多奇數位 Office 365 部落格

[Office 365快速上手系列] Outlook設定檔?資料檔?電子郵件帳戶?

12. January 2016 Ann Office 365, 快速上手系列 (0)
當第一次使用Outlook時，一打開就會請我們設定帳號。但使用上常常不是只要設定這個帳號好了，有些使用者會希望同時在Outlook中檢視自己私人信箱的信件，或是換了一個帳號後，要把舊的信件掛載在新的帳號下，甚至有客戶希望雖然都設定在Outlook中，但兩個帳號分開檢視。 在介紹帳戶如何設定前，要先解釋所謂的設定檔、電子郵件和資料檔的差異。所謂的設定檔，其實有點像是Word開啟Word檔，而Outlook則是開啟設定檔這樣的概念，只是我們沒辦法雙點擊設定檔讓Outlook開啟，一開啟Outlook後它就會直接開啟預設的設定檔。而在設定檔中，有電子帳戶和資料檔兩種資料，電子帳戶就如字面上的意思，是連結電子郵件的資料。而資料檔則是信件的資料，又分成PST和OST，OST是和雲端伺服器同步的資料檔，所以使用Office365的使用者，若是使用Exchange Mode連結都會是OST。PST則是複製伺服器上信件資料的資料檔，所以備份在本機的檔案就是PST的格式。 根據上面的解釋，再回頭看使用者的需求。需要同時在Outlook中檢視自己私人信箱的信件，那就新增電子帳號；需要把舊的信件掛載在新的帳號下，那就新增資料檔；需要兩個帳號分開檢視，那就新增設定檔。以下要開始介紹這些設定方法。   新增設定檔 1.進入控制台>使用者帳戶>Mail(或郵件)。 或是用小圖示的方式檢視，直接選擇Mail(或郵件)。 2.點選顯示設定檔。 3.點選新增。在這裡也可以設定如何開啟設定檔，選擇提示的話，每次開啟Outlook就不會直接開啟預設的設定檔了，而是會讓你選擇要開哪一個設定檔，或是也可以更改預設開啟的設定檔。 4.開始新增後，如果使用Exchange Mode(和雲端同步)的話，直接輸入帳號密碼。 5.等待一段時間後便會自動完成設定。 6.但如果想要用其他方式，如IMAP或POP3，則是要選擇手動設定或其他伺服器類型。 7.選擇POP或IMAP。 8.選擇帳戶類型，輸入郵件伺服器名稱，請參考Office365提供的設定，要注意使用者名稱要符合登入時使用的帳號，最後點選其他設定。 此為Office365官方提供的設定。 9.選擇外寄伺服器，勾選需要驗證。 10.選擇進階，依照Office365官方提供的設定輸入Port號和加密連線類型。 11.在點選下一步前，可先測試帳戶設定。   新增電子郵件帳戶 1.點選左上角檔案。 2.選擇帳戶設定>帳戶設定。 3.選擇電子郵件>新增，之後的步驟就和新增設定檔的第4步開始一樣。   新增資料檔 1.和新增電子郵件一樣，點選檔案>帳戶設定>帳戶設定，但之後選擇資料檔>新增。 2.有兩個動作可做，一是直接按確定建立PST檔，二是選擇一個之前存好的PST檔新增進來。   == 要試用 Office 365 的朋友，請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

