Office 365 管理者日誌 (31) 在SharePoint Online實作請假流程

Office 365 管理者日誌 (27) 使用SharePoint Designer自訂工作流程中,只介紹了基本編輯工作流程的方法,這篇文章要開始挑戰稍難一點的部分了。假定的請假流程如下,每位員工在請假時需要有職務代理人,請假時要先經過職務代理人同意,然後由自己部門的經理同意,最後由老闆同意。但是每位員工的職務代理人和經理都不相同,這時要怎麼做呢?以下就要教各位動態指派核准者的方法。

建立對照表

1.新增自訂清單。

2.進入清單後點選編輯。

3.在標題列右方點選+號,選擇個人或群組,建立職務代理人、經理、申請人三個項目。

但是!能在這裡可以進行更動的部分相當少,竟然連刪除都不行~

不過這裡的介面比較方便,新增後能直接看到最後成果。

如果想要更動比較細部的部分(或是跟我一樣...只是想刪除不小心新增錯的),請參考第四步驟。

4.在網站內容的頁面,對應用程式點選…>設定。

5.進入設定中,可以編輯欄順序。

6.點選欄位名稱,可以編輯此欄位是否必填,也能刪除手動新增的欄位(預設欄位無法刪除)。

7.編輯好欄位後,在此清單中新增幾筆資料。

 

編輯表單

新增表單庫,開啟InfoPath Designer設計表單。

請參考Office 365 管理者日誌 (25) 使用SharePoint實作單一核准者的電子���呈

下圖是我設計的請假表單提供大家參考。

加碼教學InfoPath中的計算值使用方式。

如上圖中我想要自動加總請假時數顯示在下方的欄位中,這時就需要用到計算值了。

1.點選控制項中的計算值。

2.點選該控制項右鍵>計算值內容。

3.點選函式符號,如圖插入欄位後輸入+。

(一開始我以為要用函式中的sum搞了好久,結果原來是我自己想得太複雜了,只要+就好啦~)

 

編輯工作流程

開啟SharePointDesigner編輯工作流程。

請參考Office 365 管理者日誌 (27) 使用SharePoint Designer自訂工作流程

這次的工作流程圖如下。

和上一次的差別只在選擇核准程序的負責人時,不是指定特定人士。

而是選使用者的工作流程查閱,要求系統向剛剛建立的對照清單查詢。

此工作流程的邏輯如下。

當使用者A在表單庫新增表單後,該表單的修改者也會是A。

當A=對照表中的申請人,工作流程變會擷取和申請人同列的職務代理人為負責人。

另外在指派電子郵件收件者時,也是用一樣的方法。

但是在選擇欄位回傳的格式時,要選擇電子郵件地址。

如此一來便能做出動態指派核准負責人的工作流程了。

可能有些人會覺得奇怪,為什麼是修改者不是建立者?為什麼是顯示名稱不是使用者識別號碼?因為我測試的結果就是新增表單後,建立者的欄位是空的,修改者欄位才有資料。使用者識別號碼不成功,顯示名稱才成功啊~所以我也不知道為什麼,這方面還要再繼續研究!

 

參考資料:

https://www.youtube.com/watch?v=Vhwz_OJkP8g

 

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