[Office 365 快速上手系列] 搶先試用Office365最新功能Planner

Office365 Planner可以讓企業用非常簡易的方式管理各種工作上的計畫,計畫的進度都能用清楚的圖表呈現,它結合Office365群組的功能,讓團隊工作更加順利。關於群組的功能可參考[Office 365 快速上手系列] 在OWA中處處可見的群組究竟是?此篇文章。

Office365 Planner目前還未正式發行,但目前在企業版、教育版、商務基本版、商務進階版都可以搶先試用,未來也有計畫讓更多版本能使用喔!

 

要如何才能搶先試用Office365 Planner?

1.到Office365管理中心>服務設定>更新中,更改發行設定為初次發行,可以選擇整個組織套用,或是特定人員套用。

2.如果選擇選取人員的話,會請您輸入帳號。

3.企業、非營利組織、政府,可透過以下連結啟用Office365 Planner試用。

https://portal.office.com/commerce/trial.aspx?OfferId=777a9807-eda7-475f-a2b6-d5a49e75ac00&dl=PLANNERSTANDALONE&pc=e7bf2eea-5488-47b1-aa79-54f9fbbed41f

4.指派Office365 Planner的授權給使用者。

5.指派完授權後,該使用者就可以在應用程式選單中看到Planner。

 

Office365 Planner究竟有什麼樣的功能?

簡單解說Planner的概觀,其實就是計畫裡面有目標,目標裡面有工作,計畫>目標>工作這樣一個階層的概念。不知道大家有沒有用過Trello呢?其實是有點相似的東西喔!Trello中的Board=計畫、List=目標、Card=工作。只是計畫另外結合了群組中,共用行事曆、筆記本、雲端空間的功能。

 

計畫

1.進到Planner後,可以看到介面並不會很複雜,左邊的功能欄只有計畫和工作的概覽。首先我們就先新增一個計畫吧!

2.輸入計畫的名稱,和這個計畫用的電子郵件地址,由於計畫建立時會同時建立群組,所以這個電子郵件地址其實就是群組用的地址,然後可以選擇是否公開此計畫,也等於是否公開群組的意思。

3.建立完成後域社會用版面的方式呈現。在版面和圖表的右邊,框起來的部分都是群組的功能,而下方則是關於此���畫的一些設定。

4.假如點選交談,就會直接跳到群組的交談頁面,至於連接器則是可連接第三方軟體的功能,目前還未使用過,之後有機會的話會試試看有沒有好用的功能。

5.回到Planner中,點選成員,可以將人員加入此計畫,有加入計畫的成員才能看到計畫的內容,當然該使用者也要有授權才行,如果是沒有授權的使用者,就只看的到群組裡的東西,而沒辦法看到計畫中的東西了。但目前有個狀況不知道是不是BUG,在指派工作時直接指定非計畫中的成員,系統會將此使用者自動加入計畫,但用這種方式增加的成員,不會同步到群組的成員!

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6.點選群組依據旁邊的進度,可以切換檢視的方式。

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不管是要掌握每個人的狀況…

還是要查看自己個人的進度,都一清二楚。

7.點選圖表,可用圖形化方式檢視整體進度。

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目標

1.預設已經建立了一個叫做待辦事項的目標區,可以點選…重新命名或刪除,也可以新增其他的目標區。

 

工作

1.點選目標區上方的+號,可以新增工作,將滑鼠移到工作上方,會出現打勾的圖案,點選勾勾該工作就會變成已完成。

2.已完成的工作會被收入下方,點選顯示已完成可以看到完成過哪些工作,將滑鼠移到完成的工作上方,會出現復原的圖案,點選復原該工作就會變回未完成囉!

3.點選工作名稱可進行詳細的編輯和檢閱。上方可調整此工作所在的目標區、狀態、開始及到期日或刪除此工作。工作中的項目有描述、附件、檢查清單、註解四個,其中註解從字面上比較不好理解,它是用來留言用的。

4.右方則是可以為工作設定標籤。

5.在上面的圖可以看到,描述和檢查清單可以設為預覽,這是勾選描述。

6.這是勾選檢查清單為預覽的效果,以及設定標籤後的效果。

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我的最愛

1.在Planner中心只可看到所有計畫的標題。

2.但加入我的最愛後,就可以看到進度狀況。

 

個人感想:

和性質相同的Trello(免費版)相比,差在工作(=Card)中沒辦法新增多個檢查清單,一個工作也不能同時指派給多人,而且沒辦法給外部的人一起使用。不過其它該有的功能基本上都有,還整合了其他Office365中的功能,介面上看起來也舒適清楚,目前對於這個新功能滿意度不錯,希望正式上線之後能再改進。

 

參考資料:

https://support.office.com/en-us/article/Office-365-release-options-3b3adfa4-1777-4ff0-b606-fb8732101f47?ui=en-US&rs=en-US&ad=US

https://support.office.com/en-us/article/Add-Office-365-Planner-Preview-to-your-account-1843f004-8309-4ecd-9b35-17b77998b420?ui=en-US&rs=en-US&ad=US

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