[Office 365 快速上手系列] 商務用OneDrive 使用方式

檔案下載

有時候遇到檔案太大,要提供給客戶但是又超出郵件的附件大小時,建議可以將檔案放在OneDrive上,只需要提供連結給對方就可以完成下載的動作。

流程如下:

1. 開啟OneDrive的資料夾,將檔案放入後,可以在檔案圖示的左下角看到藍色圓形圖示,表示正在把檔案上傳到雲端空間上,同樣位置出現綠色勾勾後表示上傳已完成。

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2. 在想要提供連結下載的檔案上使用滑鼠右鍵→商務用OneDrive→Share

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3. 這時候系統會Office 365的網頁上,並出現設定頁面選擇「取得連結」→「建立連結」

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4. 系統會產生一組連結,提供這組連結給需要的使用者即可下載檔案。

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5. 之後如果不希望再讓使用者下載檔案時,可以參考上述動作1、2到設定網頁,點選「停用」即可取消連結的下載功能。

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共用資料夾

使用者除了可以分享檔案的下載連結給使用者之外,也可以建立一個共用的資料夾,只有被允許的使用者可以在該資料夾中進行檔案的編輯、新增等動作。

流程如下:

1. 開啟OneDrive的資料夾,新增資料夾並取一個易於辨識的名字,例如:「分享資料夾」。

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2. 在該資料夾上使用滑鼠郵件,選擇「商務用OneDrive」→「Share」。

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3. 開啟設定網頁,先點選「顯示選項」確認「傳送電子郵件邀請」選項是否有被打勾,之後可以輸入所要分享資料夾的人員Email,並可以在右邊選擇這些使用者的權限,確認後點選「共用」之後所設定的使用者都會收到一封郵件。

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4. 郵件中會有一個移至「分享資料夾」的連結,點擊即可開啟Office 365的網頁

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5. 使用者就可以在該網頁上進行檔案的上傳或是開啟檔案

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6. 如果覺得每次都要找到上述的郵件才能開啟分享資料夾太過於麻煩的話,請在開啟網頁後加到我的最愛中,之後就可以透過該連結直接開啟分享資料夾。


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