Office 365 管理者日誌 (28) 設定SharePoint網站權限

在SharePoint網站當中有相當多的設定可以調整,這篇文章要介紹最重要、最實用、最常使用到的權限這個部分。   1.在左上角應用程式中選擇網站。 2.點選右上角齒輪>網站設定。   一般的使用者是沒有網站設定這個選項的,除了Office365的全域管理員外,必須要有SharePoint管理員的身分,或擁有該網站設計以上權限的使用者才有網站設定,但是要能調整網站權限除了管理員,就只有完全控制權限的使用者才有。   指派SharePoint管理員 進入Office365系統管理中心>作用中的使用者,點選使用者後照下圖編輯。   指派完全控制權限 1.進入網站設定後,點選網站權限。 2.點選現有的群組編輯,或是建立新的群組後授予權限。 3.調整權限。 建議實作上給小組網站成員(此群組成員預設是組織內的所有使用者)的權限,可以考慮調整為參與。 預設的編輯權限能新增刪除應用程式(文件庫、表單庫等),怕使用者誤刪或是隨意新增應用程式。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (27) 使用SharePoint Designer自訂工作流程

在上一篇簡易的多層簽核設定中,雖然我們能做到多層簽核了,但應該會發現有點不方便的地方是,只能設定在開始和結束時寄信通知。為了使工作流程更加便利好用,我開始研究自訂工作流程的方法,進而發現到用SharePoint Designer編輯工作流程,除了寄信通知外還可以達到其他非常複雜的要求,但這篇文章只先暫時解釋基本的編輯方法,後續要如何寫出更符合客戶要求的工作流程,還有待努力測試與研究。   自訂工作流程 1.請至微軟官方下載中心下載SharePoint Designer,並更新至SP1。 假如未更新至SP1,會導致開Office365網站時跳出沒有權限的錯誤。 https://www.microsoft.com/zh-tw/download/details.aspx?id=42015 2.打開SharePoint Desinger,開啟Office365的網站。 3.在左方導覽中點選清單組件庫,點選上方SharePoint清單或文件庫新增應用程式,或直接點兩下現有應用程式的名稱。 4.進入編輯該應用程式的頁面後,可以看到工作流程這個項目,點選新增。 5.在新增時平台類型要選擇SharePoint2010工作流程,不然無法直接使用核准流程的選項。 6.進入編輯工作流程的階段,最常使用到的就是上方插入區塊的選項。 7.在本篇文章的範例,在動作中,我使用到設定工作流程狀態、傳送電子郵件和開始核准程序。   8.在條件中,我使用到任何值等於任何值。 9.以下是我編輯的工作流程範例,共有三個步驟。 步驟1: 插入動作設定工作流程狀態,手動輸入未開始三個字。 插入動作開始核准程序,編輯程序名稱,指定兩位核准負責人。 注意此地方不用再特意以電子郵件通知,因為核准程序中已經包含電子郵件通知的工作。 步驟2: 插入條件若任何值等於值,點選任何值,在資料來源選擇工作流程變數與參數,來源的欄位選擇變數:IsItemApproved。 插入動作設定工作流程狀態,手動輸入核准中三個字。 插入動作開始核准程序,編輯程序名稱,指定一位核准負責人。 插入Else-If分支。 插入動作設定工作流程狀態,選擇已拒絕。 插入動作傳送電子郵件,選擇使用者的工作流程查閱...,來源的欄位選擇修改者。 步驟3: 插入條件若任何值等於值,點選任何值,在資料來源選擇工作流程變數與參數,來源的欄位選擇變數:IsItemApproved1。 插入動作設定工作流程狀態,選擇已核准。 插入動作傳送電子郵件,選擇使用者的工作流程查閱...,來源的欄位選擇修改者。 插入Else-If分支。 插入動作設定工作流程狀態,選擇已拒絕。 插入動作傳送電子郵件,選擇使用者的工作流程查閱...,來源的欄位選擇修改者。 10.在編輯的過程中,可以對條件或動作按右鍵,選擇上下移動或複製貼上。 11.最後案右上角的發佈。 12.此工作流程大致上和簡易設定中的相同,只是多了寄信通知的程序,若要知道操作程序可參考上一篇。 http://office365.miniasp.com/post/Office-365-管理者日誌-使用SharePoint實作簡易的多層簽核   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (26) 使用SharePoint實作簡易的多層簽核

