[Office 365 快速上手系列] Outlook鮮為人知的功能 記事、資料夾、捷徑

Outlook中大家最常用郵件、行事曆和連絡人,但除了這三個外,在導覽列我們還可以看到工作、記事、資料夾、捷徑等。

 

工作

此功能最方便的地方是,如有很久以後才要完成的工作,可以有提醒作用。

1.進入工作後點選左上角新增工作。點選工作可以編輯主旨、日期、狀態、完成率、提醒等。

2.點選詳細資料,可設定完成日期、預期和實際的時間等。

3.選擇指定工作,可把此工作指定給別人。

其他詳細資料可參考[Office 365 快速上手系列] 便利貼走開~~Outlook 工作好幫手此篇文章。

 

記事

記事可和手機同步,在Iphone中為備忘錄。

1.進入記事後,可點選左上角新增記事。

2.從Outlook新增和手機新增會有不同的顏色分別。

3.如轉寄記事給別人,會用附件檔的方式收到,如下圖點選檔名可預覽。

4.雙點擊打開記事後,可點選左上角,另存新檔等。

 

資料夾

1.進入資料夾後,可在右方看到所有資料夾的列表。

2.關於資料夾的功能常常分散在各處,而點選上方的資料夾,可以看到所有關於資料夾的功能。

3.點選自動封存設定,可幫資料夾個別設定自動封存。

 

捷徑

捷徑主要是在資料夾很多的時候,使用者有需要時常檢視特定資料夾,可以使用此功能來快速找到需要的資料夾。

1.預設的捷徑內容為Outlook Today和Microsoft Office Online。Outlook Today主要是用一頁的方式,觀看今日在Outlook中所有的行事曆、工作和未讀郵件。

2.使用者可以點選右上方的自訂Outlook Today,設定成更符合自己需求的內容。

3.和行事曆群組很相似,對捷徑群組名稱點選右鍵,可以新增捷徑群組。

4.或是在該捷徑群組下,新增捷徑。

5.選擇需要捷徑的資料夾。

 

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