Office 365 管理者日誌 (59) SharePoint清單與Access資料庫間的匯入匯出

之前在Office 365 管理者日誌 (55) 將資料從Excel匯入Sharepoint Online清單中,介紹過SharePoint清單與Excel間的轉換,但Excel只有單向同步,而這篇文章中要教的Access,和SharePoint間可以雙向同步。對於資料存在Excel的客戶,卻有需要雙向同步的話,將資料在Access和Excel間轉換其實很快速,對於資料本來就在Access的客戶當然是更加有利啦~ 這篇文章要介紹以下三種方法,將資料在SharePoint清單與Access間做轉換。 1.使用Access,將Access的資料匯出至SharePoint清單(沒有同步)2.使用Access,將SharePoint清單匯入至Access(雙向同步)3.使用SharePoint,將SharePoint清單匯出至Access(雙向同步) 無論是哪一種方法,只要有相關聯欄位的清單,都會一併做匯入匯出的動作。 資料在Access的客戶,請先做1再做2 or 3。資料已在SharePoint清單的客戶,可以做2 or 3,變成用Access管理。   使用Access,將Access的資料匯出至SharePoint清單(沒有同步) 1.對資料表點選匯出>SharePoint清單。 2.在指定SharePoint網站點選網站,或是自行輸入網址,然後輸入要建立的清單名稱(無法匯出至已存在的清單)。 3.在這裡可以勾選儲存匯出步驟,甚至可以和Outlook結合,建立週期性的工作。 4.儲存匯出後,在外部資料>儲存的匯出中可以看到此工作。 5.但要注意再次執行這項工作的話,由於無法匯出至已存在的清單,所以結果會是再新增另一個清單庫。   使用Access,將SharePoint清單匯入至Access(雙向同步) 1.在Access點選建立>SharePoint清單>現有SharePoint清單。 2.在指定SharePoint網站點選網站,或是自行輸入網址,點選"以建立連結資料表的方式,連結至資料來源"。 3.勾選欲匯入的清單名稱。   使用SharePoint,將SharePoint清單匯出至Access(雙向同步) 1.在SharePoint清單中,點選上方的清單>在Access中開啟。 2.指定舊的資料庫檔案,或是新的資料庫檔案欲儲存的位置,勾選連結至SharePoint網站上的資料。 3.完成後,雖然我們只在一個清單上做匯出,但可以看到有相關聯的清單也一併匯出了。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (55) 將資料從Excel匯入Sharepoint Online清單

使用自訂工作流程控制清單中的資料,可以做非常多好用的功能,但萬一資料很多,難道要一筆一筆輸入嗎!?其實如果舊有資料能轉成Excel的格式,那就能使用Excel直接匯入SharePoint Online中喔!而且還能達到同步線上清單與Excel的效果(雖然只有單向啦~只能更改SharePoint後同步至Excel)。   1.首先當然要有一個Excel資料表,然後選取要匯入的範圍,點選插入>表格。 2.確定有勾選有標題的表格。 3.點選表格中隨便一格,會出現資料表工具,點選設計>匯出>匯出表格至SharePoint清單。 4.輸入SharePoint網址,如果要同步SharePoint清單中的內容至Excel,就要勾選建立唯獨連線至新SharePoint清單,在名稱中輸入欲建立的清單庫名稱(不能和現有的重複)。 5.確認資料類型無誤。 6.完成後,可以直接到該網站檢視。 7.或是在設計的外部表格資料中點選以瀏覽器開啟,也可以直接到該線上清單。 8.一進入清單中,狀態會在編輯中,如沒有要編輯,記得點選停止。 9.在SharePoint中更改資料後,要按重新整理才能將資料同步下來。 10.或是點選內容。 11.點選連線內容。 12.視情況勾選啟用幕後執行更新作業和開啟時自動更新。 13.如不想在同步資料,點選取消連結即可。   而反過來要從SharePoint清單匯出至Excel更容易唷! 1.在SharePoint清單中點選上方的清單>匯出至Excel。 2.開啟iqy檔。 3.對Excel跳出的警告點選啟用。 開啟的表格就已經是單向同步的檔案了。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

[Office 365 快速上手系列] 設定自己的登入功能畫面

前陣子在客戶端的時候被問到,為什麼Office 365網頁版本登入的時候不能聰明點,只是要看個信而已還要從功能表上選郵件,實在太不智慧了。 其實是因為Office 365的功能實在太多了,為了讓使用者可以選擇自己的功能所以預設都是在Portal 的首頁。 不過還可以設定登入時直接開啟特定的功能網頁,以我為例登入Portal網頁時都是直接「郵件」。 設定流程 首先是在Portal 網頁的右上方選擇「齒輪」並點擊「Office 365設定」。 進入到Office 365的設定畫面後,從設定頁面中點選「開始頁面」來變更。 例如選擇「郵件」是登入的首頁,從下拉式的選單中選擇「郵件」。 完成後選擇「儲存」即可。之後只要重新登入後就會自動開啟「郵件」的畫面。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

[Office 365 快速上手系列] 用Office Online開啟本機檔案

Office Online是個很方便的服務,就算電腦上沒有安裝Office 的應用程式也能透過網頁瀏覽器的方式使用Word、Excel、PowerPoint跟OneOnte。但有一個小遺憾,我們無法用Office Online直接開啟本機的檔案,只能將檔案上傳至OneDrive後才能編輯。不過其實Chrome有一個好用的外掛,可以讓我們使用Office Online直接開啟本機檔案。   這個外掛就叫做Office Online。 https://chrome.google.com/webstore/detail/office-online/ndjpnladcallmjemlbaebfadecfhkepb 主要功能是讓使用者快速登入OneDrive,並且可以直接開啟最近在OneDrive開啟過的檔案。 (OneDrive和OneDrive for Business都可用) New:可以直接在OneDrive中新增檔案。 Open:可以開啟OneDrive和本機中的檔案。 Account:切換帳號。 Settings:是否要給Feedback。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==