Office 365 管理者日誌 (62) SharePoint自訂工作流程 運用更新清單項目

由於有客戶希望,在SharePoint中建立一份講師清單,裡面紀錄老師的一些資訊,以及能統計每位老師上課時數的欄位,上課時數的資料來源,是在申請該老師來上課確定後自動加總上去。

首先我用Excel建立了講師清單的表格,然後匯入SharePoint清單中。方法請參考Office 365 管理者日誌 (55) 將資料從Excel匯入Sharepoint Online清單

再來利用InfoPath Designer設計申請講師的清單。方法請參考Office 365 管理者日誌 (61) InfoPathDesigner設計清單小技巧

我們的目的就是把申請講師的清單中,相同老師並且已被核准的上課時數,加總到講師清單中的上課時數裡。

 

下圖是這次設計的工作流程,核准的過程是用之前教過的動態指派核准者。方法請參考Office 365 管理者日誌 (31) 在SharePoint Online實作請假流程

在最終的主管核准後紅框的部分,就是此篇文章的重點。

 

1.需要用到清單動作中的更新清單項目,以及核心動作中的執行計算。

  

2.執行計算時,要將目前項目的上課時數(=申請講師所填寫的上課時數)。

3.加上講師清單中的之前累積的上課時數,條件是申請講師時的講師姓名(設計清單時用下拉式選單模式所以是回傳識別碼)=講師清單中的識別碼。

4.最後輸出至變數,可以選擇系統自動建立的變數計算,也可以使用自己建立的新變數。

5.在更新清單項目中,尋找清單項目條件與上面一樣,點選新增。

6.設定上課時數=工作流程變數與參數中剛剛的變數。

 

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