[Office 365快速上手系列] 用Outlook2013寄信 全功能解析

11. January 2016 Ann Office 365, 快速上手系列 (0)
有購買Office365進階商務版的客戶，當然就是要下載Outlook來用囉！雖然OWA很方便，但是Outlook中有很多OWA沒有的功能。在看這篇文章前或後，也可以參考[Office 365快速上手系列] 尋找用OWA寄信時的隱藏功能來比對需要的功能。   郵件   通訊錄 除了點選通訊錄外，和OWA一樣點選收件者也可以開啟通訊錄。 在插入群組後點選+號，可以展開群組，看到群組裡包含哪些成員。   附加檔案 相比OWA，2013以前沒辦法選擇OneDrive裡的檔案，但最新的2016可以。   簽名檔 1.點選檔案>選項。 2.點選郵件>簽名。 3.可以新增多個簽名檔，選擇預設使用哪一個，在新增的信件中點選簽名可以選擇其他的簽名檔使用。   指定原則&設定重要性 指定保留原則和設定重要性。   顯示比例 Outlook和OWA不同沒辦法直接用滑鼠滾輪放大，但可以藉由調整比例的方式來放大。   選項   權限 設定此封信的權限。   使用投票按鈕 1.選擇投票選項，或是自訂投票選項。 2.收件者收到後點選藍條投票。 3.會跳出立即傳送或先編輯再傳送的對話框。   儲存寄件備份到 選擇儲存寄件備份的資料夾。   延遲傳送&直接回覆 可以設定寄信的時間和預設回覆收件者。   == 要試用 Office 365 的朋友，請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

[Office 365 快速上手系列] OWA中 人員=連絡人、清單=群組？

11. January 2016 Ann Office 365, Exchange Online, 快速上手系列 (0)
在OWA中有些翻譯似乎和大家常用的Outlook不一樣，最明顯的地方就是沒有連絡人這麼基本的東西，原來變成人員了。而在Outlook中，使用者常習慣用自己設定的連絡人群組來同時寄信給很多人，但在OWA中也找不到連絡人群組，該怎麼辦呢？本篇文章要介紹在OWA中整理連絡人的方法，還有關於連絡人的使用方式教學。   整理連絡人 1.點選新增>聯絡人清單。事實上連絡人清單就是Outlook中連絡人群組的概念。 那連絡人清單下的群組，難道不是連絡人群組嗎？ 關於此群組請參考這篇文章：[Office 365 快速上手系列] 在OWA中處處可見的群組究竟是? 2.新增成員，可以搜尋到通訊錄內的人員。 3.完成後按傳送電子郵件可以傳送給此群組，寄信時也可從收件者中選擇此群組。 4.點選人員後，點選上方清單，然後選擇欲加入的清單。 打勾代表此人員已在此清單中，再按一下取消打勾，人員就會從清單中被移除。   通訊錄 在Outlook中我們可以開啟通訊錄尋找公司內的使用者帳號，或是管理員在後台建立好的群組和連絡人，那在OWA中要怎麼看這些資料呢？原來目錄下面，就是我們熟悉的通訊錄頁面。   雖然我們可以在人員中開啟通訊錄，但是通常要用到通訊錄，都是要寄信的時候，在寄信的時候要怎麼開啟通訊呢？ 1.點選收件者。 2.預設是在自行建立的連絡人頁面，點選左方的>>。 3.就像人員的頁面一樣可以切換成其它通訊錄頁面了。   == 要試用 Office 365 的朋友，請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