有的時候簽呈需要經過多層的核准,例如先給經理、會計審核後,再交給老闆同意。 如果有類似的需求,請參考以下的方式設定。 本文章以表單庫為範例,文件庫和自訂清單也都能做相同的設定。   設定多層簽核 1.進入網站內容新增應用程式後,調整應用程式設定。 2.由於我用的是跟上一篇文章相同的表單庫,因此先取消版本設定中的核准內容回復為否。 再更改權限與管理中的工作流程設定。 3.點選新增工作流程。 4.選擇發佈核准,輸入工作流程名稱,工作清單和歷程記錄清單選擇預設,最後勾選建立新項目時啟動工作流程。 5.選擇核准者,順序用同時全部(平行)的話,在相同欄位的核准者就不會要求核准的先後順序。 然後點選新增階段,就可以新增下一個階段的核准者。   多層核准表單庫成果展示 1.新增表單後,可以看到多層核准的欄位下顯示進行中,點進行中可以看到詳細的工作流程資訊。 2.核准者擇點選工作中的標題,即可開始核准工作。 3.核准者點選核准或拒絕。 4.當所有核准者都核准完畢,多層核准的欄位會被更改為已核准。 5.非核准者點選已核准(或進行中),也可以看到工作流程歷史紀錄。 6.或是進入工作流程工作此應用程式。 7.可以看到所有將工作清單設定在工作流程工作中的指派工作。 如果希望不要每個工作流程的指派工作都混雜顯示,請在第四部設定時新增一個工作清單來存取這些資訊。   參考文章: https://support.office.com/en-us/article/All-about-Approval-workflows-078c5a89-821f-44a9-9530-40bb34f9f742?ui=en-US&rs=en-US&ad=US   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (25) 使用SharePoint實作單一核准者的電子簽呈

在Office365中從網站應用程式方格可以進入SharePoint。 SharePoint除了網站外還有許多好玩又實用的功能。 這篇文章將介紹如何設定核准功能,以及如何用InfoPath Designer編輯表單和清單的範本。   新增應用程式與啟用核准功能 1.在左上角應用程式中選擇網站。 2.點選小組網站。 3.點選網站內容。 4.點選新增應用程式。 5.在此篇文章中將進行三種應用程式的示範,分別是文件庫、表單庫、自訂清單。 6.對3個新增的應用程式調整設定,點選…>設定。 7.在一般設定中要調整導覽和版本設定。 8.導覽中勾選是。 9.設定完成後,在左方中可以直接點選該應用程式。 10.版本設定的核准內容中勾選是,此設定之後會展示效果。 11.在權限與管理中可調整此文件庫的權限。 12.點選核准者。 13.在此可以新增或移除核准者。   設定清單與表單範本 1.請至微軟官方下載中心下載InfoPath2013。 https://www.microsoft.com/zh-TW/download/details.aspx?id=48734 2.安裝完後開啟InfoPaht Designer2013,並登入Office365的帳號啟用(免費啟用)。 3.點選SharePoint清單或表單。 4.輸入https://組織名稱第一個單字.sharepoint.com/。 例如帳號為itservicetw.onmicrosoft.com結尾,請輸入https://itservicetw.sharepoint.com/。 帳號為miniasp.com結尾,請輸入https://miniasp.sharepoint.com/。 或是直接進入Sharepoint網站中擷取第一段網址。 5.點選插入,選擇欲使用的樣式。 6.製作表單,用文字填標籤,點選常用>控制項中的選項,填控制項。 下圖為範例。 7.點選控制項,可透過上方的控制項工具編輯名稱(建議編輯為易認名稱)、資料類型(例如限制為整數)、是否為必填項,如控制項為下拉式清單等,請點選編輯選擇來編輯清單項目。 8.清單的部分,在編輯時請記得點選兩下右方欄位中的標題,插入標題至內容中,不然發佈出去後會使用者會無法填選標題。 9.點選檔案,可以看到設定發佈和送出的位置。   設定發佈 1.點選發佈>SharePoint伺服器。 2.點選啟用此表單供使用瀏覽器進行填寫>表單庫。 3.點選更新現有表單庫中的表單範本,選擇剛剛新增的表單庫。 4.如果是清單,則是在第二步時,選擇自訂現有SharePoint清單。   設定送出 1.點選送出>至SharePoint文件庫。 2.文件庫中請填寫SharePoint網站位置/應用程式名稱,應用程式名稱請參考網址。 至設定中查看網址,例如網址為https://itservice2.sharepoint.com/test1/Forms/AllItems.aspx。 請輸入https://itservice2.sharepoint.com/test1/。 檔案名稱點選函式。(剛剛設定的控制項名稱,在選擇函式中的欄位時就容易辨認了) 3.如果是清單,則是在第二步時,則直接選擇SharePoint清單即可。   送出至多個位置 假如希望使用者填寫完表單或清單後,除了將結果送至表單庫或清單庫外,也順便寄信通知特定人士。 1.再點選一次送出選項,選擇使用規則執行自訂動作。 2.右方會跳出規則欄位,在執行下列動作中,點選新增>送出資料。 3.點選新增。 4.選擇建立連線至>送出資料。 5.選擇以電子郵件訊息。 6.輸入特定人士的email。 7.記得再發佈一次才會完成更新。 8.通知信如下圖。   表單成果 1.至表單庫點選新增。 2.畫面會轉至剛剛設定好的表單,填寫完畢後按送出。 3.可以看到新增的表單核准狀態為擱置。 4.核准者勾選表單後,在上方點選檔案>核准/拒絕。 5.選擇已核准或已拒絕即可改變核准狀態。   清單成果 1.填寫清單。 2.清單成果。 3.核准流程和表單一樣。   文件庫成果 文件庫不需要先設定表單或清單的範本。 只要在文件庫新增或上傳文件檔就會為擱置狀態。 核准流程和表單一樣。   == 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==