[Office 365快速上手系列] Outlook設定檔?資料檔?電子郵件帳戶?

當第一次使用Outlook時,一打開就會請我們設定帳號。但使用上常常不是只要設定這個帳號好了,有些使用者會希望同時在Outlook中檢視自己私人信箱的信件,或是換了一個帳號後,要把舊的信件掛載在新的帳號下,甚至有客戶希望雖然都設定在Outlook中,但兩個帳號分開檢視。 在介紹帳戶如何設定前,要先解釋所謂的設定檔、電子郵件和資料檔的差異。所謂的設定檔,其實有點像是Word開啟Word檔,而Outlook則是開啟設定檔這樣的概念,只是我們沒辦法雙點擊設定檔讓Outlook開啟,一開啟Outlook後它就會直接開啟預設的設定檔。而在設定檔中,有電子帳戶和資料檔兩種資料,電子帳戶就如字面上的意思,是連結電子郵件的資料。而資料檔則是信件的資料,又分成PST和OST,OST是和雲端伺服器同步的資料檔,所以使用Office365的使用者,若是使用Exchange Mode連結都會是OST。PST則是複製伺服器上信件資料的資料檔,所以備份在本機的檔案就是PST的格式。 根據上面的解釋,再回頭看使用者的需求。需要同時在Outlook中檢視自己私人信箱的信件,那就新增電子帳號;需要把舊的信件掛載在新的帳號下,那就新增資料檔;需要兩個帳號分開檢視,那就新增設定檔。以下要開始介紹這些設定方法。   新增設定檔 1.進入控制台>使用者帳戶>Mail(或郵件)。 或是用小圖示的方式檢視,直接選擇Mail(或郵件)。 2.點選顯示設定檔。 3.點選新增。在這裡也可以設定如何開啟設定檔,選擇提示的話,每次開啟Outlook就不會直接開啟預設的設定檔了,而是會讓你選擇要開哪一個設定檔,或是也可以更改預設開啟的設定檔。 4.開始新增後,如果使用Exchange Mode(和雲端同步)的話,直接輸入帳號密碼。 5.等待一段時間後便會自動完成設定。 6.但如果想要用其他方式,如IMAP或POP3,則是要選擇手動設定或其他伺服器類型。 7.選擇POP或IMAP。 8.選擇帳戶類型,輸入郵件伺服器名稱,請參考Office365提供的設定,要注意使用者名稱要符合登入時使用的帳號,最後點選其他設定。 此為Office365官方提供的設定。 9.選擇外寄伺服器,勾選需要驗證。 10.選擇進階,依照Office365官方提供的設定輸入Port號和加密連線類型。 11.在點選下一步前,可先測試帳戶設定。   新增電子郵件帳戶 1.點選左上角檔案。 2.選擇帳戶設定>帳戶設定。 3.選擇電子郵件>新增,之後的步驟就和新增設定檔的第4步開始一樣。   新增資料檔 1.和新增電子郵件一樣,點選檔案>帳戶設定>帳戶設定,但之後選擇資料檔>新增。 2.有兩個動作可做,一是直接按確定建立PST檔,二是選擇一個之前存好的PST檔新增進來。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

[Office 365快速上手系列] 用Outlook2013寄信 全功能解析

有購買Office365進階商務版的客戶,當然就是要下載Outlook來用囉!雖然OWA很方便,但是Outlook中有很多OWA沒有的功能。在看這篇文章前或後,也可以參考[Office 365快速上手系列] 尋找用OWA寄信時的隱藏功能來比對需要的功能。   郵件   通訊錄 除了點選通訊錄外,和OWA一樣點選收件者也可以開啟通訊錄。 在插入群組後點選+號,可以展開群組,看到群組裡包含哪些成員。   附加檔案 相比OWA,2013以前沒辦法選擇OneDrive裡的檔案,但最新的2016可以。   簽名檔 1.點選檔案>選項。 2.點選郵件>簽名。 3.可以新增多個簽名檔,選擇預設使用哪一個,在新增的信件中點選簽名可以選擇其他的簽名檔使用。   指定原則&設定重要性 指定保留原則和設定重要性。   顯示比例 Outlook和OWA不同沒辦法直接用滑鼠滾輪放大,但可以藉由調整比例的方式來放大。   選項   權限 設定此封信的權限。   使用投票按鈕 1.選擇投票選項,或是自訂投票選項。 2.收件者收到後點選藍條投票。 3.會跳出立即傳送或先編輯再傳送的對話框。   儲存寄件備份到 選擇儲存寄件備份的資料夾。   延遲傳送&直接回覆 可以設定寄信的時間和預設回覆收件者。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

[Office 365 快速上手系列] OWA中 人員=連絡人、清單=群組?

