Office 365 管理者日誌 (55) 將資料從Excel匯入Sharepoint Online清單

使用自訂工作流程控制清單中的資料,可以做非常多好用的功能,但萬一資料很多,難道要一筆一筆輸入嗎!?其實如果舊有資料能轉成Excel的格式,那就能使用Excel直接匯入SharePoint Online中喔!而且還能達到同步線上清單與Excel的效果(雖然只有單向啦~只能更改SharePoint後同步至Excel)。

 

1.首先當然要有一個Excel資料表,然後選取要匯入的範圍,點選插入>表格。

2.確定有勾選有標題的表格。

3.點選表格中隨便一格,會出現資料表工具,點選設計>匯出>匯出表格至SharePoint清單。

4.輸入SharePoint網址,如果要同步SharePoint清單中的內容至Excel,就要勾選建立唯獨連線至新SharePoint清單,在名稱中輸入欲建立的清單庫名稱(不能和現有的重複)。

5.確認資料類型無誤。

6.完成後,可以直接到該網站檢視。

7.或是在設計的外部表格資料中點選以瀏覽器開啟,也可以直接到該線上清單。

8.一進入清單中,狀態會在編輯中,如沒有要編輯,記得點選停止。

9.在SharePoint中更改資料後,要按重新整理才能將資料同步下來。

10.或是點選內容。

11.點選連線內容。

12.視情況勾選啟用幕後執行更新作業和開啟時自動更新。

13.如不想在同步資料,點選取消連結即可。

 

而反過來要從SharePoint清單匯出至Excel更容易唷!

1.在SharePoint清單中點選上方的清單>匯出至Excel。

2.開啟iqy檔。

3.對Excel跳出的警告點選啟用。

開啟的表格就已經是單向同步的檔案了。

 

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