Office 365 管理者日誌 (70) OneDrive也可以使用資訊版權管理(IRM)

在Office 365 管理者日誌 (69) 設定資訊版權管理 保護SharePoint中的檔案介紹過如何啟動SharePoint Online的資訊版權管理(IRM),由於OneDrive也是SharePoint Online架構下的服務,所以只要SharePoint Online有啟動IRM,OneDrive當然也是能使用的。此篇文章要介紹在哪裡設定OneDrvie的IRM,還有管理員如何幫使用者設定OneDrive的IRM。   如何設定OneDrive的IRM? 1.進入OneDrive後,點選右上角的齒輪圖案>網站設定。 2.進入網站設定後,再點選右上角的齒輪圖案>網站內容。 3.點選名為文件的文件庫…>設定。 4.點選資訊版權管理。 5.勾選限制在此OneDrive下載的權限,設定標題與描述,點選顯示選項,編輯IRM的設定。 6.無論有沒有編輯的權限,都無法在瀏覽器中編輯,只能選擇直接從Word中開啟或是下載該檔案(差異就是編輯檔案後,會不會同步到OneDrive上),如果在OneDrive更動了共用權限,下載下來的檔案也會同步喔! 7.沒有編輯權限的人,雖然可以編輯共用,但要求還是會傳給擁有者同意。(此範例檔案擁有者為Ann,共用檔案給Eddie有檢視權,Eddie編輯共用邀請Stevie後,Ann便會收到此封通知信)   管理員如何幫使用者設定OneDrive的IRM? 如果組織中的使用者很少,可以考慮用Office 365 管理者日誌 (8) 備份組織中所有OneDrive檔案中的更改OneDrive存取權限,讓管理員在不登入使用者的帳號下,擁有使用者的OneDrive的完整存取權後,幫使用者設定OneDrive的IRM。 但如果組織中的使用者很多,總不可能一個一個設定了吧?還好微軟有提供寫好的PowerShell檔,只要根據指示更改PowerShell指令其中的幾個項目就可以使用。 1.下載SharePoint Online Client Components SDK和SharePoint Online Management Shell。 2.自動匯出所有使用者OneDrive的URL。 請參考https://technet.microsoft.com/en-us/library/jj585031.aspx#BKMK_SharePointOnline此篇文章中的SharePoint Online and OneDrive for Business: IRM Configuration>Configuring IRM for OneDrive for Business>Additional script to output all OneDrive for Business URLs to a .CSV file,複製官方提供的PowerShell指令,改掉其中的SharePoint系統管理中心網址和全域管理員帳號。 3.注意執行的時候要用系統管理員的身分,不然載入模組會失敗,我使用的方法是先以系統管理員身分執行Windows PowerShell ISE,用ISE開啟PowerShell檔後執行。 4.請參考同篇文章中的Configuration for administrators,一樣複製內容後更改其中的SharePoint系統管理中心網址、全域管理員帳號、OneDrive的URL(用尋找取代編輯剛剛匯出csv檔就可使用了),還要把文件庫名稱改成中文的文件。 5.找到檔案中以下的部分,是設定資訊版權管理的地方,依據需求設定。 下圖為自製的指令和設定的對照表。 更改完檔案後,一樣記得要以系統管理員身分執行PowerShell檔案,不然會因為模組無法載入而執行失敗。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

[Office 365 快速上手系列] 用Office Online開啟本機檔案

Office Online是個很方便的服務,就算電腦上沒有安裝Office 的應用程式也能透過網頁瀏覽器的方式使用Word、Excel、PowerPoint跟OneOnte。但有一個小遺憾,我們無法用Office Online直接開啟本機的檔案,只能將檔案上傳至OneDrive後才能編輯。不過其實Chrome有一個好用的外掛,可以讓我們使用Office Online直接開啟本機檔案。   這個外掛就叫做Office Online。 https://chrome.google.com/webstore/detail/office-online/ndjpnladcallmjemlbaebfadecfhkepb 主要功能是讓使用者快速登入OneDrive,並且可以直接開啟最近在OneDrive開啟過的檔案。 (OneDrive和OneDrive for Business都可用) New:可以直接在OneDrive中新增檔案。 Open:可以開啟OneDrive和本機中的檔案。 Account:切換帳號。 Settings:是否要給Feedback。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

