Office 365 管理者日誌 (46) 商務版的網站403 FORBIDDEN

有使用商務版的客戶,可能會遇到一個奇怪的情況,那就是在點選九宮格中的網站後,出現403 FORBIDDEN。 其實如果知道商務版中的內容,就會發現商務版本來就沒有包含SharePoint(=網站),開不起來也是理所當然的。 但按鍵卻出現在九宮格中,這是否是微軟的疏失呢? 既然按鍵都出現在九宮格中了,使用者就有可能會按到,按了又不能用,很奇怪啊~ 因此在這篇文章中,要教管理員如何讓這個預設應用程式消失。   1.進入Office365系統管理中心。點選系統管理員>SharePoint。 2.進入SharePoint系統管理中心後,點選設定。在設定中的第一個選項,顯示或隱藏選項中,將網站設定為隱藏。 雖然是鴕鳥心態的作法,但至少眼不見為淨! 但此作法沒辦法指定特定使用者看不見,只能讓大家都看不見。 所以只推薦單純用商務版的客戶,或是反正都不會用到網站功能的客戶這樣做。 關於這個問題,我們也會再詢問微軟是否要改善。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (45) 變更SharePoint Designer核准程序Email內容

在自訂工作流程時使用開始核准程序,都會自動有如下圖的內容,寄給被指派核准工作的人。 雖然這樣就不用再寄信通知使用者去核准,但信件內容卻不一定符合我們的需求。 例如此封信件中,就不能直接連到點選核准的頁面,對使用者來說很不方便。 本篇文章將介紹,如何自訂這封email的內容,以及如合讓使用者直接連到核准頁面。   1.點選該核准程序的名稱。 2.進入該程序後,點選變更單一工作的行為。 3.點選第一項以電子郵件傳送工作通知給目前工作:指定給。 4.將主旨和內文改成自己想要的樣子。反白欲加入超連結的字後,點選插入超連結,點選網址欄中的...瀏覽。 5.資料來源選擇目前工作:職務代理人核准,來源的欄位選擇Form_URN。 6.完成後,被指派工作的人收到的信件就變成如下圖,點選此頁面的超連結後,直接就可以點選核准或拒絕了。 7.另外在此核准程序中的信件通知,也都可以依照上述方式更改。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (44) 員工離職了Office365該如何處理?

雖然不是天天都有員工離職,但若是使用Office365持續1、2年,要處理員工離職這件事是難免的。 如果是單純員工離職,依照需求備份資料後,將授權移除即可。 備份資料可能需要直接登入使用者的帳號,可參考Office 365 管理者日誌 (40) 讓管理者重設你的密碼此篇文章更改密碼後登入。 移除授權可參考Office 365 管理者日誌 (22) 購買Office365後如何啟動序號並套用授權此篇文章,在套用授權時不勾選任何授權即可。 另外一個狀況是員工離職後,有新員工進來補,這又產生兩種狀況。 一是幫新員工創立新的帳號,二是讓新員工使用舊員工的帳號。   如果是建立一個新的帳號,首先要記得給新帳號套用授權,然後依需求匯入舊員工的資料。 而如果是二,帳號名稱卻還是舊員工的名字,這樣可能不太人性。 可以參考以下的方法,更改登入帳號名稱。 1.進入Office365系統管理中心,點選使用者>作用中的使用者,勾選欲更改名稱的使用者,點選右方窗格中的編輯。 2.更改使用者名稱,當然也可以順便將其他資料也一起更改為新員工的資料。   但不論是哪一種,可能還是會有人寄信給舊員工,這時就要設定轉寄或別名。 設���轉寄可參考Office 365 管理者日誌 (9) 郵件規則設定此篇文章。 在選擇收件者時,檢查名稱可輸入非作用中的帳號,按Enter鍵後便會進入新增欄位中。 設定別名請參考以下步驟。 1.進入Office365系統管理中心,點選使用者>作用中的使用者,勾選欲更改名稱的使用者,點選右方窗格中主要電子郵件旁的編輯。 2.點選新增。 3.輸入別名。(沒辦法輸入其他有在作用中的Email名稱)   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (43) 向微軟開啟你的服務要求

Office 365的系統管理員可以做的事情很多,不過有時候有些問題或者設定還是只有微軟的後端工程師才能處理。 舉例來說:之前有一個客戶的使用者帳號密碼被盜,導致他在公司的電腦被當作是垃圾郵件的跳板,在發出一千多封的垃圾郵件後被微軟暫時的封鎖起來無法發信。 後來替客戶重新設定好帳號密碼後使用者還是無法發出信件,原因就是還沒有跟微軟方面申請解除封鎖。 設定流程 登入Office 365 的系統管理中心,下方有一個「支援」。 展開「支援」會有一個「服務要求」。 點選「+」新增服務要求。 以我客戶的問題為例是使用者無法發出郵件,所以問題類型會是「郵件」底下的電子郵件相關問題。 進入到下一個畫面後從「功能」中選擇「郵件保護 (垃圾郵件和惡意程式碼)」,「狀況」中選擇「我需要協助,以重新啟動因為傳送垃圾郵件被封鎖的使用者信箱」,下方的「問題摘要」與「問題詳細資料」輸入相關的資訊後點選「下一步」。 在檢閱建議的畫面選擇「是,繼續」。 在「新增詳細資料」中輸入服務的狀態,例如:服務是否無法使用、多少使用者受到影響、受到問題影響的電子郵件信箱地址與網域資訊等,如果有圖片或檔案的話也可以用「附加檔案」的方式提供,之後就選擇「」。 到「確認並送出」的網頁後,輸入可以聯絡的電子郵件信箱與電話並確認問題內容後,點選「送出要求」就會建立服務要求。 建立完成後會回到「服務要求」的網頁,此時可以看到剛剛的問題,上面會有問題的「參考編號」、「狀況」等等資訊。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (42) Clinet Performance Analyzer 工具