在OWA中有些翻譯似乎和大家常用的Outlook不一樣,最明顯的地方就是沒有連絡人這麼基本的東西,原來變成人員了。而在Outlook中,使用者常習慣用自己設定的連絡人群組來同時寄信給很多人,但在OWA中也找不到連絡人群組,該怎麼辦呢?本篇文章要介紹在OWA中整理連絡人的方法,還有關於連絡人的使用方式教學。   整理連絡人 1.點選新增>聯絡人清單。事實上連絡人清單就是Outlook中連絡人群組的概念。 那連絡人清單下的群組,難道不是連絡人群組嗎? 關於此群組請參考這篇文章:[Office 365 快速上手系列] 在OWA中處處可見的群組究竟是? 2.新增成員,可以搜尋到通訊錄內的人員。 3.完成後按傳送電子郵件可以傳送給此群組,寄信時也可從收件者中選擇此群組。 4.點選人員後,點選上方清單,然後選擇欲加入的清單。 打勾代表此人員已在此清單中,再按一下取消打勾,人員就會從清單中被移除。   通訊錄 在Outlook中我們可以開啟通訊錄尋找公司內的使用者帳號,或是管理員在後台建立好的群組和連絡人,那在OWA中要怎麼看這些資料呢?原來目錄下面,就是我們熟悉的通訊錄頁面。   雖然我們可以在人員中開啟通訊錄,但是通常要用到通訊錄,都是要寄信的時候,在寄信的時候要怎麼開啟通訊呢? 1.點選收件者。 2.預設是在自行建立的連絡人頁面,點選左方的>>。 3.就像人員的頁面一樣可以切換成其它通訊錄頁面了。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

[Office 365 快速上手系列] 隨時都可在手機上使用Office365

官方在手機上出了很多App,無論是Iphone還是Android都有,讓您即使不方便使用電腦,也還是可以連線到Office365進行作業。如下圖所示,有收信用的Microsoft Outlook或OWA for Android(or IOS),即時通訊和線上會議用的Skype fo Business,1TB雲端空間OneDrive和Office手機版應有盡有。   Outlook App 1.左上角可列出資料夾,右上角為設定,右下角圓圈為新增郵件,下方從左到右為郵件、行事曆、檔案(附件檔案)和連絡人。 2.點選左上角後,可以點選查看所有資料夾,以列出所有資料夾。   3.這裡教大家一個常用的設定,常用手機收信的人一定都希望收到信後就有通知,但是預設的通知卻只會通知收件匣的信,如果信件有設規則分類到其它資料夾就沒有通知了。要調整這個設定,請點選右上角…>設定。 4.點選通知。 5.將通知設定為All Mail。 6.在下方點選行事曆後,右上方的設定會改變選項,預設是用議程的方式檢視,可以切換為日檢視。   OWA App 1.和Outlook都是收發信件用的App,介面看起來比較像OWA,只能綁訂一個帳號。 左上角一樣是進入資料夾,下方從左到右為郵件、行事曆、連絡人,相比Outlook沒有附件檔案。 2.點選左上角進入資料夾後,可以看到一個齒輪圖案。 3.點選齒輪圖案,可以設定自動回覆和App密碼鎖等是Outlook App沒有的。   OneDrive App 1.一開始登入時請選擇商務用OneDrive。 2.左上角就如同網頁版OneDrive的左方窗格。 3.可以切換檢視別人共用給您的檔案。 4.點選下方的+號,會跳出上傳or建立資料夾。   5.點選上傳,可以從手機中上傳照片。 6.選取檔案後,在上方會出現另外的工具列,從左到右分別是共用、移動、刪除、保持檔案離線、設定。 7.其中共用檔案,可以選擇要在組織內OneDrive中共用,或是用email等方式傳送出去。 8.而設定則是可以更改或檢視檔案的設定。 .   Skype for Business App 1.第一次登入Skype for Business的畫面,如果輸入帳號密碼卻出現錯誤不能登入的話,請點選進階選項。 2.在Autodetect server輸入Sipdir.online.lync.com。 3.要記得輸入完後記得勾選。 4.順利登入後會跳出安全性警告,請勾選永遠信任此憑證後按繼續。 5.一進入後可以看到行事曆中的預定行程和最近即時通訊的紀錄。右上角有會議和連絡人的選項。 6.此為會議的畫面。 7.此為連絡人的畫面,基本上和桌面版Skype for Business完全一樣。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (31) 在SharePoint Online實作請假流程