[Office 365 快速上手系列] 隨時都可在手機上使用Office365

8. January 2016 Ann Office 365, OneDrive for Business, Skype for Business, 快速上手系列, Exchange Online (0)
官方在手機上出了很多App，無論是Iphone還是Android都有，讓您即使不方便使用電腦，也還是可以連線到Office365進行作業。如下圖所示，有收信用的Microsoft Outlook或OWA for Android(or IOS)，即時通訊和線上會議用的Skype fo Business，1TB雲端空間OneDrive和Office手機版應有盡有。   Outlook App 1.左上角可列出資料夾，右上角為設定，右下角圓圈為新增郵件，下方從左到右為郵件、行事曆、檔案(附件檔案)和連絡人。 2.點選左上角後，可以點選查看所有資料夾，以列出所有資料夾。   3.這裡教大家一個常用的設定，常用手機收信的人一定都希望收到信後就有通知，但是預設的通知卻只會通知收件匣的信，如果信件有設規則分類到其它資料夾就沒有通知了。要調整這個設定，請點選右上角…>設定。 4.點選通知。 5.將通知設定為All Mail。 6.在下方點選行事曆後，右上方的設定會改變選項，預設是用議程的方式檢視，可以切換為日檢視。   OWA App 1.和Outlook都是收發信件用的App，介面看起來比較像OWA，只能綁訂一個帳號。 左上角一樣是進入資料夾，下方從左到右為郵件、行事曆、連絡人，相比Outlook沒有附件檔案。 2.點選左上角進入資料夾後，可以看到一個齒輪圖案。 3.點選齒輪圖案，可以設定自動回覆和App密碼鎖等是Outlook App沒有的。   OneDrive App 1.一開始登入時請選擇商務用OneDrive。 2.左上角就如同網頁版OneDrive的左方窗格。 3.可以切換檢視別人共用給您的檔案。 4.點選下方的+號，會跳出上傳or建立資料夾。   5.點選上傳，可以從手機中上傳照片。 6.選取檔案後，在上方會出現另外的工具列，從左到右分別是共用、移動、刪除、保持檔案離線、設定。 7.其中共用檔案，可以選擇要在組織內OneDrive中共用，或是用email等方式傳送出去。 8.而設定則是可以更改或檢視檔案的設定。 .   Skype for Business App 1.第一次登入Skype for Business的畫面，如果輸入帳號密碼卻出現錯誤不能登入的話，請點選進階選項。 2.在Autodetect server輸入Sipdir.online.lync.com。 3.要記得輸入完後記得勾選。 4.順利登入後會跳出安全性警告，請勾選永遠信任此憑證後按繼續。 5.一進入後可以看到行事曆中的預定行程和最近即時通訊的紀錄。右上角有會議和連絡人的選項。 6.此為會議的畫面。 7.此為連絡人的畫面，基本上和桌面版Skype for Business完全一樣。   == 要試用 Office 365 的朋友，請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (31) 在SharePoint Online實作請假流程

8. January 2016 Ann Office 365, Office 365 管理員, SharePoint Online (0)
在Office 365 管理者日誌 (27) 使用SharePoint Designer自訂工作流程中，只介紹了基本編輯工作流程的方法，這篇文章要開始挑戰稍難一點的部分了。假定的請假流程如下，每位員工在請假時需要有職務代理人，請假時要先經過職務代理人同意，然後由自己部門的經理同意，最後由老闆同意。但是每位員工的職務代理人和經理都不相同，這時要怎麼做呢？以下就要教各位動態指派核准者的方法。 建立對照表 1.新增自訂清單。 2.進入清單後點選編輯。 3.在標題列右方點選+號，選擇個人或群組，建立職務代理人、經理、申請人三個項目。 但是！能在這裡可以進行更動的部分相當少，竟然連刪除都不行~ 不過這裡的介面比較方便，新增後能直接看到最後成果。 如果想要更動比較細部的部分(或是跟我一樣...只是想刪除不小心新增錯的)，請參考第四步驟。 4.在網站內容的頁面，對應用程式點選…>設定。 5.進入設定中，可以編輯欄順序。 6.點選欄位名稱，可以編輯此欄位是否必填，也能刪除手動新增的欄位(預設欄位無法刪除)。 7.編輯好欄位後，在此清單中新增幾筆資料。   編輯表單 新增表單庫，開啟InfoPath Designer設計表單。 請參考Office 365 管理者日誌 (25) 使用SharePoint實作單一核准者的電子簽呈。 下圖是我設計的請假表單提供大家參考。 加碼教學InfoPath中的計算值使用方式。 如上圖中我想要自動加總請假時數顯示在下方的欄位中，這時就需要用到計算值了。 1.點選控制項中的計算值。 2.點選該控制項右鍵>計算值內容。 3.點選函式符號，如圖插入欄位後輸入+。 (一開始我以為要用函式中的sum搞了好久，結果原來是我自己想得太複雜了，只要+就好啦~)   編輯工作流程 開啟SharePointDesigner編輯工作流程。 請參考Office 365 管理者日誌 (27) 使用SharePoint Designer自訂工作流程。 這次的工作流程圖如下。 和上一次的差別只在選擇核准程序的負責人時，不是指定特定人士。 而是選使用者的工作流程查閱，要求系統向剛剛建立的對照清單查詢。 此工作流程的邏輯如下。 當使用者A在表單庫新增表單後，該表單的修改者也會是A。 當A=對照表中的申請人，工作流程變會擷取和申請人同列的職務代理人為負責人。 另外在指派電子郵件收件者時，也是用一樣的方法。 但是在選擇欄位回傳的格式時，要選擇電子郵件地址。 如此一來便能做出動態指派核准負責人的工作流程了。 可能有些人會覺得奇怪，為什麼是修改者不是建立者？為什麼是顯示名稱不是使用者識別號碼？因為我測試的結果就是新增表單後，建立者的欄位是空的，修改者欄位才有資料。使用者識別號碼不成功，顯示名稱才成功啊~所以我也不知道為什麼，這方面還要再繼續研究！   參考資料： https://www.youtube.com/watch?v=Vhwz_OJkP8g   == 要試用 Office 365 的朋友，請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