除了上一篇介紹的「Microsoft Remote Connectivity Analyzer」工具以外,微軟也有提供了一個使用者效能分析的工具,這個網頁很貼心地說明這個工具的使用方式不過都是英文的使用說明,這邊就來介紹這個工具的使用方式。 設定流程 在開啟連結的網頁後,一開始就是說明這個功能所要進行的分析有哪幾項,例如: 分析客戶網路環境連線到Office 365 Datacenter的效能 檢查DNS與ISP的詳細資訊 確認連線至Office 365的防火牆Port是否正常 使用者端環境檢查(作業系統、瀏覽器、硬體設定) 確認下載速度與Ping值時間統計 在網頁中有一個Download and install OCPA的段落,其中點選「Here」就可以下載Office 365 Client Performance Analyzer(OCPA)工具 下載並安裝後開啟,一開始就可以選擇要跑的是「Run Exchange Analyzer」或者是「Run ShaePoint Analyzer」,這邊就示範跑「Run Exchange Analyzer」的分析。 選擇「Run Exchange Analyzer」後會跳出視窗,輸入使用者的Email address,並勾選同意OCPA執行後點選「OK」 分析完成後就可以看相關的資訊,例如:電腦的作業系統、記憶體、防火牆Port開啟的狀況、下載速度等資訊,如果需要將結果儲存下來的話也可選擇「Download result file (.xlsx)」。 如果想知道公司連線至Office 365的Route資訊的話可以選擇「Show Trace Route Details」。 點選後會出現相關的Route的資訊。   參考網頁 Office 365 Client Performance Analyzer   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Microsoft Intune (05) 如何提供或強制使用者安裝APP?

Microsoft Inutne可以用來管理Windows的電腦、筆電和iOS、Android、Windows Phone裝置。在之前的文章中,我們介紹過使用者可以使用公司入口網站來註冊裝置,其實公司入口網站不只是用來註冊裝置,使用者還可以從公司入口網站下載管理員提供的應用程式,另外管理員也能強制在裝置中安裝指定的應用程式。本篇文章要介紹管理員如何部署應用程式。   新增應用程式 1.進入Microsoft Intune管理介面,點選應用程式>應用程式>新增應用程式。 2.第一次新增時,會要求下載一個軟體安裝程式。 3.管理員可以用多種方法,提供應用程式給使用者。 軟體安裝程式:上傳apk、ipa或exe等檔案。 這些上傳的檔案會放在Intune專屬的雲端空間,在Microsoft Intune管理介面,點選管理>概觀,可以看到目前的使用概況,如果在此點選管理存放裝置,或是進入管理>使用的存放裝置,可以看到詳細的使用狀況,預設空間為20GB,另外還可以再購買擴充。 官方商店連結:提供GooglePlay商店或App Store商店的連結。 網站下載:將檔案放在網路空間後,提供使用者網址下載。 4.然後填寫關於此應用程式的資訊,在最後勾選是否為公司入口網站中的熱門應用程式。   部署 1.新增完畢後回到應用程式頁面,可以看到安裝程式類型,和是否已部署。如要部署,請點選欲部署之應用程式名稱後,再點選上方管理部署。 2.如安裝程式類型為Google Play上的Android應用程式套件,無法選擇部署給裝置。(但App Store中所管理的iOS應用程式可以) 3.如安裝程式類型為Google Play上的Android應用程式套件,無法選擇解除安裝。部署給使用者,才可選擇可用安裝,部署給裝置不能選擇可用安裝。 4.如該軟體為可受管理的App,如Managed Browser和[Office 365 快速上手系列] 隨時都可在手機上使用Office365這篇文章中所介紹的App,需在第三步中選擇應用程式管理原則。 5.如該軟體為Managed Browser,需在第四步中選擇Managed Browser原則。   使用者安裝 1.使用者進入公司入口網站>APP,可以立即看到當初勾選為熱門應用程式的項目。 2.點選類別或是所有應用程式,可查看其他項目。 3.類型為Google Play上的Android應用程式套件,在下方會顯示在Google play中檢視的按鈕,點選後直接連到Google Play商店。(因此如果在一般組態中設定禁止使用GooglePaly商店的話,就無法使用這種方式部署) 4.類型為Web 應用程式,在下方會直接顯示安裝。 5.點選後即開始下載。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==