在Office 365 管理者日誌 (27) 使用SharePoint Designer自訂工作流程中,只介紹了基本編輯工作流程的方法,這篇文章要開始挑戰稍難一點的部分了。假定的請假流程如下,每位員工在請假時需要有職務代理人,請假時要先經過職務代理人同意,然後由自己部門的經理同意,最後由老闆同意。但是每位員工的職務代理人和經理都不相同,這時要怎麼做呢?以下就要教各位動態指派核准者的方法。 建立對照表 1.新增自訂清單。 2.進入清單後點選編輯。 3.在標題列右方點選+號,選擇個人或群組,建立職務代理人、經理、申請人三個項目。 但是!能在這裡可以進行更動的部分相當少,竟然連刪除都不行~ 不過這裡的介面比較方便,新增後能直接看到最後成果。 如果想要更動比較細部的部分(或是跟我一樣...只是想刪除不小心新增錯的),請參考第四步驟。 4.在網站內容的頁面,對應用程式點選…>設定。 5.進入設定中,可以編輯欄順序。 6.點選欄位名稱,可以編輯此欄位是否必填,也能刪除手動新增的欄位(預設欄位無法刪除)。 7.編輯好欄位後,在此清單中新增幾筆資料。   編輯表單 新增表單庫,開啟InfoPath Designer設計表單。 請參考Office 365 管理者日誌 (25) 使用SharePoint實作單一核准者的電子簽呈。 下圖是我設計的請假表單提供大家參考。 加碼教學InfoPath中的計算值使用方式。 如上圖中我想要自動加總請假時數顯示在下方的欄位中,這時就需要用到計算值了。 1.點選控制項中的計算值。 2.點選該控制項右鍵>計算值內容。 3.點選函式符號,如圖插入欄位後輸入+。 (一開始我以為要用函式中的sum搞了好久,結果原來是我自己想得太複雜了,只要+就好啦~)   編輯工作流程 開啟SharePointDesigner編輯工作流程。 請參考Office 365 管理者日誌 (27) 使用SharePoint Designer自訂工作流程。 這次的工作流程圖如下。 和上一次的差別只在選擇核准程序的負責人時,不是指定特定人士。 而是選使用者的工作流程查閱,要求系統向剛剛建立的對照清單查詢。 此工作流程的邏輯如下。 當使用者A在表單庫新增表單後,該表單的修改者也會是A。 當A=對照表中的申請人,工作流程變會擷取和申請人同列的職務代理人為負責人。 另外在指派電子郵件收件者時,也是用一樣的方法。 但是在選擇欄位回傳的格式時,要選擇電子郵件地址。 如此一來便能做出動態指派核准負責人的工作流程了。 可能有些人會覺得奇怪,為什麼是修改者不是建立者?為什麼是顯示名稱不是使用者識別號碼?因為我測試的結果就是新增表單後,建立者的欄位是空的,修改者欄位才有資料。使用者識別號碼不成功,顯示名稱才成功啊~所以我也不知道為什麼,這方面還要再繼續研究!   參考資料: https://www.youtube.com/watch?v=Vhwz_OJkP8g   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

