Office 365 管理者日誌 (27) 使用SharePoint Designer自訂工作流程

在上一篇簡易的多層簽核設定中,雖然我們能做到多層簽核了,但應該會發現有點不方便的地方是,只能設定在開始和結束時寄信通知。為了使工作流程更加便利好用,我開始研究自訂工作流程的方法,進而發現到用SharePoint Designer編輯工作流程,除了寄信通知外還可以達到其他非常複雜的要求,但這篇文章只先暫時解釋基本的編輯方法,後續要如何寫出更符合客戶要求的工作流程,還有待努力測試與研究。

 

自訂工作流程

1.請至微軟官方下載中心下載SharePoint Designer,並更新至SP1。

假如未更新至SP1,會導致開Office365網站時跳出沒有權限的錯誤。

https://www.microsoft.com/zh-tw/download/details.aspx?id=42015

2.打開SharePoint Desinger,開啟Office365的網站。

3.在左方導覽中點選清單組件庫,點選上方SharePoint清單或文件庫新增應用程式,或直接點兩下現有應用程式的名稱。

4.進入編輯該應用程式的頁面後,可以看到工作流程這個項目,點選新增。

5.在新增時平台類型要選擇SharePoint2010工作流程,不然無法直接使用核准流程的選項。

6.進入編輯工作流程的階段,最常使用到的就是上方插入區塊的選項。

7.在本篇文章的範例,在動作中,我使用到設定工作流程狀態、傳送電子郵件和開始核准程序。

 

8.在條件中,我使用到任何值等於任何值。

9.以下是我編輯的工作流程範例,共有三個步驟。

步驟1:

插入動作設定工作流程狀態,手動輸入未開始三個字。

插入動作開始核准程序,編輯程序名稱,指定兩位核准負責人。

注意此地方不用再特意以電子郵件通知,因為核准程序中已經包含電子郵件通知的工作。

步驟2:

插入條件若任何值等於值,點選任何值,在資料來源選擇工作流程變數與參數,來源的欄位選擇變數:IsItemApproved。

插入動作設定工作流程狀態,手動輸入核准中三個字。

插入動作開始核准程序,編輯程序名稱,指定一位核准負責人。

插入Else-If分支。

插入動作設定工作流程狀態,選擇已拒絕。

插入動作傳送電子郵件,選擇使用者的工作流程查閱...,來源的欄位選擇修改者。

步驟3:

插入條件若任何值等於值,點選任何值,在資料來源選擇工作流程變數與參數,來源的欄位選擇變數:IsItemApproved1。

插入動作設定工作流程狀態,選擇已核准。

插入動作傳送電子郵件,選擇使用者的工作流程查閱...,來源的欄位選擇修改者。

插入Else-If分支。

插入動作設定工作流程狀態,選擇已拒絕。

插入動作傳送電子郵件,選擇使用者的工作流程查閱...,來源的欄位選擇修改者。

10.在編輯的過程中,可以對條件或動作按右鍵,選擇上下移動或複製貼上。

11.最後案右上角的發佈。

12.此工作流程大致上和簡易設定中的相同,只是多了寄信通知的程序,若要知道操作程序可參考上一篇。

http://office365.miniasp.com/post/Office-365-管理者日誌-使用SharePoint實作簡易的多層簽核

 

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