[Office 365 快速上手系列] OneNote好用功能介紹 整合功能和歷程記錄

習慣使用OneNote筆記後,發現除了筆記的基本功能外,還有整合其他Office365的服務,讓寫好的筆記可以方便分享,另外也有歷程記錄方便共同作業。 例如直接按電子郵件頁面,就能透過Outlook寄信出去。   結合行事曆 可以插入在行事曆中的會議資訊。 1.點選常用>會議詳細資料,可以立即點選今天的會議。 2.或是選擇另一天的會議 3.插入後如下圖。   結合工作 1.點選常用>Outlook工作,可選擇預設時間或自訂時間。。 2.設定主旨、日期、提醒等後,按儲存並關閉。 3.在OneNote中會有工作的圖示。 4.點選一下後,會變成勾勾,表示已完成。 5.或是點選右鍵可編輯或刪除。   歷程記錄 1.在歷程記錄中,點選下一個未讀取,可觀看別人新增的內容。 2.點選歷程記錄>頁面版本>頁面版本。 3.在頁面的地方可看到該頁面之前的版本。 4.點選歷程記錄>筆記本資源回收桶>筆記本資源回收桶。 5.可看到被刪除的頁面都集中在一個節,也有被刪掉的節,點選圖中的箭頭可回到原來的筆記本。 6.點選歷史記錄>隱藏作者。 7.本來會標示作者會被隱藏。 8.點選歷史記錄>依作者尋找。 9.可看到該作者編輯的所有記錄。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

[Office 365 快速上手系列] 商務用OneDrive如何與客戶共用檔案

使用OneDrive存放檔案非常方便,只要有網路隨時隨地都可以取得檔案,不需要再連VPN回公司或是用隨身碟來存放檔案,避免了搞不清楚哪個檔案是最新版的問題,也節省許多複製來貼上去的時間。而檔案除了與公司內的人共用外,有時也需要傳給客戶看,甚至是和客戶憶起編輯檔案,這時操作方法和公司內共用就有一點不同喔~ 雖然本部落格在之前已經發過類似的文章,也就是[Office 365 快速上手系列] 商務用OneDrive 使用方式此篇,但由於Office365一直都在改版,介面常常過幾個月後就不同了,圖片的參考性也就大幅降低,因此這篇文章中用最新介面的圖片來重新介紹。   使用Email傳送OneDrive中的檔案 此功能只有OWA(網頁版)和Office2016才有,Office2013以下都沒辦法在附加檔案時,直接選擇OneDrive中的檔案,但如果有在本機電腦中同步OneDrive(可參考[Office 365 快速上手系列] 商務用OneDrive 設定此篇文章),還是可以用像是附加本機檔案中的方式來附加OneDrive中的檔案。 Office2016 1.在新信件中點選插入>附加檔案>瀏覽Web位置>OneDrive。 2.打開的資料夾位置位於網路上。 3.點選附加檔案右邊的箭頭,可以將附件檔型式改為附加為複本(即是普通的附件檔無共用功能),或是變更權限。 OWA 1.點選附加檔案。 2.除了自己OneDrive中的檔案外,也可選擇與我共用中的檔案,或是和群組有關的檔案。(關於群組可參考[Office 365 快速上手系列] 在OWA中處處可見的群組究竟是?此篇文章) 3.選完欲共用的檔案後,會跳出以下兩種選擇。 4.選擇附加為OneDrive檔案的話,對方收到的信會如下圖是一個連結,收件者可以看到最新的變更,也能夠編輯此檔案。要注意的是組織外的人無法開啟。 5.選擇附加為複本時,對方就會收到和平常一樣的附件檔,即使對方編輯了也完全是另一個檔案,無法影響到寄件者原本的檔案。   使用OneDrive共用檔案 那如果想要組織外的人也能參與共同編輯,該怎麼辦呢?雖然可以做到,但目前還無法直接在寄出Email時設定,只能使用OneDrive中的共用功能,相比直接寄信來說,多了要產生連結和複製連結再寄信的幾個步驟。 1.在OneDrive中,對欲共用的檔案點選…>共用。 2.點選取得連結,選擇編輯連結-不需登入,依情況可設定到期日,複製該連結給欲共用的對象。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