[Office 365 快速上手系列] 手機上的Outlook出現亂碼該怎麼辦

8. January 2016 Eddie Office 365, 快速上手系列 (0)
最近客戶看了部落格上的[Office 365 快速上手系列] 手機上的Outlook設定之後發生了信件亂碼的問題。 信件出現亂碼的問題，通常是發信端跟收信端使用的編碼不同，不過理論Office 365使用的萬國碼(Unicode)會自動轉換才對，而且並不是每一封中文信件都會出現這樣的問題，目前大概是一百封裡面會出現一封。 而繁體中文信件在這個APP上出現亂碼的問題從一開始就有，不過一直到目前為止都沒有改善。 所以才有這篇文章的產生，內容是跟各位說明該如何向微軟的團隊反應問題。 只要反應人夠多APP的團隊就會針對問題去做修改。 操作流程 我是以iPhone的流程為例，Android的流程也相近，要注意的是目前手機App的問題只能夠透過App的回報機制來反應問題，在Office 365的管理中心的服務要求並沒有回報手機App的機制。 首先開啟手機上的Outlook App，找到你出現亂碼的信件，並截圖存檔在手機中等一下用得到之後選擇右下角的「設定」 點選「說明與意見反應」。 點選第一個「聯絡支援人員」。 這個畫面就可以敘述問題，建議最好是用英文來敘述問題，並用「照相機」中新增剛剛所存檔的圖片，輸入完成後點選「傳送」。 這樣微軟的Outlook App團隊收到問題後，就會回覆相關的處理方式，目前回報問題後大多數是請使用者更新到最新的版本，但是更新到最新的版本並沒有辦法處裡亂碼的問題。 上面是回報了問題給微軟，但實際上卻沒有解決客戶的問題，所以我在App Store上有找到另一個也是微軟出的App「OWA For iPhone」。 安裝後發現原本在手機Outlook會出現的亂碼問題，這個「OWA For iPhone」都沒有出現。 安裝設定也很簡單，從App Store下載後並開啟，輸入Office 365的帳號密碼後完成。 這邊可以看到剛剛出現亂碼的信件都可以正常顯示了。 不過這個App的缺點是功能比較陽春一點，而且只能設定一個帳號。 參考文章 iPad 版 OWA 和 iPhone 版 OWA OWA for iPhone By Microsoft Corporation == 要試用 Office 365 的朋友，請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理員日誌 (30) 無法更名的奇怪帳號

