Office 365 管理者日誌 (25) 使用SharePoint實作單一核准者的電子簽呈

在Office365中從網站應用程式方格可以進入SharePoint。

SharePoint除了網站外還有許多好玩又實用的功能。

這篇文章將介紹如何設定核准功能,以及如何用InfoPath Designer編輯表單和清單的範本。

 

新增應用程式與啟用核准功能

1.在左上角應用程式中選擇網站。

2.點選小組網站。

3.點選網站內容。

4.點選新增應用程式。

5.在此篇文章中將進行三種應用程式的示範,分別是文件庫、表單庫、自訂清單。

6.對3個新增的應用程式調整設定,點選…>設定。

7.在一般設定中要調整導覽和版本設定。

8.導覽中勾選是。

9.設定完成後,在左方中可以直接點選該應用程式。

10.版本設定的核准內容中勾選是,此設定之後會展示效果。

11.在權限與管理中可調整此文件庫的權限。

12.點選核准者。

13.在此可以新增或移除核准者。

 

設定清單與表單範本

1.請至微軟官方下載中心下載InfoPath2013。

https://www.microsoft.com/zh-TW/download/details.aspx?id=48734

2.安裝完後開啟InfoPaht Designer2013,並登入Office365的帳號啟用(免費啟用)。

3.點選SharePoint清單或表單。

4.輸入https://組織名稱第一個單字.sharepoint.com/。

例如帳號為itservicetw.onmicrosoft.com結尾,請輸入https://itservicetw.sharepoint.com/

帳號為miniasp.com結尾,請輸入https://miniasp.sharepoint.com/

或是直接進入Sharepoint網站中擷取第一段網址。

5.點選插入,選擇欲使用的樣式。

6.製作表單,用文字填標籤,點選常用>控制項中的選項,填控制項。

下圖為範例。

7.點選控制項,可透過上方的控制項工具編輯名稱(建議編輯為易認名稱)、資料類型(例如限制為整數)、是否為必填項,如控制項為下拉式清單等,請點選編輯選擇來編輯清單項目。

8.清單的部分,在編輯時請記得點選兩下右方欄位中的標題,插入標題至內容中,不然發佈出去後會使用者會無法填選標題。

9.點選檔案,可以看到設定發佈和送出的位置。

 

設定發佈

1.點選發佈>SharePoint伺服器。

2.點選啟用此表單供使用瀏覽器進行填寫>表單庫。

3.點選更新現有表單庫中的表單範本,選擇剛剛新增的表單庫。

4.如果是清單,則是在第二步時,選擇自訂現有SharePoint清單。

 

設定送出

1.點選送出>至SharePoint文件庫。

2.文件庫中請填寫SharePoint網站位置/應用程式名稱,應用程式名稱請參考網址。

至設定中查看網址,例如網址為https://itservice2.sharepoint.com/test1/Forms/AllItems.aspx

請輸入https://itservice2.sharepoint.com/test1/

檔案名稱點選函式。(剛剛設定的控制項名稱,在選擇函式中的欄位時就容易辨認了)

3.如果是清單,則是在第二步時,則直接選擇SharePoint清單即可。

 

送出至多個位置

假如希望使用者填寫完表單或清單後,除了將結果送至表單庫或清單庫外,也順便寄信通知特定人士。

1.再點選一次送出選項,選擇使用規則執行自訂動作。

2.右方會跳出規則欄位,在執行下列動作中,點選新增>送出資料。

3.點選新增。

4.選擇建立連線至>送出資料。

5.選擇以電子郵件訊息。

6.輸入特定人士的email。

7.記得再發佈一次才會完成更新。

8.通知信如下圖。

 

表單成果

1.至表單庫點選新增。

2.畫面會轉至剛剛設定好的表單,填寫完畢後按送出。

3.可以看到新增的表單核准狀態為擱置。

4.核准者勾選表單後,在上方點選檔案>核准/拒絕。

5.選擇已核准或已拒絕即可改變核准狀態。

 

清單成果

1.填寫清單。

2.清單成果。

3.核准流程和表單一樣。

 

文件庫成果

文件庫不需要先設定表單或清單的範本。

只要在文件庫新增或上傳文件檔就會為擱置狀態。

核准流程和表單一樣。

 

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