[Office 365 快速上手系列] 手機上的Outlook出現亂碼該怎麼辦

最近客戶看了部落格上的[Office 365 快速上手系列] 手機上的Outlook設定之後發生了信件亂碼的問題。 信件出現亂碼的問題,通常是發信端跟收信端使用的編碼不同,不過理論Office 365使用的萬國碼(Unicode)會自動轉換才對,而且並不是每一封中文信件都會出現這樣的問題,目前大概是一百封裡面會出現一封。 而繁體中文信件在這個APP上出現亂碼的問題從一開始就有,不過一直到目前為止都沒有改善。 所以才有這篇文章的產生,內容是跟各位說明該如何向微軟的團隊反應問題。 只要反應人夠多APP的團隊就會針對問題去做修改。 操作流程 我是以iPhone的流程為例,Android的流程也相近,要注意的是目前手機App的問題只能夠透過App的回報機制來反應問題,在Office 365的管理中心的服務要求並沒有回報手機App的機制。 首先開啟手機上的Outlook App,找到你出現亂碼的信件,並截圖存檔在手機中等一下用得到之後選擇右下角的「設定」 點選「說明與意見反應」。 點選第一個「聯絡支援人員」。 這個畫面就可以敘述問題,建議最好是用英文來敘述問題,並用「照相機」中新增剛剛所存檔的圖片,輸入完成後點選「傳送」。 這樣微軟的Outlook App團隊收到問題後,就會回覆相關的處理方式,目前回報問題後大多數是請使用者更新到最新的版本,但是更新到最新的版本並沒有辦法處裡亂碼的問題。 上面是回報了問題給微軟,但實際上卻沒有解決客戶的問題,所以我在App Store上有找到另一個也是微軟出的App「OWA For iPhone」。 安裝後發現原本在手機Outlook會出現的亂碼問題,這個「OWA For iPhone」都沒有出現。 安裝設定也很簡單,從App Store下載後並開啟,輸入Office 365的帳號密碼後完成。 這邊可以看到剛剛出現亂碼的信件都可以正常顯示了。 不過這個App的缺點是功能比較陽春一點,而且只能設定一個帳號。 參考文章 iPad 版 OWA 和 iPhone 版 OWA OWA for iPhone By Microsoft Corporation == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理員日誌 (30) 無法更名的奇怪帳號

這個是前一陣子遇到的奇怪問題,主要是客戶設定帳號時候沒有再三確認。 所以帳號名稱錯誤也同步到了Office 365上,使用一陣子之後才發現名稱錯了,並想要在AD上更改後同步到Office 365上去。 但奇怪的是不管同步幾次,在Office 365上的帳號名稱依舊是錯誤的,Synchronization Service Manager也沒出現任何同步錯誤的資訊。 想說砍掉重來,不過要先替使用者把所有的信件、檔案、Profile都備份,想到我就覺得累。 最後只好找找看有沒有相關的問題可以參考。最後在Microsoft的網站上有看到一篇文章。 參考裡面的做法後排除了這個怪怪的問題。 操作流程 首先先到Azure AD的網站去下載Azure AD PowerShell並安裝,完成之後以工作管理員的身分啟動 輸入Connect-MsolService,會跳出驗證視窗以Office 365 管理員身分登入。 輸入Set-MsolUserPrincipialName –UserPrincipialName 錯誤的信箱帳號 –NewUserPrincipalName 正確的信箱帳號 後執行即可。 希望上面的方式可以幫助到大家! 參考文章 Changes aren't synced by the Azure Active Directory Sync tool after you change the UPN of a user account to use a different federated domain Set-MsolUserPrincipalName

Office 365 管理者日誌 (28) 設定SharePoint網站權限

在SharePoint網站當中有相當多的設定可以調整,這篇文章要介紹最重要、最實用、最常使用到的權限這個部分。   1.在左上角應用程式中選擇網站。 2.點選右上角齒輪>網站設定。   一般的使用者是沒有網站設定這個選項的,除了Office365的全域管理員外,必須要有SharePoint管理員的身分,或擁有該網站設計以上權限的使用者才有網站設定,但是要能調整網站權限除了管理員,就只有完全控制權限的使用者才有。   指派SharePoint管理員 進入Office365系統管理中心>作用中的使用者,點選使用者後照下圖編輯。   指派完全控制權限 1.進入網站設定後,點選網站權限。 2.點選現有的群組編輯,或是建立新的群組後授予權限。 3.調整權限。 建議實作上給小組網站成員(此群組成員預設是組織內的所有使用者)的權限,可以考慮調整為參與。 預設的編輯權限能新增刪除應用程式(文件庫、表單庫等),怕使用者誤刪或是隨意新增應用程式。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (27) 使用SharePoint Designer自訂工作流程

