[Office 365快速上手系列] Outlook設定檔?資料檔?電子郵件帳戶?

當第一次使用Outlook時,一打開就會請我們設定帳號。但使用上常常不是只要設定這個帳號好了,有些使用者會希望同時在Outlook中檢視自己私人信箱的信件,或是換了一個帳號後,要把舊的信件掛載在新的帳號下,甚至有客戶希望雖然都設定在Outlook中,但兩個帳號分開檢視。

在介紹帳戶如何設定前,要先解釋所謂的設定檔、電子郵件和資料檔的差異。所謂的設定檔,其實有點像是Word開啟Word檔,而Outlook則是開啟設定檔這樣的概念,只是我們沒辦法雙點擊設定檔讓Outlook開啟,一開啟Outlook後它就會直接開啟預設的設定檔。而在設定檔中,有電子帳戶和資料檔兩種資料,電子帳戶就如字面上的意思,是連結電子郵件的資料。而資料檔則是信件的資料,又分成PST和OST,OST是和雲端伺服器同步的資料檔,所以使用Office365的使用者,若是使用Exchange Mode連結都會是OST。PST則是複製伺服器上信件資料的資料檔,所以備份在本機的檔案就是PST的格式。

根據上面的解釋,再回頭看使用者的需求。需要同時在Outlook中檢視自己私人信箱的信件,那就新增電子帳號;需要把舊的信件掛載在新的帳號下,那就新增資料檔;需要兩個帳號分開檢視,那就新增設定檔。以下要開始介紹這些設定方法。

 

新增設定檔

1.進入控制台>使用者帳戶>Mail(或郵件)。

或是用小圖示的方式檢視,直接選擇Mail(或郵件)。

2.點選顯示設定檔。

3.點選新增。在這裡也可以設定如何開啟設定檔,選擇提示的話,每次開啟Outlook就不會直接開啟預設的設定檔了,而是會讓你選擇要開哪一個設定檔,或是也可以更改預設開啟的設定檔。

4.開始新增後,如果使用Exchange Mode(和雲端同步)的話,直接輸入帳號密碼。

5.等待一段時間後便會自動完成設定。

6.但如果想要用其他方式,如IMAP或POP3,則是要選擇手動設定或其他伺服器類型。

7.選擇POP或IMAP。

8.選擇帳戶類型,輸入郵件伺服器名稱,請參考Office365提供的設定,要注意使用者名稱要符合登入時使用的帳號,最後點選其他設定。

此為Office365官方提供的設定。

9.選擇外寄伺服器,勾選需要驗證。

10.選擇進階,依照Office365官方提供的設定輸入Port號和加密連線類型。

11.在點選下一步前,可先測試帳戶設定。

 

新增電子郵件帳戶

1.點選左上角檔案。

2.選擇帳戶設定>帳戶設定。

3.選擇電子郵件>新增,之後的步驟就和新增設定檔的第4步開始一樣。

 

新增資料檔

1.和新增電子郵件一樣,點選檔案>帳戶設定>帳戶設定,但之後選擇資料檔>新增。

2.有兩個動作可做,一是直接按確定建立PST檔,二是選擇一個之前存好的PST檔新增進來。

 

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