步驟的欄位顯示的話,要到清單>修改檢視中修改。 8.清除該欄位顯示的勾選後點選確定。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (72) InfoPathDesigner設計清單小技巧之二

在InfoPath中,如果希望某一格不能由使用者亂填,要直接抓取當前使用者且不能更改要怎麼做呢?在Office 365 管理者日誌 (61) InfoPathDesigner設計清單小技巧介紹過一個方法,是使用userName()抓取登入帳號,再擷取@之前的字。但有時帳號名稱不符合需求,有人希望是抓取該帳號的顯示名稱的話又該如何做呢?   設定資料連線 1.點選上方的資料>資料連線。 2.點選新增。 3.點選建立新連線至>接收資料。 4.點選SOAP Web服務。 5.輸入https://組織名稱.sharepoint.com/_vti_bin/UserProfileService.asmx?WSDL 6.選擇GetUserProfileByName。 7.之後的設定不用變動,一直按下一步到完成。   設定欄位預設值 1.點選要設定的欄位後,點選上方的內容,勾選唯獨,點選預設值。 2.點選fx函式按鈕。 3.點選插入欄位或群組。 4.點選顯示進階檢視。 5.在欄位的下拉式選單中,選擇GetUserProfileByName(次要),點選圖中該位置的Value欄位後,然後點選篩選資料。 6.點選新增。 7.左方選擇Value,右方選擇鍵入文字後,輸入PreferredName。 8.最後一直點選確定就完成囉~   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (70) OneDrive也可以使用資訊版權管理(IRM)

在Office 365 管理者日誌 (69) 設定資訊版權管理 保護SharePoint中的檔案介紹過如何啟動SharePoint Online的資訊版權管理(IRM),由於OneDrive也是SharePoint Online架構下的服務,所以只要SharePoint Online有啟動IRM,OneDrive當然也是能使用的。此篇文章要介紹在哪裡設定OneDrvie的IRM,還有管理員如何幫使用者設定OneDrive的IRM。   如何設定OneDrive的IRM? 1.進入OneDrive後,點選右上角的齒輪圖案>網站設定。 2.進入網站設定後,再點選右上角的齒輪圖案>網站內容。 3.點選名為文件的文件庫…>設定。 4.點選資訊版權管理。 5.勾選限制在此OneDrive下載的權限,設定標題與描述,點選顯示選項,編輯IRM的設定。 6.無論有沒有編輯的權限,都無法在瀏覽器中編輯,只能選擇直接從Word中開啟或是下載該檔案(差異就是編輯檔案後,會不會同步到OneDrive上),如果在OneDrive更動了共用權限,下載下來的檔案也會同步喔! 7.沒有編輯權限的人,雖然可以編輯共用,但要求還是會傳給擁有者同意。(此範例檔案擁有者為Ann,共用檔案給Eddie有檢視權,Eddie編輯共用邀請Stevie後,Ann便會收到此封通知信)   管理員如何幫使用者設定OneDrive的IRM? 如果組織中的使用者很少,可以考慮用Office 365 管理者日誌 (8) 備份組織中所有OneDrive檔案中的更改OneDrive存取權限,讓管理員在不登入使用者的帳號下,擁有使用者的OneDrive的完整存取權後,幫使用者設定OneDrive的IRM。 但如果組織中的使用者很多,總不可能一個一個設定了吧?還好微軟有提供寫好的PowerShell檔,只要根據指示更改PowerShell指令其中的幾個項目就可以使用。 1.下載SharePoint Online Client Components SDK和SharePoint Online Management Shell。 2.自動匯出所有使用者OneDrive的URL。 請參考https://technet.microsoft.com/en-us/library/jj585031.aspx#BKMK_SharePointOnline此篇文章中的SharePoint Online and OneDrive for Business: IRM Configuration>Configuring IRM for OneDrive for Business>Additional script to output all OneDrive for Business URLs to a .CSV file,複製官方提供的PowerShell指令,改掉其中的SharePoint系統管理中心網址和全域管理員帳號。 3.注意執行的時候要用系統管理員的身分,不然載入模組會失敗,我使用的方法是先以系統管理員身分執行Windows PowerShell ISE,用ISE開啟PowerShell檔後執行。 4.請參考同篇文章中的Configuration for administrators,一樣複製內容後更改其中的SharePoint系統管理中心網址、全域管理員帳號、OneDrive的URL(用尋找取代編輯剛剛匯出csv檔就可使用了),還要把文件庫名稱改成中文的文件。 5.找到檔案中以下的部分,是設定資訊版權管理的地方,依據需求設定。 下圖為自製的指令和設定的對照表。 更改完檔案後,一樣記得要以系統管理員身分執行PowerShell檔案,不然會因為模組無法載入而執行失敗。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==