Office 365 管理者日誌 (25) 使用SharePoint實作單一核准者的電子簽呈

在Office365中從網站應用程式方格可以進入SharePoint。 SharePoint除了網站外還有許多好玩又實用的功能。 這篇文章將介紹如何設定核准功能,以及如何用InfoPath Designer編輯表單和清單的範本。   新增應用程式與啟用核准功能 1.在左上角應用程式中選擇網站。 2.點選小組網站。 3.點選網站內容。 4.點選新增應用程式。 5.在此篇文章中將進行三種應用程式的示範,分別是文件庫、表單庫、自訂清單。 6.對3個新增的應用程式調整設定,點選…>設定。 7.在一般設定中要調整導覽和版本設定。 8.導覽中勾選是。 9.設定完成後,在左方中可以直接點選該應用程式。 10.版本設定的核准內容中勾選是,此設定之後會展示效果。 11.在權限與管理中可調整此文件庫的權限。 12.點選核准者。 13.在此可以新增或移除核准者。   設定清單與表單範本 1.請至微軟官方下載中心下載InfoPath2013。 https://www.microsoft.com/zh-TW/download/details.aspx?id=48734 2.安裝完後開啟InfoPaht Designer2013,並登入Office365的帳號啟用(免費啟用)。 3.點選SharePoint清單或表單。 4.輸入https://組織名稱第一個單字.sharepoint.com/。 例如帳號為itservicetw.onmicrosoft.com結尾,請輸入https://itservicetw.sharepoint.com/。 帳號為miniasp.com結尾,請輸入https://miniasp.sharepoint.com/。 或是直接進入Sharepoint網站中擷取第一段網址。 5.點選插入,選擇欲使用的樣式。 6.製作表單,用文字填標籤,點選常用>控制項中的選項,填控制項。 下圖為範例。 7.點選控制項,可透過上方的控制項工具編輯名稱(建議編輯為易認名稱)、資料類型(例如限制為整數)、是否為必填項,如控制項為下拉式清單等,請點選編輯選擇來編輯清單項目。 8.清單的部分,在編輯時請記得點選兩下右方欄位中的標題,插入標題至內容中,不然發佈出去後會使用者會無法填選標題。 9.點選檔案,可以看到設定發佈和送出的位置。   設定發佈 1.點選發佈>SharePoint伺服器。 2.點選啟用此表單供使用瀏覽器進行填寫>表單庫。 3.點選更新現有表單庫中的表單範本,選擇剛剛新增的表單庫。 4.如果是清單,則是在第二步時,選擇自訂現有SharePoint清單。   設定送出 1.點選送出>至SharePoint文件庫。 2.文件庫中請填寫SharePoint網站位置/應用程式名稱,應用程式名稱請參考網址。 至設定中查看網址,例如網址為https://itservice2.sharepoint.com/test1/Forms/AllItems.aspx。 請輸入https://itservice2.sharepoint.com/test1/。 檔案名稱點選函式。(剛剛設定的控制項名稱,在選擇函式中的欄位時就容易辨認了) 3.如果是清單,則是在第二步時,則直接選擇SharePoint清單即可。   送出至多個位置 假如希望使用者填寫完表單或清單後,除了將結果送至表單庫或清單庫外,也順便寄信通知特定人士。 1.再點選一次送出選項,選擇使用規則執行自訂動作。 2.右方會跳出規則欄位,在執行下列動作中,點選新增>送出資料。 3.點選新增。 4.選擇建立連線至>送出資料。 5.選擇以電子郵件訊息。 6.輸入特定人士的email。 7.記得再發佈一次才會完成更新。 8.通知信如下圖。   表單成果 1.至表單庫點選新增。 2.畫面會轉至剛剛設定好的表單,填寫完畢後按送出。 3.可以看到新增的表單核准狀態為擱置。 4.核准者勾選表單後,在上方點選檔案>核准/拒絕。 5.選擇已核准或已拒絕即可改變核准狀態。   清單成果 1.填寫清單。 2.清單成果。 3.核准流程和表單一樣。   文件庫成果 文件庫不需要先設定表單或清單的範本。 只要在文件庫新增或上傳文件檔就會為擱置狀態。 核准流程和表單一樣。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (22) 購買Office365後如何啟動序號並套用授權

