Office 365 管理者日誌 (44) 員工離職了Office365該如何處理?

雖然不是天天都有員工離職,但若是使用Office365持續1、2年,要處理員工離職這件事是難免的。

如果是單純員工離職,依照需求備份資料後,將授權移除即可。

備份資料可能需要直接登入使用者的帳號,可參考Office 365 管理者日誌 (40) 讓管理者重設你的密碼此篇文章更改密碼後登入。

移除授權可參考Office 365 管理者日誌 (22) 購買Office365後如何啟動序號並套用授權此篇文章,在套用授權時不勾選任何授權即可。

另外一個狀況是員工離職後,有新員工進來補,這又產生兩種狀況。

一是幫新員工創立新的帳號,二是讓新員工使用舊員工的帳號。

 

如果是建立一個新的帳號,首先要記得給新帳號套用授權,然後依需求匯入舊員工的資料。

而如果是二,帳號名稱卻還是舊員工的名字,這樣可能不太人性。

可以參考以下的方法,更改登入帳號名稱。

1.進入Office365系統管理中心,點選使用者>作用中的使用者,勾選欲更改名稱的使用者,點選右方窗格中的編輯。

2.更改使用者名稱,當然也可以順便將其他資料也一起更改為新員工的資料。

 

但不論是哪一種,可能還是會有人寄信給舊員工,這時就要設定轉寄或別名。

設定轉寄可參考Office 365 管理者日誌 (9) 郵件規則設定此篇文章。

在選擇收件者時,檢查名稱可輸入非作用中的帳號,按Enter鍵後便會進入新增欄位中。

設定別名請參考以下步驟。

1.進入Office365系統管理中心,點選使用者>作用中的使用者,勾選欲更改名稱的使用者,點選右方窗格中主要電子郵件旁的編輯。

2.點選新增。

3.輸入別名。(沒辦法輸入其他有在作用中的Email名稱)

 

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