Office 365 管理者日誌 (59) SharePoint清單與Access資料庫間的匯入匯出

之前在Office 365 管理者日誌 (55) 將資料從Excel匯入Sharepoint Online清單中,介紹過SharePoint清單與Excel間的轉換,但Excel只有單向同步,而這篇文章中要教的Access,和SharePoint間可以雙向同步。對於資料存在Excel的客戶,卻有需要雙向同步的話,將資料在Access和Excel間轉換其實很快速,對於資料本來就在Access的客戶當然是更加有利啦~

這篇文章要介紹以下三種方法,將資料在SharePoint清單與Access間做轉換。

1.使用Access,將Access的資料匯出至SharePoint清單(沒有同步)
2.使用Access,將SharePoint清單匯入至Access(雙向同步)
3.使用SharePoint,將SharePoint清單匯出至Access(雙向同步)

無論是哪一種方法,只要有相關聯欄位的清單,都會一併做匯入匯出的動作。

資料在Access的客戶,請先做1再做2 or 3。
資料已在SharePoint清單的客戶,可以做2 or 3,變成用Access管理。

 

使用Access,將Access的資料匯出至SharePoint清單(沒有同步)

1.對資料表點選匯出>SharePoint清單。

2.在指定SharePoint網站點選網站,或是自行輸入網址,然後輸入要建立的清單名稱(無法匯出至已存在的清單)。

3.在這裡可以勾選儲存匯出步驟,甚至可以和Outlook結合,建立週期性的工作。

4.儲存匯出後,在外部資料>儲存的匯出中可以看到此工作。

5.但要注意再次執行這項工作的話,由於無法匯出至已存在的清單,所以結果會是再新增另一個清單庫。

 

使用Access,將SharePoint清單匯入至Access(雙向同步)

1.在Access點選建立>SharePoint清單>現有SharePoint清單。

2.在指定SharePoint網站點選網站,或是自行輸入網址,點選"以建立連結資料表的方式,連結至資料來源"。

3.勾選欲匯入的清單名稱。

 

使用SharePoint,將SharePoint清單匯出至Access(雙向同步)

1.在SharePoint清單中,點選上方的清單>在Access中開啟。

2.指定舊的資料庫檔案,或是新的資料庫檔案欲儲存的位置,勾選連結至SharePoint網站上的資料。

3.完成後,雖然我們只在一個清單上做匯出,但可以看到有相關聯的清單也一併匯出了。

 

== 要試用 Office 365 的朋友,請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Loading