[Office 365 快速上手系列] 桌面版Excel 禁止他人編輯特定儲存格

在Office365中使用Office系列,對使用者來說共同編輯這個功能是最吸引人的。關於共同編輯可參考[Office 365 快速上手系列] Office 365 文件共用與共同編輯此篇文章。在共同編輯時,尤其是在填Excel表格時,有時只希望其他使用者編輯特定的儲存格,有些儲存格完全不能讓其他人變動內容,這時要怎麼做呢?本篇文章要教各位如何使用Excel中保護工作表這個功能。   1.點選上方功能列中的校閱>允許使用者編輯範圍。 2.點選新範圍。 3.取一個易辨識的名稱,點選參照儲存格中右方的按鈕,用拉選的方式選擇儲存格。如果是允許任何人編輯的儲存格,不要設定密碼。如果是特定人士才可編輯的儲存格,要設定密碼。 4.編輯完成後,可以再點選修改來更改內容。 5.設定完成後,點選上方功能列中的校閱>保護工作表。 6.設定密碼。 7.保護啟動後,沒有在剛剛設定範圍內的儲存格,點選後會跳出下圖的警告視窗。 8.在需要密碼範圍內的儲存格,則要輸入密碼後才可編輯。 9.保護啟動後,本來的保護工作表按鈕會變成取消保護工作表。 10.如果啟動時有設定密碼,取消保護就得輸入剛剛設定的密碼。 11.在Excel Online中,沒有保護這項功能,所以無論點選哪裡,都會跳出下圖的警告,無法編輯所有的儲存格。 12.如果有兩個人同時用Excel桌面版打開檔案,後打開檔案的人將無法直接儲存,但可以編輯檔案,也可以另存新檔。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (46) 商務版的網站403 FORBIDDEN

有使用商務版的客戶,可能會遇到一個奇怪的情況,那就是在點選九宮格中的網站後,出現403 FORBIDDEN。 其實如果知道商務版中的內容,就會發現商務版本來就沒有包含SharePoint(=網站),開不起來也是理所當然的。 但按鍵卻出現在九宮格中,這是否是微軟的疏失呢? 既然按鍵都出現在九宮格中了,使用者就有可能會按到,按了又不能用,很奇怪啊~ 因此在這篇文章中,要教管理員如何讓這個預設應用程式消失。   1.進入Office365系統管理中心。點選系統管理員>SharePoint。 2.進入SharePoint系統管理中心後,點選設定。在設定中的第一個選項,顯示或隱藏選項中,將網站設定為隱藏。 雖然是鴕鳥心態的作法,但至少眼不見為淨! 但此作法沒辦法指定特定使用者看不見,只能讓大家都看不見。 所以只推薦單純用商務版的客戶,或是反正都不會用到網站功能的客戶這樣做。 關於這個問題,我們也會再詢問微軟是否要改善。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (45) 變更SharePoint Designer核准程序Email內容

在自訂工作流程時使用開始核准程序,都會自動有如下圖的內容,寄給被指派核准工作的人。 雖然這樣就不用再寄信通知使用者去核准,但信件內容卻不一定符合我們的需求。 例如此封信件中,就不能直接連到點選核准的頁面,對使用者來說很不方便。 本篇文章將介紹,如何自訂這封email的內容,以及如合讓使用者直接連到核准頁面。   1.點選該核准程序的名稱。 2.進入該程序後,點選變更單一工作的行為。 3.點選第一項以電子郵件傳送工作通知給目前工作:指定給。 4.將主旨和內文改成自己想要的樣子。反白欲加入超連結的字後,點選插入超連結,點選網址欄中的...瀏覽。 5.資料來源選擇目前工作:職務代理人核准,來源的欄位選擇Form_URN。 6.完成後,被指派工作的人收到的信件就變成如下圖,點選此頁面的超連結後,直接就可以點選核准或拒絕了。 7.另外在此核准程序中的信件通知,也都可以依照上述方式更改。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