本文是提供給多奇數位客戶的操作教學,但在其他地方購買Office365或是有考慮購買的客戶也可以參考此文章以了解啟動流程。 在和多奇數位購買Office365後,我們會提供客戶一組序號。客戶若未曾使用過任何Office365相關產品,也沒有申請過試用版,多奇數位可以幫客戶申請組織帳號和啟動。若客戶想自己申請測試帳號和啟動,請參考以下步驟。   申請組織帳號 == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 == 參考此篇文章:[Office 365 快速上手系列] 免費試用申請流程   啟動序號 請連入以下網址。 https://portal.office.com/commerce/productkeystart.aspx 點選畫面右方的登入。 使用具有管理員權限的帳號登入。 輸入多奇數位提供的序號後即可啟動。   新增使用者 1.使用具有管理員權限的帳號登入後,點選右上方應用程式方塊中的管理員。 2.進入Office365系統管理中心後,點選使用者>作用中的使用者>+(新增)。 3.輸入新使用者的基本資料,建議選擇自動產生密碼,並勾選下次登入時變更密碼,最後給予貴公司所購買的授權。 (企業版E3的25個授權只有1個月的試用時間)   套用授權 如貴公司已經在購買授權前,建立過使用者帳號,請照以下方式更換授權。 1.進入Office365系統管理中心,選擇作用中的使用者,大量勾選要更換授權的使用者。 2.在右方窗格中點選編輯。 3.在第三步驟授權中,點選取代現授權指派,然後勾選貴公司所購買的授權。   購買商務版或商務進階版的客戶。 請參考下列文章安裝Office桌面版: http://office365.miniasp.com/post/Office-365-快速上手系列-透過網頁安裝管理您的Office對於不清楚如何使用的服務,可在此部落格搜尋文章。 請參考下列表格了解購買的授權有提供的服務。   商務基本版 商務版 商務進階版 Office桌面版應用程式 X O O Office手機或平板應用程式 X O O Office Online(Word、Excel、PowerPoint、OneNote) O O O OneDrive(1TB雲端硬碟) O O O SharePoint Online(網站) O X O Exchange Online Plan 1(郵件、行事曆、人員、工作) O X O 商務用Skype(即時訊息、線上會議) O X O Yammer(企業社交網路) O X O Video(企業影音網站入口) X X O Delve(自動尋找相關檔案) O X O Sway(製作互動簡報) O O O   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (19) 從Windows Live Mail移轉至Outlook2007

Windows Live Mail是微軟推出的免費產品,功能沒有付費產品Outlook完善,和Office365的相容性當然也是Outlook較優(Outlook可以使用Exchange Mode同步)。 從Windows Live Mail移轉到Outlook主要分成三個部分,電子郵件、行事曆和連絡人。   從Windows Live Mail匯出電子郵件 1.先開啟Outlook207並設定好Office365的帳號。 2.在Windows Live Mail中,點選左上角按鈕>匯出電子郵件>電子郵件。 3.選擇Microsoft Exchange。 4.選擇剛剛設定好的設定檔。 5.選擇所有資料夾。 6.匯入Outlook的郵件會是一個資料夾,保留巢狀結構,可將資料夾手動移至收件匣中,如有需要也可將寄件備份或草稿內的信件手動移至新的資料夾中。   從Windows Live Mail匯出行事曆 1.登入Windows Live,如果沒有就用Office365帳號註冊一個。 2. 連入http://calendar.live.com/,選擇Share行事曆。 3.點選Get a link>Show event details下的Create。 4.複製ICS連結。 5.將此連結做成捷徑檔。 6.在設定好Outlook後點選此捷徑。   從Windows Live Mail匯出連絡人 1.點選連絡人。 2.點選匯出>CSV。 3.Outlook2007似乎不能匯入連絡人的CSV檔,但可以從Office365的OWA中匯入,方法請參考下列網址中將連絡人匯入Office365的項目。 http://office365.miniasp.com/post/Office-365-管理者系列-Google-Apps移轉至Office365-行事曆與連絡人篇   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (18) 從Gmail移轉至Office365 行事曆&連絡人篇

