Office 365 管理者日誌 (75) Office365 使用OWA匯入連絡人

客戶要開始使用Office365,首先遇到的棘手問題就是資料的轉移了,大家都不希望用新系統後,還要重建舊有的資料,可以透過簡單的匯入匯出就能完成資料移轉是最好不過了。

但是在連絡人的移轉上,常常會遇到各種問題,比如說匯入了結果是亂碼,或是根本無法匯入,這些問題要怎麼解決呢?這篇文章就要來教你正確匯入連絡人的方法。

 

從舊有系統匯出連絡人

在這裡以大家常用的Gmail為例子。

1.點選右上方的Gmail>通訊錄。

2.點選左方功能列中的更多選項>匯出。

3.由於新版的介面還沒有匯入匯出的功能,因此會跳出視窗,點選前往舊版聯絡人。

4.點選上方的更多>匯出。

5.如果不是要匯出所有連絡人,或是匯出群組的連絡人,就要回到上一步驟先選取聯絡人,才能勾選已選取的聯絡人。而匯出格式選擇Google或Outlook都可以,但根據選擇從OWA中匯入時的選擇也會不同喔~

 

檢查檔案資訊

請開啟下載的檔案檢查兩個部分。

1.欄位的部分是中文還是英文。

2.資料有沒有亂碼。

假如資料是亂碼的話,很可能編碼是UTF-8或其他,要將編碼改成Unicode才能正常顯示。

另外欄位是英文的話,匯入時也會變成亂碼,要將編碼改成Unicode才能正常匯入。

但如果欄位是中文又沒有亂碼,基本上不用進行更改檔案編碼的動作也可以正常匯入,不過還是建議用Unicode比較保險。

 

更改檔案編碼

1.用記事本開啟檔案。

2.點選另存新檔。

3.存成Unicode。

 

從OWA匯入

1.點選右上角九宮格>人員。

2.點選上方功能列中的管理>匯入連絡人。

3.這裡要選擇Gmail還是Outlook,是根據"從舊有系統匯出聯絡人"的第5步,是選擇Google還是Outlook而決定的,如果是Google那就是選Gmail,如果是Outlook當然就是選Outlook囉~

4.瀏覽選擇檔案後,點選上傳。

5.最後在人員介面檢查匯入的連絡人狀態就大功告成了!

 

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