Exchange Server 2013的第五步 誤刪郵件怎麼辦?預防大於治療

保存郵件

保留原則

保留原則由保留標記組成。

保留標記則是由類型、保留天數、保留動作組成。

保留標記的類型:

  • 自動套用至整個信箱(預設)
  • 自動套用至特定資料夾(收件夾):特定資料夾指的是刪除的郵件資料夾。
  • 依使用者套用至項目和資料夾(個人)

保留標記的動作:

  • 刪除並允許復原
  • 永久刪除
  • 移至封存

1.進入Exchange系統管理中心>相符性管理>保留標記>+(新增),選擇類型,輸入標記名稱和選擇動作。

2.進入Exchange系統管理中心>相符性管理>保留原則>+(新增),選擇標記。

3.大量選擇使用者後,選擇右方窗格中的更新保留原則。

4.在使用者的OWA和Outlook中對資料夾點選右鍵,就可以選擇依使用者套用至項目和資料夾的標記。

 

線上封存

1.編輯使用者>信箱功能>啟用封存。

2.點選檢視詳細資料。

3.可以調整封存信箱的大小

.

4.啟用封存後,信箱類型顯示封存。

5.OWA和Outlook中會顯示封存信箱,使用者可直接將信移動到封存信箱中,或是使用指派封存原則的方式將信移動到封存信箱。

 

 

本機備份

1.在Outlook中點選檔案>清理工具>封存。

2.選擇要封存的資料夾,就能在本機中匯出PST檔做備份。

 

日誌

透過日誌規則可以將郵件備份在外部信箱中。

1.進入Exchange系統管理中心>相符性管理>日誌規則>+(新增)。

2.輸入外部email與名稱,並選擇要備份的郵件類型。

3.點選選取地址,輸入email,若日誌傳送失敗,會有報告寄到此信箱中。

 

復原郵件

1.進入Exchange系統管理中心>伺服器>資料庫,點選資料庫>編輯。

2.在限制中可以設定保留已刪除郵件和信箱的天數。

 

就地e-Discovery和保留

1.進入Exchange系統管理中心>權限,點選Discovery Management>編輯。

2.在成員中加入帳號。

3.進入Exchange系統管理中心>相符性管理>就地e-Discovery和保留>+(新增)。

4.輸入名稱後,選擇搜尋所有信箱或指定要搜尋的信箱。

5.選擇包含所有使用者信箱內容,或是根據準則篩選。

6.選擇是否要就地保留。(當搜尋範圍為所有信箱時,無法啟用就地保留)

.

7.點選搜尋圖示有三種選項,如果有部分選項不能點選,需要等待一段時間。

估計搜尋結果:點選後在右方窗格中顯示搜尋結果。

預覽搜尋結果:顯示搜尋出來的郵件。

複製搜尋結果:搜尋的範圍為全部信箱時無法啟用就地保留,透過複製搜尋結果的選項,可以將搜尋出來的郵件複製到探索信箱內。(有啟動就地保留的搜尋結果會自動放在探索信箱內)

8.當有搜尋結果放在探索信箱後,在右方窗格中點選開啟,便能開啟探索信箱。

9.探索信箱內可以看到搜尋到的郵件。

10.回到收件者>信箱>點選使用者,可以在右邊窗格中看到使用者就地保留狀態。

 

訴訟暫留

1.編輯使用者>信箱功能>訴訟暫留。

 

Single Item Recovery

啟動Single Item Recovery後,被使用者永久刪除的郵件,會被放到Recoverable Items下的Purges資料夾中。

要啟動Single Item Recovery,必須使用EMS輸入以下指令。

單一使用者啟動,設定刪除項目可保留30天。

Set-Mailbox -Identity "使用者名稱" -SingleItemRecoveryEnabled $true -RetainDeletedItemsFor 30

全部使用者啟動,設定刪除項目可保留30天。

Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter {(RecipientTypeDetails -eq 'UserMailbox')} | Set-Mailbox -SingleItemRecoveryEnabled $true -RetainDeletedItemsFor 30

 

 

郵件流程

佇列

郵件因為某些原因導致無法寄出,會停留在佇列中等待和重送,一般郵件預設重送時間如下。

輸出連線失敗的重試間隔:10分鐘

暫時性失敗的重試間隔:5分鐘

暫時性失敗重試次數:6次

郵件到期時間:2天

郵件延遲寄送,通知使用者時間:4小時

如更改重送時間。

1.進入Exchange系統管理中心>伺服器>伺服器>點選信箱伺服器編輯。

2.點選傳輸限制。

管理者可以啟用對不同重要性等級的郵件,用不同的方式來處理。

1.開啟C:\Program Files\Microsoft\Exchange Server\V15\Bin\EdgeTransport.exe.config

找到PriorityQueuingEnabled,將值更改為true。

2.也可以更改不同重要性等級郵件的重送時間,相關參數如下。

啟用
<add key="PriorityQueuingEnabled" value="true" />
連接數
<add key="MaxPerDomainHighPriorityConnections" value="3" />
<add key="MaxPerDomainNormalPriorityConnections" value="15" />
<add key="MaxPerDomainLowPriorityConnections" value="2" />
郵件到期
<add key="HighPriorityMessageExpirationTimeout" value="8:00:00" />
<add key="NormalPriorityMessageExpirationTimeout" value="2.00:00:00" />
<add key="LowPriorityMessageExpirationTimeout" value="2.00:00:00" />
郵件延遲通知
<add key="HighPriorityDelayNotificationTimeout" value="00:30:00" />
<add key="NormalPriorityDelayNotificationTimeout" value="4:00:00" />
<add key="LowPriorityDelayNotificationTimeout" value="8:00:00" />
高重要性郵件大小超過250KB將視為一般等級郵件
<add key="MaxHighPriorityMessageSize" value="250KB" />

3.重新啟動Microsoft Exchange Transport服務。

4.使用者可以用Outlook或OWA設定郵件的重要程度。

 

仲裁

1.進入Exchange系統管理中心>收件者>群組>點選群組編輯。

2.點選訊息核准>勾選傳送至此群組的郵件必須經過仲裁者的核准,然後新增仲裁者以及不需核准的寄件者。

3.在寄信時選擇此群組,會有郵件提示告知需要仲裁。

4.仲裁者會收到要求提供決策的郵件。

5.如仲裁者拒絕,寄件者會收到通知的郵件。

 

規則

如需要個人郵件的仲裁,則可以在規則設定。

1.進入Exchange系統管理中心>郵件流程>規則>+(新增)>建立新的規則。

2.設定條件和符合條件後的動作,除了核准郵件外,也有其他的動作可以依需求選擇。

 

郵件追蹤

1.進入Exchange系統管理中心>郵件流程>傳遞回報,選擇欲追蹤郵件所在的信箱,另外可以指定寄件者、收件者或標題中的關鍵字。

2.搜尋結果顯示如下,雙點擊後可以看到詳細資訊。

3.按下紅框中的圖示可以將報告用郵件的方式寄出去。

4.自動產生一個連結,點開後可以看到報告內容。

 

參考資料:

Microsoft 20341B Core Solutions of Microsoft Exchange Sever 2013

Exchange Server 2013 架設、管理與維護 羅英嘉 老師 2015年6月之講義

實戰Exchange Server 2013 企業現場 梁銘鼎 著

https://technet.microsoft.com/en-us/library/ee364755.aspx

https://technet.microsoft.com/en-us/library/ee633460.aspx

https://technet.microsoft.com/en-us/library/bb125018(v=exchg.150).aspx

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