Office 365 管理者日誌 (59) SharePoint清單與Access資料庫間的匯入匯出

之前在Office 365 管理者日誌 (55) 將資料從Excel匯入Sharepoint Online清單中,介紹過SharePoint清單與Excel間的轉換,但Excel只有單向同步,而這篇文章中要教的Access,和SharePoint間可以雙向同步。對於資料存在Excel的客戶,卻有需要雙向同步的話,將資料在Access和Excel間轉換其實很快速,對於資料本來就在Access的客戶當然是更加有利啦~ 這篇文章要介紹以下三種方法,將資料在SharePoint清單與Access間做轉換。 1.使用Access,將Access的資料匯出至SharePoint清單(沒有同步)2.使用Access,將SharePoint清單匯入至Access(雙向同步)3.使用SharePoint,將SharePoint清單匯出至Access(雙向同步) 無論是哪一種方法,只要有相關聯欄位的清單,都會一併做匯入匯出的動作。 資料在Access的客戶,請先做1再做2 or 3。資料已在SharePoint清單的客戶,可以做2 or 3,變成用Access管理。   使用Access,將Access的資料匯出至SharePoint清單(沒有同步) 1.對資料表點選匯出>SharePoint清單。 2.在指定SharePoint網站點選網站,或是自行輸入網址,然後輸入要建立的清單名稱(無法匯出至已存在的清單)。 3.在這裡可以勾選儲存匯出步驟,甚至可以和Outlook結合,建立週期性的工作。 4.儲存匯出後,在外部資料>儲存的匯出中可以看到此工作。 5.但要注意再次執行這項工作的話,由於無法匯出至已存在的清單,所以結果會是再新增另一個清單庫。   使用Access,將SharePoint清單匯入至Access(雙向同步) 1.在Access點選建立>SharePoint清單>現有SharePoint清單。 2.在指定SharePoint網站點選網站,或是自行輸入網址,點選"以建立連結資料表的方式,連結至資料來源"。 3.勾選欲匯入的清單名稱。   使用SharePoint,將SharePoint清單匯出至Access(雙向同步) 1.在SharePoint清單中,點選上方的清單>在Access中開啟。 2.指定舊的資料庫檔案,或是新的資料庫檔案欲儲存的位置,勾選連結至SharePoint網站上的資料。 3.完成後,雖然我們只在一個清單上做匯出,但可以看到有相關聯的清單也一併匯出了。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (55) 將資料從Excel匯入Sharepoint Online清單

使用自訂工作流程控制清單中的資料,可以做非常多好用的功能,但萬一資料很多,難道要一筆一筆輸入嗎!?其實如果舊有資料能轉成Excel的格式,那就能使用Excel直接匯入SharePoint Online中喔!而且還能達到同步線上清單與Excel的效果(雖然只有單向啦~只能更改SharePoint後同步至Excel)。   1.首先當然要有一個Excel資料表,然後選取要匯入的範圍,點選插入>表格。 2.確定有勾選有標題的表格。 3.點選表格中隨便一格,會出現資料表工具,點選設計>匯出>匯出表格至SharePoint清單。 4.輸入SharePoint網址,如果要同步SharePoint清單中的內容至Excel,就要勾選建立唯獨連線至新SharePoint清單,在名稱中輸入欲建立的清單庫名稱(不能和現有的重複)。 5.確認資料類型無誤。 6.完成後,可以直接到該網站檢視。 7.或是在設計的外部表格資料中點選以瀏覽器開啟,也可以直接到該線上清單。 8.一進入清單中,狀態會在編輯中,如沒有要編輯,記得點選停止。 9.在SharePoint中更改資料後,要按重新整理才能將資料同步下來。 10.或是點選內容。 11.點選連線內容。 12.視情況勾選啟用幕後執行更新作業和開啟時自動更新。 13.如不想在同步資料,點選取消連結即可。   而反過來要從SharePoint清單匯出至Excel更容易唷! 1.在SharePoint清單中點選上方的清單>匯出至Excel。 2.開啟iqy檔。 3.對Excel跳出的警告點選啟用。 開啟的表格就已經是單向同步的檔案了。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理員日誌 (53) 禁止使用者寄出公司機密文件

公司都不希望重要文件,讓員工隨意的使用Email寄出。在Exchange Online中有一個資料外洩防護(Data loss prevention)的功能,也就是大家常聽到的DLP,在Exchange Online Plan 2當中才有,它可以偵測出郵件中特定的內容,例如VISA卡號、身分證字號等,在使用者要寄出這些內容時,就可以禁止寄出或是要回報主管才可寄出。但其實它也可以做到偵查出特定格式的附件檔,例如履歷表、報價單、公司內部使用的特定表格等等。當然使用者若不是使用公司的Email寄出,這個功能就沒有用囉!但對於防止沒有太多資訊知識的使用者還是綽綽有餘(如果需要更加強大的功能來保護機密資訊,也可以使用Azure RMS)。此篇文章要介紹文件指紋的相關設定。   1.進入Exchange系統管理中心>法務遵循管理>資料外洩防護,點選管理文件指紋。 2.點選+圖示新增。 3.上傳欲禁止表格範本,Word檔、Excel檔等都可以。 4.可以建立多個原則,原則裡面也可以包括多種文件範本。 5.建立完畢後點選+圖示>新增自訂DLP原則。 6.輸入名稱後,確定原則狀態為已啟用,模式選擇使用原則提示(如要禁止寄出可選擇強制)。 7.對新增的自訂DLP原則點選編輯,選擇欲套用的。 8.點選左方規則,點選+號後選擇,使用者寄出包含禁止內容的郵件時,是要完全封鎖、給予提醒還是回報後可寄出等等。 9.新增規則後,系統會自動設定好大部分的內容,只要設定敏感資訊類型和接受報告的使用者即可。 10.點選選取敏感資訊類型後,點選+號圖示。 11.先點選發行者,讓自己組織發行的機密資訊類型排序至最上面(或最下面)。點選剛剛新增的機密資訊類型後,點選新增和確定。 12.系統跳出警告,使用者寄信可能會被拒絕,點選確定。 13.測試附件與機密資訊具有相同格式的檔案,會跳出原則提示(Edge瀏覽器不支援此功能)。 14.若使用者寄出該郵件,在規則中設定的收件者也會收到報告。   參考資料: https://technet.microsoft.com/en-us/library/dn635175(v=exchg.150).aspx   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==