[Office 365 快速上手系列] Office 365 Teams功能說明

之前介紹了Office 365 的工作管理工具 Planner,而這次就來介紹最近才剛正式推出的 Teams。

就如同目前很流行的Slack一樣,Teams是一套公司內部使用的溝通協作平台。

Teams從去年11月就發布,到了今年3月才正式推出,我們就來看看Teams是如何的讓企業內的成員可以在同一個介面上完成文字語音視訊交談,以及文件的編輯與閱讀,完成公司內的溝通。

 

跟Slack建立的頻道不一樣,Teams是以「團隊」作為 溝通平台,可以加入公司內早已在Office 365 建好的群組。

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建立好的「團隊」只有加入的成員才能看到。

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而在團隊中還能夠依據不同的任務來設定「頻道」。

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對於公司組織比較龐大的企業來說,可以分為「團隊」→「頻道」,方便在同一個部門中的不同小組討論特定的工作,分得更細但卻不會讓人眼花撩亂。

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溝通的平台建好了,接下來我們來看看在上面可以做些甚麼事情吧。

一般溝通平台能夠做到的文字交談,檔案上傳或者筆記等功能當然有,還能夠透過新增索引的方式來加入不同的應用程式或檔案

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就像這樣我加了一個Word檔案,讓所有在這個「頻道」的使用者可以直接開啟檔案來閱讀或編輯

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而頻道的成員覺得靠文字無法表達的時候還能夠轉換成語音或者視訊的方式來溝通,就算使用者在外面也能夠透過行動裝置來加入交談。

目前安卓的手機可以有語音跟視訊的功能,而IOS的使用者目前只有文字跟語音的方式這是比較可惜的地方,希望不久之後會有新功能加到IOS上。

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而當交談結束,需要約時間進行會議時,Teams也能夠透過「會議」來安排。

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選擇好會議是屬於那一個頻道,加入會議參加者等資訊,點下「排程會議」。

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Teams會自動在Exchange Online的行事曆上Booking好會議時間,並發會議邀請給參加者。

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已使用Office 365 的公司來說 Teams的好處是跟Office 365 整合性很好,所有的檔案或交談紀錄都存放在Sharepoint Online上。

安全性也是有國際認證,最大的好處是他有中文的介面,比起Slack來說看中文比較親切點。

希望透過這樣簡單的介紹可以讓大家對於Teams有初步的認識,其實上面的功能很多,後續我會繼續為大家介紹。

 

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