7. January 2016 Eddie Exchange Online, Office 365 管理員, Office 365 (0)
這個是前一陣子遇到的奇怪問題，主要是客戶設定帳號時候沒有再三確認。 所以帳號名稱錯誤也同步到了Office 365上，使用一陣子之後才發現名稱錯了，並想要在AD上更改後同步到Office 365上去。 但奇怪的是不管同步幾次，在Office 365上的帳號名稱依舊是錯誤的，Synchronization Service Manager也沒出現任何同步錯誤的資訊。 想說砍掉重來，不過要先替使用者把所有的信件、檔案、Profile都備份，想到我就覺得累。 最後只好找找看有沒有相關的問題可以參考。最後在Microsoft的網站上有看到一篇文章。 參考裡面的做法後排除了這個怪怪的問題。 操作流程 首先先到Azure AD的網站去下載Azure AD PowerShell並安裝，完成之後以工作管理員的身分啟動 輸入Connect-MsolService，會跳出驗證視窗以Office 365 管理員身分登入。 輸入Set-MsolUserPrincipialName –UserPrincipialName 錯誤的信箱帳號 –NewUserPrincipalName 正確的信箱帳號 後執行即可。 希望上面的方式可以幫助到大家! 參考文章 Changes aren't synced by the Azure Active Directory Sync tool after you change the UPN of a user account to use a different federated domain Set-MsolUserPrincipalName

Office 365 管理者日誌 (28) 設定SharePoint網站權限

5. January 2016 Ann Office 365, Office 365 管理員, SharePoint Online (0)
在SharePoint網站當中有相當多的設定可以調整，這篇文章要介紹最重要、最實用、最常使用到的權限這個部分。   1.在左上角應用程式中選擇網站。 2.點選右上角齒輪>網站設定。   一般的使用者是沒有網站設定這個選項的，除了Office365的全域管理員外，必須要有SharePoint管理員的身分，或擁有該網站設計以上權限的使用者才有網站設定，但是要能調整網站權限除了管理員，就只有完全控制權限的使用者才有。   指派SharePoint管理員 進入Office365系統管理中心>作用中的使用者，點選使用者後照下圖編輯。   指派完全控制權限 1.進入網站設定後，點選網站權限。 2.點選現有的群組編輯，或是建立新的群組後授予權限。 3.調整權限。 建議實作上給小組網站成員(此群組成員預設是組織內的所有使用者)的權限，可以考慮調整為參與。 預設的編輯權限能新增刪除應用程式(文件庫、表單庫等)，怕使用者誤刪或是隨意新增應用程式。   == 要試用 Office 365 的朋友，請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (27) 使用SharePoint Designer自訂工作流程