[Office 365 快速上手系列] 商務用OneDrive如何與客戶共用檔案

使用OneDrive存放檔案非常方便,只要有網路隨時隨地都可以取得檔案,不需要再連VPN回公司或是用隨身碟來存放檔案,避免了搞不清楚哪個檔案是最新版的問題,也節省許多複製來貼上去的時間。而檔案除了與公司內的人共用外,有時也需要傳給客戶看,甚至是和客戶憶起編輯檔案,這時操作方法和公司內共用就有一點不同喔~ 雖然本部落格在之前已經發過類似的文章,也就是[Office 365 快速上手系列] 商務用OneDrive 使用方式此篇,但由於Office365一直都在改版,介面常常過幾個月後就不同了,圖片的參考性也就大幅降低,因此這篇文章中用最新介面的圖片來重新介紹。   使用Email傳送OneDrive中的檔案 此功能只有OWA(網頁版)和Office2016才有,Office2013以下都沒辦法在附加檔案時,直接選擇OneDrive中的檔案,但如果有在本機電腦中同步OneDrive(可參考[Office 365 快速上手系列] 商務用OneDrive 設定此篇文章),還是可以用像是附加本機檔案中的方式來附加OneDrive中的檔案。 Office2016 1.在新信件中點選插入>附加檔案>瀏覽Web位置>OneDrive。 2.打開的資料夾位置位於網路上。 3.點選附加檔案右邊的箭頭,可以將附件檔型式改為附加為複本(即是普通的附件檔無共用功能),或是變更權限。 OWA 1.點選附加檔案。 2.除了自己OneDrive中的檔案外,也可選擇與我共用中的檔案,或是和群組有關的檔案。(關於群組可參考[Office 365 快速上手系列] 在OWA中處處可見的群組究竟是?此篇文章) 3.選完欲共用的檔案後,會跳出以下兩種選擇。 4.選擇附加為OneDrive檔案的話,對方收到的信會如下圖是一個連結,收件者可以看到最新的變更,也能夠編輯此檔案。要注意的是組織外的人無法開啟。 5.選擇附加為複本時,對方就會收到和平常一樣的附件檔,即使對方編輯了也完全是另一個檔案,無法影響到寄件者原本的檔案。   使用OneDrive共用檔案 那如果想要組織外的人也能參與共同編輯,該怎麼辦呢?雖然可以做到,但目前還無法直接在寄出Email時設定,只能使用OneDrive中的共用功能,相比直接寄信來說,多了要產生連結和複製連結再寄信的幾個步驟。 1.在OneDrive中,對欲共用的檔案點選…>共用。 2.點選取得連結,選擇編輯連結-不需登入,依情況可設定到期日,複製該連結給欲共用的對象。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

[Office 365 快速上手系列] 隨時都可在手機上使用Office365

官方在手機上出了很多App,無論是Iphone還是Android都有,讓您即使不方便使用電腦,也還是可以連線到Office365進行作業。如下圖所示,有收信用的Microsoft Outlook或OWA for Android(or IOS),即時通訊和線上會議用的Skype fo Business,1TB雲端空間OneDrive和Office手機版應有盡有。   Outlook App 1.左上角可列出資料夾,右上角為設定,右下角圓圈為新增郵件,下方從左到右為郵件、行事曆、檔案(附件檔案)和連絡人。 2.點選左上角後,可以點選查看所有資料夾,以列出所有資料夾。   3.這裡教大家一個常用的設定,常用手機收信的人一定都希望收到信後就有通知,但是預設的通知卻只會通知收件匣的信,如果信件有設規則分類到其它資料夾就沒有通知了。要調整這個設定,請點選右上角…>設定。 4.點選通知。 5.將通知設定為All Mail。 6.在下方點選行事曆後,右上方的設定會改變選項,預設是用議程的方式檢視,可以切換為日檢視。   OWA App 1.和Outlook都是收發信件用的App,介面看起來比較像OWA,只能綁訂一個帳號。 左上角一樣是進入資料夾,下方從左到右為郵件、行事曆、連絡人,相比Outlook沒有附件檔案。 2.點選左上角進入資料夾後,可以看到一個齒輪圖案。 3.點選齒輪圖案,可以設定自動回覆和App密碼鎖等是Outlook App沒有的。   OneDrive App 1.一開始登入時請選擇商務用OneDrive。 2.左上角就如同網頁版OneDrive的左方窗格。 3.可以切換檢視別人共用給您的檔案。 4.點選下方的+號,會跳出上傳or建立資料夾。   5.點選上傳,可以從手機中上傳照片。 6.選取檔案後,在上方會出現另外的工具列,從左到右分別是共用、移動、刪除、保持檔案離線、設定。 7.其中共用檔案,可以選擇要在組織內OneDrive中共用,或是用email等方式傳送出去。 8.而設定則是可以更改或檢視檔案的設定。 .   Skype for Business App 1.第一次登入Skype for Business的畫面,如果輸入帳號密碼卻出現錯誤不能登入的話,請點選進階選項。 2.在Autodetect server輸入Sipdir.online.lync.com。 3.要記得輸入完後記得勾選。 4.順利登入後會跳出安全性警告,請勾選永遠信任此憑證後按繼續。 5.一進入後可以看到行事曆中的預定行程和最近即時通訊的紀錄。右上角有會議和連絡人的選項。 6.此為會議的畫面。 7.此為連絡人的畫面,基本上和桌面版Skype for Business完全一樣。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==