[Office 365 快速上手系列] 讓你的附加檔案也可以進行共同編輯

在OneDrive上進行檔案的共用與編輯我想這是一般人都常用到的功能,不過使用者偶爾會抱怨分享共用給其他人時候有點小麻煩,先要上傳檔案之後才能在OneDrive上設定共用。

而使用Office 365的優點就在於微軟會針對使用者的體驗進行修改,讓使用者可以有更佳的使用方式,讓使用者在寄信時就可以同步的將檔案上傳至OneDrive上並分享給其他人進行共同編輯。

在之前的Portal網頁其實就有這樣的功能,只不過一般的使用者可能不會操作,這邊就來分享一下如何在Outlook 2016以及網頁OWA上設定。

設定流程

首先是網頁的設定方式,在登入Office 365的Poratl網頁後開啟一個新郵件,並新增附件檔案。

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在這邊可以選擇是要分享原本就在OneDrive上的檔案或者是在本機端的檔案,以本次的示範為例:我要分享一個在我本機電腦上的Word檔案並請外部的使用者編輯。

這時候要選擇「電腦」。

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選擇「上船並附加為OneDrive檔案」。

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檔案上傳後預設是可以編輯,當然也可以透過下拉式選單變更權限為僅讀取,之後只要選擇「傳送」就完成共用。

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這樣的方式最大的好處是收件者可以直接在信件中開啟共用的檔案並編輯,檔案會在OneDrive上並放在「電子郵件附件」的資料夾中。

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那又有客戶問了,這個功能只有網頁才能用嗎?Outlook不能使用?其實Outlook 也是有這樣的功能,不過要Outlook 2016才有這樣的功能,至於Outlook 2010或2013是否會有這樣的功能就要看後續微軟是否有出更新了。

至於Outlook 2016的設定方式請參考下列的說明。

首先也是一樣開啟一個新郵件,選擇「附加檔案」(Outlook 2016的新功能是選擇附加檔案時可以顯示最近開啟的檔案)選擇「瀏覽Web位置」,要注意的是要放在OneDrive上的檔案才可以進行共用與編輯,如果只是選擇本機上的檔案會與以前一樣單純地將檔案寄出去而已。

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選擇「OneDrive」上的檔案,同樣的也可以直接在信件中調整收件者的權限。

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雖然這樣的方式比起以前來已經算是省下了不少步驟了,不過還是期待微軟可以推出更多方便的操作方式。

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