在上一篇簡易的多層簽核設定中,雖然我們能做到多層簽核了,但應該會發現有點不方便的地方是,只能設定在開始和結束時寄信通知。為了使工作流程更加便利好用,我開始研究自訂工作流程的方法,進而發現到用SharePoint Designer編輯工作流程,除了寄信通知外還可以達到其他非常複雜的要求,但這篇文章只先暫時解釋基本的編輯方法,後續要如何寫出更符合客戶要求的工作流程,還有待努力測試與研究。   自訂工作流程 1.請至微軟官方下載中心下載SharePoint Designer,並更新至SP1。 假如未更新至SP1,會導致開Office365網站時跳出沒有權限的錯誤。 https://www.microsoft.com/zh-tw/download/details.aspx?id=42015 2.打開SharePoint Desinger,開啟Office365的網站。 3.在左方導覽中點選清單組件庫,點選上方SharePoint清單或文件庫新增應用程式,或直接點兩下現有應用程式的名稱。 4.進入編輯該應用程式的頁面後,可以看到工作流程這個項目,點選新增。 5.在新增時平台類型要選擇SharePoint2010工作流程,不然無法直接使用核准流程的選項。 6.進入編輯工作流程的階段,最常使用到的就是上方插入區塊的選項。 7.在本篇文章的範例,在動作中,我使用到設定工作流程狀態、傳送電子郵件和開始核准程序。   8.在條件中,我使用到任何值等於任何值。 9.以下是我編輯的工作流程範例,共有三個步驟。 步驟1: 插入動作設定工作流程狀態,手動輸入未開始三個字。 插入動作開始核准程序,編輯程序名稱,指定兩位核准負責人。 注意此地方不用再特意以電子郵件通知,因為核准程序中已經包含電子郵件通知的工作。 步驟2: 插入條件若任何值等於值,點選任何值,在資料來源選擇工作流程變數與參數,來源的欄位選擇變數:IsItemApproved。 插入動作設定工作流程狀態,手動輸入核准中三個字。 插入動作開始核准程序,編輯程序名稱,指定一位核准負責人。 插入Else-If分支。 插入動作設定工作流程狀態,選擇已拒絕。 插入動作傳送電子郵件,選擇使用者的工作流程查閱...,來源的欄位選擇修改者。 步驟3: 插入條件若任何值等於值,點選任何值,在資料來源選擇工作流程變數與參數,來源的欄位選擇變數:IsItemApproved1。 插入動作設定工作流程狀態,選擇已核准。 插入動作傳送電子郵件,選擇使用者的工作流程查閱...,來源的欄位選擇修改者。 插入Else-If分支。 插入動作設定工作流程狀態,選擇已拒絕。 插入動作傳送電子郵件,選擇使用者的工作流程查閱...,來源的欄位選擇修改者。 10.在編輯的過程中,可以對條件或動作按右鍵,選擇上下移動或複製貼上。 11.最後案右上角的發佈。 12.此工作流程大致上和簡易設定中的相同,只是多了寄信通知的程序,若要知道操作程序可參考上一篇。 http://office365.miniasp.com/post/Office-365-管理者日誌-使用SharePoint實作簡易的多層簽核   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (26) 使用SharePoint實作簡易的多層簽核

有的時候簽呈需要經過多層的核准,例如先給經理、會計審核後,再交給老闆同意。 如果有類似的需求,請參考以下的方式設定。 本文章以表單庫為範例,文件庫和自訂清單也都能做相同的設定。   設定多層簽核 1.進入網站內容新增應用程式後,調整應用程式設定。 2.由於我用的是跟上一篇文章相同的表單庫,因此先取消版本設定中的核准內容回復為否。 再更改權限與管理中的工作流程設定。 3.點選新增工作流程。 4.選擇發佈核准,輸入工作流程名稱,工作清單和歷程記錄清單選擇預設,最後勾選建立新項目時啟動工作流程。 5.選擇核准者,順序用同時全部(平行)的話,在相同欄位的核准者就不會要求核准的先後順序。 然後點選新增階段,就可以新增下一個階段的核准者。   多層核准表單庫成果展示 1.新增表單後,可以看到多層核准的欄位下顯示進行中,點進行中可以看到詳細的工作流程資訊。 2.核准者擇點選工作中的標題,即可開始核准工作。 3.核准者點選核准或拒絕。 4.當所有核准者都核准完畢,多層核准的欄位會被更改為已核准。 5.非核准者點選已核准(或進行中),也可以看到工作流程歷史紀錄。 6.或是進入工作流程工作此應用程式。 7.可以看到所有將工作清單設定在工作流程工作中的指派工作。 如果希望不要每個工作流程的指派工作都混雜顯示,請在第四部設定時新增一個工作清單來存取這些資訊。   參考文章: https://support.office.com/en-us/article/All-about-Approval-workflows-078c5a89-821f-44a9-9530-40bb34f9f742?ui=en-US&rs=en-US&ad=US   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==