Office 365 管理者日誌 (38) 管理公司的會議室與設備

前陣子去客戶公司開會發生了一件有趣的事情,客戶沒有Booking到會議室的關係導致我們所有人最後是在他們公司門口的接待處開會。人來人往還有女生在你旁邊泡咖啡吃點心的感覺還蠻有意思的。

為了避免會議室沒預定到或者是預定會議室結果跟其他人衝突到,Office 365有一個「會議室」的功能,可以將會議室變成一個信箱讓所有人都可以看到會議室的行事曆。

除此之外投影機、筆記型電腦等可以借出的設備也可以透過設定清楚的知道是否可以借出。

設定流程

首先登入Office 365 的Portal網站,並選擇「會議室」。

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點選「」新增一個信箱。

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例如:設定一個會議室「Meeting Room」,輸入名稱、電子郵件地址等資訊,其中要注意的是「會議室容量」指的是會議室可以容納的人數。設定完成後選擇「建立」。

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建立好之後會回到「會議室」的頁面,此時畫面可以看到所建立的會議室信箱,在右方有一個「預約選項」可以做進一步的設定。

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「指定代理人」:預設會議室信箱是自動接受會議邀請,不過也可以設定為特定的使用者才有權限可以拒絕或接受。

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「預約選項」此一選項設定會議室信箱可以被預約的時間,例如:可以在幾天前預約、會議室的使用時間可以多長、是否可以允許週期性會議等。

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細部設定完成後,就可以在行事曆中看到會議室行事曆,下面來跟各位說明該如何顯示會議室行事曆。

在登入Office 365 Portal網站後,從左上角的功能列表中選擇「行事曆」。

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選擇「新增行事曆」

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輸入方才建立的會議室電子郵件地址,完成後選擇「開啟」。

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這樣就可以看到會議室的行事曆。

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而使用者在「新增會議」如果需要Booking會議室的話,就點選「新增會議室」系統會自動排程,如果有時間衝突的話也會顯示在上面。

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對於常常開會的公司來說清楚的知道會議室的行程這會是個好用的功能。

 

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