[Office 365 快速上手系列] Outlook鮮為人知的功能 記事、資料夾、捷徑

Outlook中大家最常用郵件、行事曆和連絡人,但除了這三個外,在導覽列我們還可以看到工作、記事、資料夾、捷徑等。   工作 此功能最方便的地方是,如有很久以後才要完成的工作,可以有提醒作用。 1.進入工作後點選左上角新增工作。點選工作可以編輯主旨、日期、狀態、完成率、提醒等。 2.點選詳細資料,可設定完成日期、預期和實際的時間等。 3.選擇指定工作,可把此工作指定給別人。 其他詳細資料可參考[Office 365 快速上手系列] 便利貼走開~~Outlook 工作好幫手此篇文章。   記事 記事可和手機同步,在Iphone中為備忘錄。 1.進入記事後,可點選左上角新增記事。 2.從Outlook新增和手機新增會有不同的顏色分別。 3.如轉寄記事給別人,會用附件檔的方式收到,如下圖點選檔名可預覽。 4.雙點擊打開記事後,可點選左上角,另存新檔等。   資料夾 1.進入資料夾後,可在右方看到所有資料夾的列表。 2.關於資料夾的功能常常分散在各處,而點選上方的資料夾,可以看到所有關於資料夾的功能。 3.點選自動封存設定,可幫資料夾個別設定自動封存。   捷徑 捷徑主要是在資料夾很多的時候,使用者有需要時常檢視特定資料夾,可以使用此功能來快速找到需要的資料夾。 1.預設的捷徑內容為Outlook Today和Microsoft Office Online。Outlook Today主要是用一頁的方式,觀看今日在Outlook中所有的行事曆、工作和未讀郵件。 2.使用者可以點選右上方的自訂Outlook Today,設定成更符合自己需求的內容。 3.和行事曆群組很相似,對捷徑群組名稱點選右鍵,可以新增捷徑群組。 4.或是在該捷徑群組下,新增捷徑。 5.選擇需要捷徑的資料夾。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

[Office 365 快速上手系列] 便利貼走開~~Outlook 工作好幫手

有時候去客戶的辦公室拜訪的時候常常發生客戶的桌子跟電腦螢幕上貼滿了便利貼,上面密密麻麻的都是工作上的待辦事項,看了就讓人眼花撩亂。 其實在Outlook 中有一個「工作」的功能可以協助使用者來管理自己的待辦工作或是已經在進行中的工作也可以透過百分比的方式來得知現在的工作進度。 設定流程 開啟Outlook後,在下方會有「工作」的功能選項。 舉例來說有一項新工作是要替公司的新員工安裝電腦作業系統以及設定帳號計畫在下午的5點開始執行工作,這個時候可以選擇「新增工作」 在「工作」的視窗鐘就可以設定工作的名稱、開始與到期時間,是否需要「提醒」,提醒的時間等訊息。 如果是主管的話也可以使用「指派工作」將工作交給員工來進行。 可透過「收件人」來設定交代工作的人員,按下「儲存並關閉」後工作的設定即完成。 可以從「Outlook」中看到所安排的工作事項。 快到提醒時間時候也會跳出視窗來告知使用者。 而在iPhone如果有安裝Outlook App並有登入Office 365 帳號的話在「提醒事項」也可以看到。 「提醒事項」中會有工作項目來告知使用者。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (44) 員工離職了Office365該如何處理?

雖然不是天天都有員工離職,但若是使用Office365持續1、2年,要處理員工離職這件事是難免的。 如果是單純員工離職,依照需求備份資料後,將授權移除即可。 備份資料可能需要直接登入使用者的帳號,可參考Office 365 管理者日誌 (40) 讓管理者重設你的密碼此篇文章更改密碼後登入。 移除授權可參考Office 365 管理者日誌 (22) 購買Office365後如何啟動序號並套用授權此篇文章,在套用授權時不勾選任何授權即可。 另外一個狀況是員工離職後,有新員工進來補,這又產生兩種狀況。 一是幫新員工創立新的帳號,二是讓新員工使用舊員工的帳號。   如果是建立一個新的帳號,首先要記得給新帳號套用授權,然後依需求匯入舊員工的資料。 而如果是二,帳號名稱卻還是舊員工的名字,這樣可能不太人性。 可以參考以下的方法,更改登入帳號名稱。 1.進入Office365系統管理中心,點選使用者>作用中的使用者,勾選欲更改名稱的使用者,點選右方窗格中的編輯。 2.更改使用者名稱,當然也可以順便將其他資料也一起更改為新員工的資料。   但不論是哪一種,可能還是會有人寄信給舊員工,這時就要設定轉寄或別名。 設定轉寄可參考Office 365 管理者日誌 (9) 郵件規則設定此篇文章。 在選擇收件者時,檢查名稱可輸入非作用中的帳號,按Enter鍵後便會進入新增欄位中。 設定別名請參考以下步驟。 1.進入Office365系統管理中心,點選使用者>作用中的使用者,勾選欲更改名稱的使用者,點選右方窗格中主要電子郵件旁的編輯。 2.點選新增。 3.輸入別名。(沒辦法輸入其他有在作用中的Email名稱)   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==