[Office 365 快速上手系列] Planner 功能說明與介紹

最近有蠻多客戶在詢問Office 365 上的一些新功能,例如 : Planner、Team、Flow等等。

因為公司有在使用Trello,所以對於這種工作管理的Tool有一定的使用經驗,今天就來說明Office 365 上的Plnner是如何建立一個工作,並完成指派工作給成員,最後以圖示顯示工作完成的狀態。

 

1. 在登入帳號後,使用者可以在左上角的功能選單中開啟「Planner」

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2.開啟後每個使用者都可以建立一個工作管理的「計畫」,設定計畫的頁面中可以輸入計畫的名稱、信箱、備註資訊等等

   計畫可以選擇是否要公開或者是屬於使用者一個人

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3. 這裡我建立了一個XYZ企業的Office 365 升級專案的計劃,並透過右上角的「新增成員」將計劃中的小組成員加上去。

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4. 每一個「計劃」會有多個「目標區」(預設一開始只有待辦事項),透過這些「目標區」我們可以將「計劃」中的工作分為「待辦事項」、「[進行中工作」、「完成事項」。

    或者可以透過「新增目標區」來增加,達到其他「計劃」中的不同˙需求。

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5. 在每個「目標區」中可以透過上方的「」來新增不同的工作,每一個工作中都有選項可以來設定。

    可以將工作指派給特定的使用者,並設定工作的進度、開始時間與到期時間,如果有檢查項目、附件或者連結的話也可以透過下方的工具來新增,還可以透過標籤還顯示這項工作的重要程度。

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6. 其中「進度」跟「開始日期」與「到期日」是後面的圖表所會使用到的重要資訊之一。進度分為 : 「尚未開始」、「進行中」跟「已完成」。

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7. 而工作如果超過「到期日」的話則會在「計劃」中顯示紅色,就如同「DNS紀錄新增」這項工作所顯示的一樣。

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8. 而每一項工作都可以用拖拉的方式移動到不同的「目標區」,藉此將工作的進度做個完整的紀錄。

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9. 最後我們可以透過上方的「圖表」按鈕來顯示整個「計劃」中工作的進度與完成百分比。

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Planner使用上很簡單,相信使用者只要教育訓練一到二小時就可以開始將Planner使用於工作上。但相較於Trello上還是有一些小缺點

例如 : 工作只能指派一個人,無法多人去進行同一個工作。在「計劃」中變更資訊或指派工作給使用者無法另外發信或通知。

這都是比較可惜的地方,希望之後的改版會將這些功能加上去。

 

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