由於使用者可能也有使用GoogleApps中日曆和連絡人的功能,因此將Email從GoogleApps移轉至Office365後,也需要依照使用者的狀況移轉行事曆和連絡人,基本上GoogleApps和個人Gmail是一樣的系統,因此只要參考個人Gmail的作法匯出即可。   從GoogleApps匯出日曆 1.點選右上角齒輪>設定。 2.點選左上角日曆>匯出日曆。   將行事曆匯入Office365 使用者不一定有使用Outlook,所以統一用OWA匯入較方便。 開啟OWA的行事曆後,點選剛剛匯出ZIP檔案中的ICS連結。   從GoogleApps匯出連絡人 1.點選右上角Gmail>通訊錄。 2.更多>匯出。 3.選Outlook CSV格式。   將連絡人匯入Office365 1.將剛剛下載的CSV檔用記事本開啟。 2.另存新檔時選擇Unicode編碼,不然匯入後會是亂碼。 3.使用者不一定有使用Outlook,所以統一用OWA匯入較方便。開啟OWA後,在左上角應用程式中選擇人員。 4.點選管理>匯入連絡人。 5.點選Outlook2010、2013或2016。 6.選擇剛剛的CSV檔後,點選上傳。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (16) 從Gmail移轉至Office365 Email篇

移轉前設定 1.在Office365新增使用者並要套用信箱功能的授權。 先新增使用者的話,在新增網域時可以直接套用在全部使用者上。 2.進入Offfice365系統管理中心>網域>新增網域,依照指示驗證網域,先不需要完成第三步驟。 3.建立要移轉的Gmail信箱清單。 移轉檔案格式為CSV檔,欄位如下。 EmailAddress UserName Password Office365的電子郵件地址 Gmail信箱的登入名稱 Gmail信箱的密碼 最多可包含50000個信箱、最大10MB。 由於需要知道密碼,建議使用管理員權限重設密碼。   GoogleApps設定 GoogleApps若啟動雙重驗證,或是不允許安全性較低的應用程式,移轉皆會失敗。 請取消雙重驗證,並確認每個使用者允許安全性較低的應用程式。 1.點選右上角圓形>我的帳戶。 2.點選已連結的網站與應用程式。 3.開關在右方為允許。   開始移轉 1.進入Exchange系統管理中心>收件者>移轉>…(更多)>移轉端點。 2.點選+(新增)>IMAP,在IMAP伺服器輸入imap.gmail.com,其餘設定不變,最後設定移轉端點名稱。 3.+(新增)>移轉至Exchange Online。 4.選擇IMAP移轉>選擇先前建立好的移轉檔案>選擇移轉端點>移轉設定接受預設>設定移轉批次名稱和排除資料夾>自動啟動批次>新增。 5.點選批次移轉後,在右方窗格點選檢視詳細資料。 6.如有狀態為失敗的項目,可以在右方窗格中看到失敗的原因。 7.確認狀態為已同步處理。   8.修改DNS上MX紀錄的TTL為3600秒或以下,以減少電子郵件延遲狀況(可省略)。 9.回到Office365管理中心>網域>修正問題>更改DNS的MX紀錄。 10.至少執行72小時批次轉移後刪除批次轉移。   移轉結果 Gmail中的標籤系統是無法移轉過來的,全部的信都會在收件匣中。 另外可以看到一個名為Gmail的資料夾,請點圖中紅框的部分展開它。 Gmail時期的寄件備份能在這裡能找到。 之前在Gmail中被封存的郵件,則會在全部郵件的資料夾中。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==