Office 365 管理者日誌 (74) 設定信件的稽核方式

前陣子出去介紹Office 365的時候發覺到客戶都會詢問到一個問題,就是改用Office 365之後使用者的信件要怎麼做稽核或封存。

以前使用Exchange Server做使用者的信箱封存方便日後稽核的方法很簡單,反正信箱的DB都是管理者在控制,設定好規則Exchange Server會自動地把固定一段時間的信件備份並封存。

而在Office 365 上也當然可以設定固定的時間將使用者的信件做封存,可是每個帳號必須先設定開啟「就地封存」的功能而且這個封存的檔案是在個人信箱中才看的到,管理者想要稽核或檢查的話勢必有一定難度。

設定流程

不過方法是人想出來的,為了讓管理者可以方便的管理與稽核信件,我們想出來的一個設定的流程簡化上述的工作。

首先在這個方法中必須先準備一個Exchange Online Plan 2的訂閱,並設定好一個帳號使用該授權。

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需要一個Exchange Online Plan 2訂閱的原因是,只有這個等級以上的訂閱才有「無限制的儲存空間」。以我一個客戶為例:一個月封存的信件將近20GB,所以一般方案的信箱很快就滿了。

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接下來是開啟信箱的「就地封存」功能,相關的步驟可以參考Office 365 管理者日誌 (12) 在雲端備份信件 設定與使用線上封存

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接下來是登入到Exchange 系統管理中心,在「法務遵循管理」底下的「保留標記」中新增一個規則並「依使用者討用至項目和資料夾(個人)」

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舉例來說新規則的條件是保留7天的信件移動至封存信箱中。設定好條件後點「儲存」即完成規則。

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之後點選旁邊的「保留原則」同樣也新增一個原則。

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到原則的設定畫面後,將剛剛設定的保留標記規則加上去並選擇「儲存」。

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設定好之後回到Exchange 系統管理中心進入到「信箱」中找到訂閱為Exchange Online Plan 2的帳號。雙點開啟設定畫面,在「信箱功能」中將保留原則改為上一步所設定的規則後點選「儲存」。

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接下來回到「郵件流程」底下的「規則」並新增一個郵件規則。

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規則的內容是「只要寄件者是在組織內的成員」將「所發出的信件以密件副本的方式寄一封信件」至設定好保留原則的信箱。設定完成後點選「儲存」完成設定。

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設定完成後只要是組織內成員的寄信都會自動的BCC一份至開啟就地封存的信箱,在這個信箱的信件只要過7天就會自動地跑到封存信箱中。

管理者只需要做好這個信箱的管理與稽核就好,使用者端幾乎不用做任何設定。

 

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