30. December 2015 Ann Office 365, Office 365 管理員, SharePoint Online (0)
在上一篇簡易的多層簽核設定中，雖然我們能做到多層簽核了，但應該會發現有點不方便的地方是，只能設定在開始和結束時寄信通知。為了使工作流程更加便利好用，我開始研究自訂工作流程的方法，進而發現到用SharePoint Designer編輯工作流程，除了寄信通知外還可以達到其他非常複雜的要求，但這篇文章只先暫時解釋基本的編輯方法，後續要如何寫出更符合客戶要求的工作流程，還有待努力測試與研究。   自訂工作流程 1.請至微軟官方下載中心下載SharePoint Designer，並更新至SP1。 假如未更新至SP1，會導致開Office365網站時跳出沒有權限的錯誤。 https://www.microsoft.com/zh-tw/download/details.aspx?id=42015 2.打開SharePoint Desinger，開啟Office365的網站。 3.在左方導覽中點選清單組件庫，點選上方SharePoint清單或文件庫新增應用程式，或直接點兩下現有應用程式的名稱。 4.進入編輯該應用程式的頁面後，可以看到工作流程這個項目，點選新增。 5.在新增時平台類型要選擇SharePoint2010工作流程，不然無法直接使用核准流程的選項。 6.進入編輯工作流程的階段，最常使用到的就是上方插入區塊的選項。 7.在本篇文章的範例，在動作中，我使用到設定工作流程狀態、傳送電子郵件和開始核准程序。   8.在條件中，我使用到任何值等於任何值。 9.以下是我編輯的工作流程範例，共有三個步驟。 步驟1： 插入動作設定工作流程狀態，手動輸入未開始三個字。 插入動作開始核准程序，編輯程序名稱，指定兩位核准負責人。 注意此地方不用再特意以電子郵件通知，因為核准程序中已經包含電子郵件通知的工作。 步驟2： 插入條件若任何值等於值，點選任何值，在資料來源選擇工作流程變數與參數，來源的欄位選擇變數：IsItemApproved。 插入動作設定工作流程狀態，手動輸入核准中三個字。 插入動作開始核准程序，編輯程序名稱，指定一位核准負責人。 插入Else-If分支。 插入動作設定工作流程狀態，選擇已拒絕。 插入動作傳送電子郵件，選擇使用者的工作流程查閱...，來源的欄位選擇修改者。 步驟3： 插入條件若任何值等於值，點選任何值，在資料來源選擇工作流程變數與參數，來源的欄位選擇變數：IsItemApproved1。 插入動作設定工作流程狀態，選擇已核准。 插入動作傳送電子郵件，選擇使用者的工作流程查閱...，來源的欄位選擇修改者。 插入Else-If分支。 插入動作設定工作流程狀態，選擇已拒絕。 插入動作傳送電子郵件，選擇使用者的工作流程查閱...，來源的欄位選擇修改者。 10.在編輯的過程中，可以對條件或動作按右鍵，選擇上下移動或複製貼上。 11.最後案右上角的發佈。 12.此工作流程大致上和簡易設定中的相同，只是多了寄信通知的程序，若要知道操作程序可參考上一篇。 http://office365.miniasp.com/post/Office-365-管理者日誌-使用SharePoint實作簡易的多層簽核   == 要試用 Office 365 的朋友，請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (26) 使用SharePoint實作簡易的多層簽核

30. December 2015 Ann Office 365, Office 365 管理員, SharePoint Online (0)
有的時候簽呈需要經過多層的核准，例如先給經理、會計審核後，再交給老闆同意。 如果有類似的需求，請參考以下的方式設定。 本文章以表單庫為範例，文件庫和自訂清單也都能做相同的設定。   設定多層簽核 1.進入網站內容新增應用程式後，調整應用程式設定。 2.由於我用的是跟上一篇文章相同的表單庫，因此先取消版本設定中的核准內容回復為否。 再更改權限與管理中的工作流程設定。 3.點選新增工作流程。 4.選擇發佈核准，輸入工作流程名稱，工作清單和歷程記錄清單選擇預設，最後勾選建立新項目時啟動工作流程。 5.選擇核准者，順序用同時全部(平行)的話，在相同欄位的核准者就不會要求核准的先後順序。 然後點選新增階段，就可以新增下一個階段的核准者。   多層核准表單庫成果展示 1.新增表單後，可以看到多層核准的欄位下顯示進行中，點進行中可以看到詳細的工作流程資訊。 2.核准者擇點選工作中的標題，即可開始核准工作。 3.核准者點選核准或拒絕。 4.當所有核准者都核准完畢，多層核准的欄位會被更改為已核准。 5.非核准者點選已核准(或進行中)，也可以看到工作流程歷史紀錄。 6.或是進入工作流程工作此應用程式。 7.可以看到所有將工作清單設定在工作流程工作中的指派工作。 如果希望不要每個工作流程的指派工作都混雜顯示，請在第四部設定時新增一個工作清單來存取這些資訊。   參考文章： https://support.office.com/en-us/article/All-about-Approval-workflows-078c5a89-821f-44a9-9530-40bb34f9f742?ui=en-US&rs=en-US&ad=US   == 要試用 Office 365 的朋友，請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==